лекция 1

Лекция 1

1.1 Информационная система в общем виде

1.2 Понятие экономических информационных систем 1.3 Место информационных систем в управлении экономическими объектами

1.5 Основные задачи по управлению экономическим объектом, решаемые с помощью информационных систем

1.6 Состав и структура ЭИС

1.1 Информационная система в общем виде      Информационные системы (ИС) существовали с момента появления общества, т.к. на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной предварительно подготовленной информации [2]. Примерами информационных систем могут служить обычная записная книжка. [3]. ИС бывают стационарные и не стационарные, в зависимости от вида хранимой в них информации. Так, сведения в записной книжке, картотеке могут изменяться, и оставаться постоянными, как в энциклопедии, справочниках, словарях и т.п., где ввод информации производится одновременно с их созданием и переизданием.      Информационная система - это совокупность средств, методов и персонала, используемых для обработки данных. Она обеспечивает сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу данных, необходимых в процессе принятия решений.      Выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимают решения.      Далее необходимо более детально ознакомиться с понятиями "информация" и "система"[1,4].      Информация - совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними.      Выделяют три фазы существования информации:

1. Ассимилированная информация - представление сообщений в сознании человека, наложенное на систему его понятий и оценок.

2. Документированная информация - сведения, зафиксированные в знаковой форме на физическом носителе

3. Передаваемая информация - сведения, рассматриваемые в момент передачи информации от источника к приемнику.

     В дальнейшем будем рассматривать только документированную и передаваемую информацию.      Информация на пути от источника к потребителю проходит через ряд преобразователей - кодирующие и декодирующие устройства, вычислительную машину, обрабатывающую информацию по определенному алгоритму и т. д. На промежуточных стадиях преобразования смысловые свойства сообщений отступают на второй план ввиду отдаленности потребителя, поэтому понятие "информация" заменяется на более общее понятие "данные".      Данные представляют собой набор утверждений, фактов и (или) чисел, лексически и синтаксически взаимосвязанных между собой.      Понятие системы охватывает комплекс взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое. Система включает следующие компоненты:

1. структуру - множество элементов системы и взаимосвязей между ними;

2. входы и выходы - материальные потоки или потоки сообщений, поступающие в систему или выводимые ею. Каждый входной поток характеризуется набором параметров {х(i)}; значения этих параметров по всем входным потокам образуют вектор-функцию X. В простейшем случае Х зависит только от времени t, а в практически важных случаях значение Х в момент времени t+1 зависит от Х(t) и t. Функция выхода системы Y определяется аналогично;

3. закон проведения системы - функцию, связывающую изменения входа и выхода системы Y = F(Х);

4. цель и ограничения. Процесс функционирования системы описывается рядом переменных u1, u2, ..., uN. Часть этих переменных (обычно всего одна переменная) должна поддерживаться в экстремальном значении, например max u1. Функция u1 = f (X, Y, t, ...) называется целевой функцией. Она определяет соответствие цели результатам функционирования системы. Зачастую f не имеет аналитического, и вообще, явного выражения. На остальные переменные могут быть наложены ограничения.

     Любая система должна обладать следующими свойствами: относительности, делимости и целостности.      Свойство относительности устанавливает, что состав элементов, взаимосвязей, входов, выходов, целей и ограничений зависит от целей исследователя.      Делимость означает, что систему можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей - подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система.      Свойство целостности указывает на согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.

!	Необходимо иметь в виду, что система, как правило, имеет больше свойств, чем составляющие ее элементы. Так, предприятие обладает юридической самостоятельностью, а его подразделения - нет!

     Основной компонентой любой информационной системы является хранящийся в ней запас информации (информационный фонд). Информация в этом фонде определённым образом организована. Эксплуатация ИС связана с выполнением процедур поиска, обновления и обработки информации. Обращаясь к ИС, пользователь желает получить ответ на некоторый вопрос. Такие вопросы являются исходными данными для ИС, по которым организуется поиск и дальнейшая обработка выбранных данных.      Таким образом, интуитивное понятие информационной системы заключается в следующем.      Информационной системой называется комплекс, состоящий из информационного фонда и процедур накопления, хранения, информационного поиска, корректировки, обработки и выдачи информации по запросам пользователей.

1.2 Понятие экономических информационных систем      Экономическая информационная система представляет собой сложную систему, деятельность которой направлена на достижение множества целей, стоящих перед участниками процесса управления экономическим объектом [2]. Чтобы определить понятие "экономическая информация", надо очертить рамки экономических процессов. В наиболее общей форме экономическими процессами являются производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Информация об указанных процессах называется экономической информацией.      Классификационные признаки экономической информации, циркулирующей в ЭИС.

1. Отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные.

2. Признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (например, плановая и прогнозная информация) и ретроспективные (например, учетные данные). По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения.

3. Функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т.д., в другом разрезе - на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности.

