20. Основные принципы и методы организационного планирования. Организационные цели.

В современной специальной литературе не выработано единого подхода к классификации и формулированию принципов организации. В своем изложении мы попытаемся обобщить и представить существующие точки зрения на предмет исследования, опираясь на работы В.Г. Алиева, А.А. Беляева и Э.М. Короткова, Э.А. Смирнова и других.

Прежде всего, необходимо дать понимание категории "принцип". Принцип в переводе с латинского трактуется как основоположение, руководящая идея, основное правило, нормы поведения, сформулированные людьми. Данная формулировка предопределяет субъективный характер принципов. Если законы организации носят объективный характер, то принципы формулируются на основе законов и носят субъективный характер.

Принципы организации можно разделить на общие (действуют во всех системах), частные (действуют в одной из сфер общества или отдельной)и ситуационные(действуют в специфических видах). Все они связаны между собой, и только их комплексное применение обеспечивает успех функционирования и развития организации как целостной системы.

Структурные принципы обеспечивают четкое взаимодействие между общими целями и задачами, с одной стороны, и их разделение на более частные и мелкие - с другой, способствуя правильному подбору и назначению руководителей подразделений, закреплению за ними соответствующих полномочий и ответственности, а также объединению подразделений в целевые команды. Структурные принципы можно разделить на два класса: принципы статического состояние организации и принципы динамического состояния организации.

Статика (от греческого statos) - состояние покоя, равновесия системы. Характерным признаком статики является то, что все параметры и показатели, отражающие деятельность организации, остаются при этом неизменными в течение длительного времени.

Динамика (от греческого dynamikos) - состояние движения, развития системы под влиянием действующих на нее факторов внешней и внутренней среды. Для динамически развивающихся организаций характерно стремление постоянно наращивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых задач, осваивать новые рынки с целью получения дополнительной прибыли.

Говоря о статике и динамике организации, уместно будет сказать не только об их противоположности, но и диалектическом единстве. Как правило, современные организации, стремясь к стабильному, устойчивому состоянию своего существования, в то же время заинтересованы и в постоянном развитии и совершенствовании. С одной стороны, переход к устойчивому режиму работы есть объективно существующая встроенная цель развития любой организации. С другой, организация, достигнув определенной устойчивости, может войти в состояние организационной стагнации (застоя). В этом случае организация приобретает инертность, которую трудно преодолеть, теряет способность адаптироваться к меняющимся условиям существования. И, чтобы этого не произошло, необходимо постоянное поступательное движение вперед, к новым целям.

В современных условиях статическое состояние организации проявляется на этапах создания и ликвидации, когда идет подготовка документов для регистрации компании, организации ее деятельности, преобразования или ликвидации. На этих этапах организации либо еще не вступили в процессы организационного развития, а только лишь готовятся к ним, либо уже выходят из них. На всех остальных этапах жизненного цикла настройка организационной системы на динамический режим работы является гарантом благополучия и успеха организации

К принципам статического состояния организации относятся принципы: приоритета цели, приоритета функции над структурой и приоритета субъекта над объектом.

Принцип приоритета цели: в системе "цель - задача - функция - структура - персонал" наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция, структура и персонал.

Организация не может успешно существовать в конкурентной деловой среде, если она не имеет определенных ориентиров, указывающих на то, к чему она стремится и чего хочет добиться. Ориентиры задаются с помощью общей цели организации. Она является основой для выработки более частных целей. Каждая цель должна быть конкретизирована в виде задач с указанием объемов, сроков, ресурсов и т.п. Для решения набора задач формируются функции управления и производства с указанием трудоемкости, сложности и стоимости. На их базе создается оптимальная организационная структура.

Принцип приоритета функций над структурой: при создании компаний в системе "функция-структура" наивысший приоритет должны иметь функции.

