Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО

«Тульский государственный университет»

Кафедра социологии и политологии

Контрольно-курсовая работа

По дисциплине «Подготовка политических документов»

Приказ в системе органов власти: понятие, правила разработки и оформления

Выполнила ст.гр.830181_______________________________Траханова А.Н.

(подпись)

Проверилаканд. полит. наук, доц.________________________Киняшева Ю.Б. (подпись)

Тула 2012

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Приказ: определение и процедура создания………………………………….5

1.1Понятие, требования к оформлению и реквизиты приказа………………...5

1.2 Подписание, регистрация и доведение приказа до исполнителей…………………………………………………………………….11

2.Примеры оформления приказа: анализ и типичные ошибки при оформлении………………………………………………………………………13

Заключение……………………………………………………………………….18

Библиографический список……………………………………………………..20

Введение

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение. Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска. Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления. Степень разработанности: правила оформления приказа рассмотрены в работах Аксенова Ю. М., Кирсановой М. В. ,Андреевой В.И.

Быкова Т.А., Вяловой Л.М., Санкина Л.В. ,Демина Ю. ,Кузнецовой Т. В.¹Объект: приказ как вид распорядительных документов. Предмет: приказ в системе органов власти. Цель контрольно-курсовой работы: изучить понятие, правила разработки и оформления приказа в системе органов власти. Задачи:

1. Изучить понятие, требования к оформлению и реквизиты приказа.

2. Рассмотреть процедуру подписания, регистрации и доведения приказа до исполнителей

3. Проанализировать примеры оформления приказа и типичные ошибки при оформлении.

1.Определение и процедура создания приказа

1.1Приказ: понятие, этапы создания

Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. ²В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов:

1. Инициирование издания приказа.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

3. Подготовка проекта приказа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа по замечаниям согласующих.

6. Подписание приказа.

7. Регистрация приказа.

8. Доведение приказа до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа. Инициирование издания приказа .Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

- по поручению руководства;

- по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения. Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе. Источниками информации могут быть:

● законодательные акты и нормативная документация;

● текущая документация организации;

● документы, поступающие из других организаций;

● архивные документы;

● публикации в периодической печати;

● научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. Подготовка проекта приказа .Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа. Проект приказа готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта. Оформляются проекты приказов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Проекты приказов печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов»³. Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты⁴:

01 - Государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск, печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные - в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования. Переменные - наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия). ГОСТ РФ 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов. Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

- 20 мм – левое;

- 10 мм – правое;

- 20 мм – верхнее;

- 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.