Глава 4. Первичное наблюдение

4.1 Понятие первичных документов

Первичный документ – это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйст­венной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте, долж­ны иметь достаточно строго определённую форму.

Ранее уже говорилось, что в бухгалтерском учёте все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документа­ми. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изна­чальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций назы­вают первичным учётом.

Например, если в организацию поступили материалы, то по этому поводу должен быть со­ставлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объёма складских запасов, оправдывает наличие материалов. При этом сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдаёт наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ – расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Причём деньги подотчётному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следую­щая процедура:

• администратор составляет первичный документ – материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка;

• с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает ма­териалы, а вместе с ними – расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство;

• второй экземпляр того же документа с распиской получателя остаётся на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.

Каждый первичный документ содержит ряд реквизитов.

Реквизит – это элемент носителя информации, имеющий определённую смысловую нагрузку.

1. Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

• наименование предприятия;

• наименование документа;

• код формы (для типового документа);

• номер документа;

• дата составления документа.

2. Реквизиты содержания документа:

• наименование подразделения организации (склада, цеха, участка и т.д.);

• дата операции;

• указание действующих лиц (инициаторы и исполнители);

• содержание операции (объект учёта, действие с ним и т.д.);

• мера операции (натуральные и денежные измерители).

3. Реквизиты, придающие документу юридическую силу:

• подписи администраторов и исполнителей;

• даты подписей;

• печать (нужна не всегда).

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены, делается прочерк. Записи в документах совершаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют:

• по форме (формальная проверка) – устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц, наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр (все денежные документы не подлежат исправлению и подчистке);

• арифметической проверкой устанавливают правильность подсчётов сумм в документах;

• по существу (логическая проверка) – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, правильность их отнесения на соответствующие счета и включение в соответствующие статьи расходов и доходов. Логическая проверка позволяет выявить приписки в объёме выполненных работ, завышение себестоимости и т.д.;

• специальная проверка применяется, когда возникает необходимость привлечь к проверке специалиста с узкой специализацией, например, при проверке полноты выполнения всех технологических операций в производстве конкретного вида продукции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку.

Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а документы сдаются в архив.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведётся регистрационный журнал архивных дел.

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в архив утверждены Инструкцией Главного архивного управления, в которой указано, какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квартальные балансовые отчёты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий – 5 лет; годовые балансы – 10 лет; лицевые счета работников – 75 лет.