Лекция 16 по дисциплине «Информатика и икт» тема 4. «работа с редактором ms word»
Раздел 1 Создание, открытие и сохранение документов в различных формах.
Содержание:
Введение
1.1. Основные режимы работы с документами
1.2. Ввод, редактирование и форматирование текста. Управления форматами шрифта. Проверка правописания
1.3. Управление форматом абзаца
1.4. Настройка печати и печать документов
Введение
Начать работать в редакторе Mircosoft Word можно с щелчка на кнопке Пуск в нижнем левом углу экрана, затем выбрать пункт Программы и затем Microsoft Word или можно поместить на Рабочий стол ярлык редактора MS Word и обращаться сразу к нему. Система после показа заставки приложения вызывает на экран редактор: на синем фоне вверху экрана выводится «Документ 1 - Microsoft Word», ниже на сером фоне отображаются стандартная панель и панель форматирования, ещё ниже помещается белое поле для ввода с полосами прокрутки, ещё ниже на сером фоне – информация о местоположении курсора и в самом низу имеется Панель задач.
Чтобы получить информацию о любом элементе управления (в том числе кнопке), на него (неё) нужно поместить указатель мыши и немного подождать: рядом появится название. Если возникают затруднения в работе с приложениями, то разумно воспользоваться справкой, вызываемой клавишей F1или щелчком на кнопке?стандартной панели или щелчком правой кнопкой мыши на элементе диалогового окна. Чтобы найти справку, следует раскрыть вкладкуПредметный указательилиПоиск.
Ещё одно замечание по работе с командами строки меню. Вследствие обилия элементов управления пункты строки меню открываются в два приёма. На первом этапе открывается «сокращённое меню» и, если требуемого элемента управления в нем нет, следует открыть «расширенное меню» наведением указателя мыши на «пункт раскрытия».
1.1. Основные режимы работы с документами
Последовательности действий для создания, открытия, закрытия и сохранения файлов похожи друг на друга. Необходимые команды выбираются щелчком на соответствующей кнопке стандартной панели инструментов, требуемой команде в меню Файл или нажатием на сочетание клавиш на клавиатуре (приведены в меню Файл). При этом открывается стандартное диалоговое окно. Диалоговое окно не открывается, когда файл сохраняется после того, как ему присвоено имя. Переименовать файл можно при помощи команды Сохранить как.
Когда открыт новый файл, то раскрывается диалоговое окно Создание документа, в верхней части которого расположены вкладки, соответствующие тем типам документов, которые можно создать. На каждой вкладке имеются файлы, являющиеся шаблонами или мастерами:
в шаблонах располагается информация о форматировании, стилях, тексте, различных командах меню и панелях инструментов;
мастера представляют собой последовательности диалоговых окон, которые позволяют поэтапно создать документ.
Когда создание файла занимает значительное время (более 1-2 мин), то его обязательно нужно сохранять, чтобы он не пострадал от выключения электроэнергии, неверного нажатия кнопок и других помех. Если попытаться закрыть не сохранённый документ или выйти из редактора, не сохранив документ, то на экране появится подсказка с предложением сохранить документ, где следует выбрать ответ Да. В появившееся диалоговое окно (рис. 5.1) следует ввести его имя в текстовое полеИмя файла, выбрать место сохранения в раскрывающемся спискеПапкаи щёлкнуть на кнопкеСохранить.
По действующим правилам имя файла может содержать пробелы и иметь до 255 символов, кроме / \ : ] [ “ < > !
Нельзя использовать одно и то же имя документа, набранное один раз прописными, а другой раз строчными буквами. Когда документ уже сохранён, то его имя появляется в строке заголовка MSWord. Если открываются существующие либо создаются новые документы, и никакие документы при этом не закрываются, то в памяти накапливается много документов. Их список раскрывается после выбора раздела менюОкно.
Рис. 5.1. Окно сохранения документа.
После того, как в раскрывающемся списке Папкавыделен диск и папка, в поле содержания появляется список файлов. Этот список может быть представлен четырьмя различными способами (нажатием на кнопкуПредставления):
Список (отображает только имена файлов);
Таблица (дополнительно выводит размер файлов, их тип, дату и время последнего изменения); чтобы рассортировать файлы по содержимому какого-либо столбца, следует щёлкнуть на заголовке этого столбца;
Свойства (дополнительно выводит заголовок, имя автора, ключевые слова и т.п.);
Просмотр (в поле содержания отображается внешний вид файла).