Собственники новых организаций после завершения организационного марафона по регистрации предприятия сталкиваются с новой проблемой - формирование организационной структуры. Решение этой проблемы может протекать по двум вариантам. Первый - более дешевый и быстрый. Это "фотографирование" структуры аналогичных организаций с набором уже выполняемых функций. Однако, учитывая, что организационная структура должна отражать индивидуальность организации, а в рыночных условиях хозяйствования это особенно важно, следует прибегать к варианту самостоятельного построения структуры. Для этого на основании целей и задач организации, формулируется полный набор необходимых функций, затем по этому набору определяются состав и места подразделений, их ресурсное обеспечение, разрабатываются регламентирующие процедуры, документы, положения, закрепляющие и регулирующие организационные процессы.

Принцип приоритета субъекта управления над объектом: при создании компании или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников.

Обычно новое подразделение или компания создается с целью удовлетворения каких-то важных потребностей или интересов. Вначале подбирается руководитель или специалист, который может профессионально реализовывать поставленную цель. А затем новый руководитель или специалист подбирает команду, которая по профессиональным и личностным качествам может вместе с ним эффективно работать над конкретными задачами.

В динамических организациях правила поведения другие и описываются они с помощью следующих принципов: приоритета персонала, приоритета структур над функциями, приоритета объекта управления над субъектом.

Принцип приоритета персонала: в системе "цель - задача - функция - структура - персонал" наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели.

При функционировании организаций главное внимание должно обращаться на человека как ключевой ресурс. Первостепенным является обогащение содержания работ, создание условий для реализации его потенциала и способности к эффективной совместной работе. Организационная структура, функции, задачи и цели формируются для персонала.

Принцип приоритета структур над функциями: для действующих компаний в системе "функция - структура" наивысший приоритет должна иметь структура.

В процессе деятельности под воздействием внешних и внутренних факторов у организации появляется необходимость изменения своей организационной структуры. Однако эти преобразование должны быть очень осторожными и тщательно продуманными, поскольку затрагивают интересы всего персонала предприятия, в связи с необходимостью перераспределения или даже сокращения ряда сотрудников, переориентацией трудовой деятельности специалистов, введением новых функций и т.д. Следует исходить из того, что имеющаяся организационная структура должна служить основой для последующей трансформации и определять диапазон возможного изменения набора функций. Другими словами, структуры организаций формируют то, что происходит в организации, и, в свою очередь, формируются тем, что происходит в организации.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом: в действующей компании при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя.

Будущие руководители и специалисты должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом подчиненных. Учитывая, что сформировавшийся коллектив представляет собой интеллектуальную ценность и имеет вполне определенный потенциал, новый руководитель не должен вызвать уменьшение потенциала коллектива. Благоприятным является решение о назначении нового руководителя из числа членов коллектива. И здесь уже более серьезно встает вопрос о преемственности. Но в практической деятельности некоторых компаний довольно часто приоритет отдается новому руководителю или специалисту ("со стороны"). При этом сразу же после назначения производятся серьезные перестановки или приводится новая команда подчиненных, а прежний коллектив либо увольняется, либо перераспределяется. В результате таких преобразований теряются установленные связи, каналы неформальной информации, навыки и т.п.

Принципы процесса предопределяют характер и содержание деятельности руководителей, их взаимоотношения с подчиненными. Они делятся на два класса: принципы соответствия и принципы оптимальности. Рассмотрим каждый из классов более подробно. 

К числу принципов соответствия относятся принципы соответствия целей и ресурсов, соответствия распорядительства и подчинения, соответствия эффективности производства и экономичности.

Принцип соответствия целей и ресурсов: ключевые цели, принятые в компании, должны своевременно обеспечиваться ресурсами.

Цели всякой организации включают в себя преобразование ресурсов для достижения результатов. При этом необходимо не просто наличие ресурсов, а их определенная композиция

Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений.

