1.4. Анализ организации системы контроля

Контроль - это процесс, при помощи которого руководство Администрации Пыталовского района определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке, это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либогрупп становится невозможным"

"Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий, с тем чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести

реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем."

Контроль подразделяется на:

Предварительный контроль включает реализацию определенных правил, процедур, линий поведения - анализ деловых и профессиональных качеств.

Текущий контроль - это регулярный контроль работы подчиненных, обсуждение возникших проблем и предложений по усовершенствованию работы (если позволить отклонениям развиться, они перерастут в трудности).

Заключительный контроль - это форма обратной связи, используется, когда вся работы выполнена.

В широком понимании контроль можно охарактеризовать как одну из функций управления, заключающуюся в сопоставлении плановых и фактических показателей и дающую возможность при отклонении от

нормативов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.

1.5. Анализ процесса коммуникации

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования , организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Коммуникации могут двигаться снизу вверх, оповещая верх о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. К примеру, специалист по обслуживанию клиентов может сообщить своему руководителю о том, что та программа, в которой он работает, заставляет клиентов ждать на несколько минут дольше обычного, поскольку компьютер перегружен и иногда из-за этого отключается, что приводит к образованию очереди. Передача информации с низших на высшие уровни может заметно повлиять на производительность работы в Управлении. В соответствии с этим, процесс коммуникации в Комитете экономики и финансам Пыталовского района можно изобразить в виде следующей схемы.

Канал

Отправитель

Сообщение

Получатель

Рис.4. Процесс коммуникации Комитета экономики и финансам Пыталовского района

Таким образом, можно сделать вывод, что процесс коммуникации в Управлении Комитета экономики и финансам развит на достаточно высоком уровне, так как не только информации исходит от начальника к подчиненным, но и от подчиненных к начальнику.⁵