Во избежание потери данных при работе с объёмным документом рекомендуется использовать его автосохранение Сервис/Параметры/вкладка Сохранение в окне автосохранение, например, каждые 3 минуты.
Поскольку поиск файла обычно вызывает затруднения, рекомендуется сходные по содержимому файлы хранить в одной папке, а названия файлам и папкам давать в строгом соответствии с их содержимым. Тогда при открытии окна легко выбирается нужная папка на соответствующем уровне поиска. Можно также рекомендовать устанавливать «свойства документа», что позволяет ускорить их идентификацию пользователем.
По умолчанию раскрывающиеся окна открытия и сохранения документа представляют только файлы, созданные в этом приложении. Чтобы получить список всех файлов, выбирают раскрывающийся список Тип файла.
Эта возможность позволяет сохранять документы в формате, подходящем для размещения на Web-сайте, открывать файлы, созданные в других приложениях (с другим расширением), или сохранять файлы для использования другим приложением и в другом формате (как текстовые файлы (*rtf, *txt), шаблоны и т.п.).
Рекомендуется сохранять документы в редакторе не со стандартным расширением “.doc”, а с расширением “.rtf”, так как такие файлы лучше защищены от вирусов.
Следует отметить, что в окнах открытия и сохранения документа предусмотрены стандартные возможности работы с выделенными файлами при нажатии на правую кнопку мыши (в контекстном меню).
Режимы работы с документами
В MSWordсуществуют несколько режимов работы с документами: обычный режим, режимWeb-документа, режим разметки и режим структуры документа. Обычный режим используется в основном для ввода и редактирования текста, причём все операции в этом режиме проходят значительно быстрее, чем в других режимах. В режимеWeb-документа экранное представление не совпадает с печатным, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет просматриваться документ и поэтому форматирование документа на экране является относительным. Режим разметки предпочтительнее при форматировании текста, предназначенного для печати, так как полностью соответствует печатному тексту и позволяет контролировать его размещение на странице. В режиме структуры отображаются только заголовки документа. Он полезен для разработки первичного плана документа, благодаря возможности править структуру на открывающейся вспомогательной панелиСтруктура.
Выбор вышеуказанных режимов выполняется командными кнопками в левом нижнем углу окна приложения или командами меню Вид. Через менюВиддоступно также представлениеСхема документа, в котором окно приложения имеет две панели: на левой – представляется структура документа, а на правой – сам документ. Режим полезен при просмотре документов сложной структуры.
Если требуется особо тщательный просмотр текста, то его можно развернуть во весь экран с помощью команды Вид/Во весь экран. Возврат в исходное состояние происходит при нажатии на кнопкуВо весь экранили на клавишуEsc.
Изменение масштаба отображения документа производится кнопкой Масштабна стандартной панели или командойВид/Масштаб. Имеются варианты изменения масштабапо ширине страницы, по ширине текста, странице целикомили надвестраницы. Если предусмотренные варианты изменения не устраивают, то можно ввести масштаб вручную (от 10 до 200%)
С помощью стандартной панели (или меню Файл) можно вызвать режим предварительного просмотра, удобный для просмотра готового документа.
В дополнение к Стандартной панелииФорматированиеможно вызвать дополнительные панели инструментов, которые перечислены вВид/панели инструментов, каждую из которых можно настроить по своему усмотрению, если нажать кнопкуНастройка.
Кроме изменения встроенных панелей, можно создавать пользовательские панели. После щелчка на кнопке Настройкаследует выбратьСоздать, тогда появится диалоговое окноСоздание панели инструментов. Здесь нужно ввести имя панели в текстовое полеИмя панели инструментови выбрать шаблон для хранения панели из раскрывающего спискаСделать панель доступной для:и щёлкнуть на кнопкеОК. После появления диалогового окнаНастройкаи новой панели следует выбрать категорию, содержащую необходимую кнопку или другой значок, и перетащить его из секцииКнопкив новую панель. Эту процедуру нужно повторять до полного заполнения пользовательской панели и закрыть диалоговое окноНастройка, щёлкнув на кнопкеОК.