     Экономическая информационная система - это система, предназначенная для сбора, хранения, поиска, обновления, обработки и выдачи информации во времени о деятельности экономического объекта по запросам пользователей. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.      В экономике с учётом сферы применения выделяются [2]:

• банковские информационные системы (БИС);

• информационные системы фондового рынка;

• страховые информационные системы;

• налоговые информационные системы;

• статистические информационные системы;

• бухгалтерские информационные системы (БУИС) и т.д.

     Несмотря на различия экономических информационных систем, обслуживающих системы управления различных уровней, ЭИС характеризуются ориентацией на обработку основных форм экономической информации (экономических показателей); связью с электронно-вычислительными процессами и модельной обработкой данных; необходимостью обеспечения данными руководителей предприятий при решении планово-экономических задач.      Существуют следующие принципы построения и функционирования ЭИС:

1. соответствие. ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью. Критерий эффективности должен быть количественным;

2. экономичность. Затраты на обработку информации в ЭИС должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации;

3. регламентность. Большая часть информации в ЭИС поступает и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью;

4. самоконтроль. Непрерывная работа ЭИС по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки;

5. интегральность. Однократный ввод информации в ЭИС и её многократное, многоцелевое использование;

6. адаптивность. Способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях [1].

Классификация ЭИС      ЭИС классифицируются по многим аспектам. Рассмотрим классификацию ЭИС по двум схемам:

1.      по функциональному признаку, по режимам работы ЭИС, по способу распределения вычислительных ресурсов, по характеру работы (рис. 1.1) [1,6]; 2) по степени автоматизации, по характеру информации, по сфере применения (рис. 1.2) [3]. Рис. 1.1 - Классификация ЭИС по первой схеме

2.      Среди ЭИС выделяются управляющие информационные системы (для управления технологическими процессами на предприятии) и системы административно организационного типа для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием. ЭИС, рассматриваемые в данном курсе, следует отнести к административно-организационным системам. Рис. 1.2 - Классификация ЭИС по второй схеме

3.      С функциональной точки зрения выделяют следующие классы ЭИС: системы обработки данных (СОД), автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС). Структурные схемы этих систем представлены на рис. 1.3 - 1.4. Рис. 1.3 - Структурные схемы системы обработки данных (а) и автоматизированной системы управления (б)

4.      Многие реальные ЭИС обладают чертами нескольких из названных классов, а не какого-то одного. Рис. 1.4 - Структурная схема информационно-поисковой системы

     Основными функциями ИС являются сбор, передача, хранение информации и такие операции обработки, как ввод, выборка, корректировка и выдача информации. Для операций преобразования входной информации в выходную, которые не обеспечиваются названными выше функциями, необходимо создание прикладных специализированных программ, которые будут учитывать специфику конкретной предметной области.       ЭИС, дополненная прикладными программами различного назначения, образует систему обработки данных.       В СОД фактически используются следующие потоки информации:       входная информация, которая поступает от управляемого объекта и из внешнего мира (от других предприятий и организаций);       необрабатываемая информация, т. е. часть входной информации, которая непосредственно передается органу управления, минуя обработку;       выходная информация, т. е. информация, обработанная системой и предоставляемая органу управления и внешнему миру;       промежуточная информация, т. е. часть выходной информации, которая необходима СОД для выполнения расчетов в последующие периоды времени.       Если СОД способна выполнять выбор управленческих решений (автономно или с участием специалистов), то она становится автоматизированной системой управления. Принятие решений системой может производиться на основе экономико-математических методов либо путем моделирования действий специалиста по принятию управленческого решения.       Информационно-поисковые системы предназначены для отыскания в каком-то множестве документов тех, которые посвящены указанной в информационном запросе теме или содержат необходимые сведения. При вводе в ИПС каждый документ подвергается индексированию.       Под индексированием понимается процесс, состоящий из двух этапов:

1. определение тем, которые отражаются в данном документе;

2. выражение этих тем на языке, принятом в информационно-поисковой системе, и запись в виде поисковых образов, которые связываются с документом.

     В ЭИС могут применяться два режима решения задач - пакетный и диалоговый. При пакетном режиме обработки данные в системе накапливаются до тех пор, пока не наступит заданный момент времени или объем данных не превысит некоторый предел. Затем имеющаяся информация обрабатывается несколькими последовательно запускаемыми программами. В качестве примера системы, работающей в пакетном режиме, можно назвать систему сбора и группировки статистической отчетности предприятий.       При диалоговом режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Роль "активного" элемента пользователь и система выполняют попеременно. ЭИС активна от момента завершения ввода информации и команд пользователем до завершения обработки команды (запроса). Пользователь обдумывает результат обработки запроса и вводит данные для следующего запроса.       По способу распределения вычислительных ресурсов выделяются локальные и распределенные ЭИС. Локальная система использует один компьютер, а в распределенной системе организуется взаимодействие нескольких компьютеров, соединенных между собой каналами связи. Распределенная информационная система представляет собой объединение информационных систем, выполняющих собственные, независимые друг от друга функции, с целью коллективного использования информационных фондов и вычислительных ресурсов этих систем.       По характеру работы или степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений ЭИС можно разделить на:

1. управляющие ИС, вырабатывающие информацию, на основе которой человек принимает решения. Для них характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Пример - система бухгалтерского учета, система оперативного планирования выпуска продукции.

