Практическая работа №3. “Автоматические средства Word — Автозамена. Автотекст. Автоформат”

Цель: научиться пользоваться автоматическими возможностями Word.

Краткие теоретические сведения: Иногда есть смысл не тратить время на оформление текста, а предоставить эту работу самому процессору Word. Для этой цели предусмотрены команды Автозамены, Автотекста и Автоформата. Автозамена представляет собой автоматическое исправление текста в процессе набора и сохранения часто используемых элементов текст для последующего ввода в соответствии с

имеющимся словарем Автозамены.

Методика работы:

Использование при автозамене основного словаря проверки правописания

При установке Microsoft Office автозамена по умолчанию настроена на поиск соответствия и исправление слова с ошибкой на слово из основного словаря, используемого при проверке правописания. Можно убедиться в том, что этот параметр включен.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите элемент Параметры Word.

2. Щелкните пункт Правописание.

3. Нажмите кнопку Параметры автозамены.

4. На вкладке Автозамена установите флажок Автоматически исправлять орфографические ошибки.

Ручная установка исключений в автозамене

Автозамена может вызвать неудобства при регулярном использовании слова, не входящего в основной словарь, но похожего на слово, входящее в него. Проблему можно устранить путем добавления этого слова в список исключений автозамены.

 Примечания 

• Когда слово добавляется в список исключений, оно добавляется и в настраиваемый словарь по умолчанию в средстве проверки правописания.

• Список исключений является общим для всех приложений Office, поддерживающих эту возможность. Это означает, что любое изменение, вносимое в список в каком-либо из приложений, отразится также на всех остальных приложениях.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите элемент Параметры Word.

2. Выберите пункт Правописание.

3. Нажмите кнопку Параметры автозамены.

4. На вкладке Автозамена нажмите кнопку Исключения и откройте вкладку Прочие.

5. Введите слово с ошибкой в поле Не заменять.

6. Нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Автоматическая установка исключений в автозамене при отмене исправления

Если автозамена вносит нежелательное исправление при редактировании документа, его можно отменить, нажав клавиши CTRL+Z. Можно также настроить программу на автоматическое добавление слова в список исключений при отмене исправления. После этого автозамена перестанет исправлять данное слово.

 Примечание.   Список исключений является общим для всех приложений Office, поддерживающих эту возможность. Это означает, что любое изменение, вносимое в список в каком-либо из приложений, отразится также на всех остальных приложениях.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите элемент Параметры Word.

2. Выберите пункт Правописание.

3. Нажмите кнопку Параметры автозамены.

4. На вкладке Автозамена нажмите кнопку Исключения и откройте вкладку Прочие.

5. Установите флажок Автоматически добавлять слова в список.

Программа Microsoft Office может облегчить работу пользователей с помощью автоматического исправления ошибок, связанных с прописными буквами. Настройки по умолчанию обычно устраивают большинство пользователей, поэтому, возможно, их не понадобится изменять. Однако при необходимости параметры автозамены на прописные буквы можно легко настроить.

 Примечание.   Текст, включенный в гиперссылки, не исправляется автоматически.

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите элемент Параметры Word.

Выберите категорию Правописание.

Нажмите кнопку Параметры автозамены.

На вкладке Автозамена установите или снимите флажки, указанные ниже.

Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова

Делать первые буквы предложений прописными

Названия дней с прописной буквы

Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK

Делать первые буквы ячеек таблиц прописными

Определение исключений для автозамены на прописные буквы

Можно определить исключения для нескольких правил написания прописных букв. Заданные исключения являются общими для всех программ Office, поддерживающих это средство, то есть любые изменения в этом списке, сделанные в одной программе, будут отражены и в других программах.

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите элемент Параметры Word.

Выберите категорию Правописание.

Нажмите кнопку Параметры автозамены.

На вкладке Автозамена нажмите кнопку Исключения и выполните одно из действий, описанных ниже.

Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова и требуется, чтобы средство автозамены не исправляло слово, содержащее смешанные прописные и строчные буквы, перейдите на вкладку ДВе ПРописные.

Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными и требуется, чтобы средство автозамены не вставляло заглавную букву в начале слова, введенного после специального сокращения, перейдите на вкладку Первая буква.

Выполните одно из действий, описанных ниже.

Чтобы добавить слово в список исключений, введите его в соответствующем поле, а затем нажмите кнопку Добавить.

Чтобы удалить слово из списка исключений, выберите его, а затем нажмите кнопку Удалить.

В случае необходимости установите или снимите флажок Автоматически добавлять слова в список. Этот параметр вступит в силу во время редактирования файла или объекта. Когда средство автозамены совершит нежелательное исправление, его можно отменить при помощи нажатия сочетания клавиш CTRL+Z. Если установлен флажок Автоматически добавлять слова в список, отмененные нежелательные исправления добавляются в список исключений.

Автоматическое форматирование дефисов в виде коротких и длинных тире

Когда в текст вводится пробел и один или два дефиса, Microsoft Office Word автоматически вставляет короткое тире ( – ). Например, если ввести См. стр. 3 - 10, в приложении Word дефис будет преобразован следующим образом: См. стр. 3 – 10.

Если ввести два дефиса и не поставить перед ними пробел, будет создано длинное тире ( — ). Например, если ввести Многие виды сосен--в том числе желтая сосна и карликовая сосна--растут здесь, в Word это предложение будет преобразовано следующим образом: Многие виды сосен—в том числе желтая сосна и карликовая сосна—растут здесь.

Автоматическое форматирование дефисов в виде коротких и длинных тире

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.

2. Щелкните пункт Правописание, затем выберите Параметры автозамены.

3. Щелкните вкладку Автоформат при вводе и затем установите флажок дефисы (--) на тире (—).

Отмена автоматического форматирования дефисов в виде коротких и длинных тире

Чтобы отменить автоматическое создание коротких или длинных тире и вернуться к дефисам, можно воспользоваться кнопкой Параметры автозамены.

1. Поместите указатель мыши рядом с коротким или длинным тире и подождите, когда появится маленький синий прямоугольник .

2. Поместите указатель мыши на этот прямоугольник, чтобы отобразить кнопку Параметры автозамены, и затем нажмите эту кнопку.

3. Выполните одно из следующих действий:

• Чтобы отменить только выделенное тире, щелкните Отменить тире.

• Чтобы отменить выбранное тире и прекратить в дальнейшем преобразование дефисов в тире, щелкните Отключить автоматическое создание тире.

Задание.

1. Дайте определение понятия Автозамена. Составьте словарь Автозамены (4-6 словарных единиц ) и опишите возможности использования подпрограммы Автозамена.

2. Для каких целей используется Автотекст? Пополните словарь Автотекста 2-3 словарными единицами и опишите порядок их использования.

3. Дайте определение понятию Автоформат. Опишите работу с Автоформатом.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены команды Автозамены, Автотекста и Автоформата?

2. Опишите работу с выше указанными командами.

Содержание отчета:

Отчёт должен быть сохранён в виде файла в личной папке студента и содержать ответы на контрольные вопросы.Для защиты практической работы необходимо уметь пользоваться вышеописанными подпрограммами, и знать их назначение и ориентироваться в соответствующих диалоговых окнах.

ЛИТЕРАТУРА

1. В.П.Пасько. А.И. Марченко, Word 6.0 для Windows. М.:Бином,1994.460 с.

2. Эд Ботт. Microsoft Office.M.:Бином, 1996.350 с.(65-174),ил.

3. К. Кенни и др. Использование Microsoft Office.Спец. издание. — К. Диалектика, 1995. — 480 с.(63-130). Ил

4. И. Горбаченко и др. Ну, о-о-чень краткое руководство по Word 6.0 – Красноярск; КГТА,. 1995. — 40 с.