6.2.Принципы работы с процессором ms Word

Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов.

Первый тип– это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип– это электронные документы в формате текстового процессора, которые передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ не всегда может быть окончательным. В ряде случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать для подготовки своих документов. Состав допустимых средств оформления и форматирования в данном случае определяется заказчиком и, как правило, минимален.

Третий тип– этоWeb-документы. В таких документах большую роль играет управление цветом и для них наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Типы документов в полной мере определяют принципы практической работы с текстовым процессором.

Базовый принцип состоит в том, что чем больше возможностей имеет программаMSWord, тем строже надо подходить к выбору тех функций (средств оформления и форматирования), которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае при создании документа.

Если заранее четко не определены требования к документу по его оформлению и форматированию, то следует руководствоваться следующими принципами:

• ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы (не более двух наборов: один – для основного текста, другой – для заголовков и вспомогательного текста);

• минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используемых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнительного);

• отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие;

• не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочее) – все объекты должны создаваться специальными программами, храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связывания и прилагаться к файлу документа;

• исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;

• сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум информации о форматировании.

Если игнорировать выше изложенные принципы при создании подобных документов, то при обработке данных, содержащихся в документе, другими программными средствами полученные преимущества форматирования и оформления могут оборотиться тяжкими последствиями.

6.3. Основные режимы представления документов

Указанные выше версии процессоров поддерживают следующие основные режимы представления документов.

1. Обычный режим. В этом режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и другие). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование).

2. Режим разметки. В этом режиме экранное представление документа полностью соответствует печатному документу, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

3. Режим структуры. В этом режиме документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панельСтруктура, элементы управления которой позволяют править структуру документа.

4. РежимWeb-документа. В этом режиме экранное представление не совпадает с печатным документом. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

5. РежимСхема документа (режим чтения). В этом режиме окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой – сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при навигации по объемному документу – его удобно использовать при просмотре документов сложной структуры.

6. Режим предварительного просмотраWeb-страницы. Этот режим используется для предварительного просмотра электронных документов. При этом созданный документ отображается какWeb-страница.

7. Режим предварительного просмотра. Этот режим используется для просмотра печатных документов. При этом документ представляется в специальном окне.

Выбор первых пяти режимов выполняется соответствующими командами меню Вид. А выбор первых четырех режимов, кроме того, можно выполнить с помощью соответствующих кнопок, расположенных в левом нижнем углу рабочего окнаWord.

Выбор 6 и 7 режимов выполняется соответствующими командами меню Файл.