4. Общие положения документирования

4.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

4.2. Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:

4.2.1. Распорядительных: приказов; распоряжений; решений.

4.2.2. Организационных: договоров (контрактов).

4.2.3. Справочно-информационных: писем; факсов, актов; служебных (докладных) записок.

4.2.4. Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядительными документами.

4.3. Для оформления служебных документов используются бланки. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

4.4. Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).

4.5. Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях к настоящей инструкции.

4.6. В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию.

4.7. При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.

4.8. Передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с согласования службы внутреннего контроля Общества.

Все документы представителям сторонних организаций, составленные более чем на 1 листе, передаются либо прошитыми и скрепленными на сшивке печатью Общества, либо с подписью Генерального директора и печатью Общества на каждом листе документа.

Об утрате документов немедленно докладывается Начальнику службы делопроизводства, службе внутреннего контроля и Генеральному директору Общества.

4.9. Документы печатаются шрифтом - Times New Roman № 12, 13, 14.

5. Состав и правила оформления реквизитов документов

Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30.

Реквизиты:

01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа заносятся в бланк документа (образец расположения реквизитов в приложении №1).

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.