Обеспечение прямоточности процессов позволяет сократить длительность производственных и управленческих циклов в пространстве и во времени. Для обеспечения прямоточности процессов необходимо выполнять оптимизационные расчеты маршрутов прохождения предметов труда, информации и других объектов. Современными предприятиями данный принцип также может реализовываться с помощью автоматизированных систем, в которых основные производственные функции обеспечиваются автоматизированными методами. Автоматизированные системы позволяют интегрировать отдельные функции по проектированию, тестированию, изготовлению, контролю качества продукции и тем самым обеспечивать быстрое перемещение материалов, сокращение складских помещений, процента повреждения продукции, значительно увеличивать производительность и т.д. Кроме того, компьютерными технологиями замещаются также традиционные механизмы устного и письменного общения. Сетевые компьютерные системы, внедряемые на предприятиях, позволяют сократить время на передачу информации, обеспечить сотрудникам возможность пользования пакетами программного обеспечения, базами данных и т.д.

Принцип ритмичности: производственные и временные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов.

Ритмичность связанна с равномерным чередованием одних и тех же операций во времени, комплекса работ в заданный календарный период и т.п. Обеспечение ритмичности позволяет равномерно загружать рабочие места во времени, лучше координировать их взаимодействие в пространстве и во времени, повышать качество управленческих решений.

Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которого должны подстраиваться другие процессы или подразделения компании.

Центром синхронизации в деятельности организаций могут быть отдельные производства, виды продукции, отделы и даже потребители. Динамика рыночных отношений требует достаточной гибкости в организации бизнес-процессов: что-то нужно временно или постоянно усиливать, что-то ослабить, кого-то выделить и оказывать ему наибольшую поддержку, а кого-то такой поддержки лишить. Например, если спрос на продукции компании начинает уменьшаться, то основным центром синхронизации должен стать отдел маркетинга, а уже производственные, обслуживающие отделы должны будут подстраивать свою деятельность, согласовывать свои действия с сотрудниками отдела маркетинга. 

Третью группу общих принципов представляют принципы рационализации.

Рационализация (от латинского слова ratio - разум) - это усовершенствование, улучшение, формирование более целесообразной организации чего-либо. Рационализацию следует рассматривать как процесс, обеспечивающий более качественное состояние системы. Основными направлениями рационализации деятельности организационных систем являются усовершенствование организации труда, результатов труда, организационной структуры, средств труда и технологических процессов и т.д. Процесс рационализации основывается на использовании ряда правил (принципов), к числу которых относятся концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классификация, концентрация, выравнивание потенциала, ассоциация, специализация, стандартизация, унификация, персонификация и регламентация.

Частные принципы и ситуационные принципы имеют ограниченное распространение в социально-экономических системах. Их можно разделить на следующие группы:

принципы, применяемые в различных подсистемах общества (экономической, социальной, политической, семейно-бытовой и др.).

Например, принципы экономики рыночно-предпринимательского типа относятся - децентрализация на базе сочетания рыночного и государственного регулирования социально-экономических процессов; полицентрическая система хозяйствования; самоуправление организаций негосударственного сектора как открытых, социально-ориентированнных систем; управление деятельностью предприятий государственного сектора экономики на основе сочетания рыночного и административных методов;

принципы, применяемые в процессе различных видов организационной деятельности (принципы государственной службы, принципы управления персоналом, принципы планирования и пр.)

Так, например, система отношений при производстве, распределении, обмене и потреблении продукции на основе оборота материально-вещественных и финансовых ресурсов осуществляется с использованием принципов хозяйственного расчета. К их числу относятся следующие: экономическая самостоятельность предприятий; самоорганизация деятельности первичных трудовых коллективов; окупаемость затрат и самофинансирование предприятия; сочетание в деятельности работников личных, коллективных и общественных интересов; экономическая заинтересованность и ответственность за результаты производства; учет, контроль и экономический анализ расходов и доходов, режим экономии и бережливости;

принципы управления фирмой, корпорацией. Большое число фирм обусловило и наличие различных вариантов принципов данной категории. Тем не менее новая система взглядов на менеджмент, выстроенная к концу 90-х годов ХХ века, позволила сформулировать и новые принципы управления фирмой. В них главное внимание обращается на человека как ключевой ресурс организации и на создание условий для реализации его потенциала и способности к совместной эффективной работе (табл. 10.4).