2. административно-организационные ИС, вырабатывающие информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают высокой степенью интеллекта, т.к. для них характерна в большей степени обработка знаний, а не данных. Пример - аудиторские ИС: на основе законодательных актов, законов, норм и постановлений.

По степени автоматизации ИС классифицируются:

1. ручные ИС - характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Пример - бухгалтерская книга (бухгалтер для расчетов использует калькулятор и даже сохранившиеся счеты);

2. автоматические ИС - выполняют все операции по переработке информации без участия человека. Пример - ИС, обслуживающие станки с числовым программным управлением;

3. автоматизированные ИС - предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и компьютера, причем основная роль отводится компьютеру. Пример - "1С-Бухгалтерия" (работа бухгалтера на компьютере по расчету например, заработной платы).

По характеру использования информации ИС классифицируются:

1. информационно-справочные системы - производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации без преобразования данных. Пример - ЭИС в железнодорожных и авиакассах по продаже билетов;

2. информационно-решающие системы - производят все операции по переработке информации по определенному алгоритму.

По сфере применения ИС классифицируются:

1. ЭИС организационного управления - предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС принимают именно в данном толковании. К ним относятся ИС управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др. Их основные функции: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ; перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет; управление сбытом и снабжением и другие задачи;

2. ИС управления технологическими процессами - предназначены для автоматизации функций производственного персонала. Подобные ИС широко используются при организации поточных линий, изготовления микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в промышленности;

3. ИС автоматизированного проектирования - предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Их основные функции: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов (даже моделей одежды, причесок);

4. интегрированные ЭИС - предназначены для автоматизации всех функций фирмы - от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, так как требуется системный подход с позиций главной цели, например, получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на это может решиться не каждый управляющий.

     В настоящее время существует две стратегии внедрения новых информационных технологий (НИТ) в фирме.      Первая стратегия ориентируется на существующую структуру фирмы. НИТ приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Степень риска от внедрения НИТ минимальна, затраты - тоже.      Вторая стратегия ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура должна будет подвергнуться модернизации. Эта стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.      НИТ в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, были связаны единым массивом информации. При этом необходимо удовлетворить двум требованиям:

1. структура экономической информационной системы должна соответствовать распределению полномочий в фирме;

2. информация внутри системы должна быть построена так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

1.3 Место информационных систем в управлении экономическими объектами      Для работы экономических информационных систем требуется специально подготовленная информация. Определим место ЭИС в системе управления экономическим объектом. Система управления представляет собой совокупность субъекта управления - управленческого аппарата, и объекта управления, например, банка, фирмы.      Объектом управления, например в банке, может служить как деятельность подразделения (департамента, отдела) или отдельного сотрудника, так и отдельная банковская операция (выдача ссуды, купля-продажа иностранной валюты и т.д.), состоящая из ряда упорядоченных взаимосвязанных действий.      Управленческий аппарат состоит из сотрудников, разрабатывающих планы, формирующих цели и задачи предприятия.      Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной связью. Прямая связь - директивная информация (приказы, постановления и т.п. на основе информации о внешней среде), направленная от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь - поток отчётной информации о выполнении принятых решений. Отчётная информация формируется объектом управления, отражая внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержка платежей, нарушение подачи энергии, погодные условия, политическая ситуация) [1]. Внешняя среда в лице некоторых экономических факторов (величина процентных ставок, уровень инфляции, состояние рынка и т.д.) влияет на принятие решений управленческим аппаратом. Взаимосвязь информационных потоков между управленческим аппаратом и объектом управления осуществляется через экономическую информационную систему, которая служит эффективным средством поддержки принятия управленческих решений.      Таким образом, ЭИС в контуре управления занимает промежуточное положение между управленческим аппаратом и объектом управления [1,6].      В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат имеет трехуровневую иерархию (рис. 1.5):

4. уровень стратегического планирования,

5. уровень управленческого контроля,

6. уровень оперативного контроля.

     Таким образом, каждая из функциональных подсистем (маркетинг, финансы, кадры и т. п.) (таблица 1.1) будет характеризоваться этими тремя уровнями управления.

Высокий			Уровень стратегического планирования	Низкая
Уровень управления		Уровень управленческого контроля			Структурированность решаемых задач
Низкий	Уровень оперативного контроля					Высокая

Рис. 1.5 - Иерархия уровней управления

Таблица 1.1 - Задачи, решаемые ИС в рамках каждой из функциональных сфер

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
ИС меркетинга	ИС финансов	ИС кадров	ИС производства	ИС руководства
учет заказов; план маркетинга; прогноз продаж; управление продажами; анализ рекламы; анализ цен; исследование рынка; анализ систем распределения	управление портфелем заказов; управление кредитной политикой; контроль бюджета; финансовое прогнозирование; текущий финансовый анализ	зарплата; анализ потребности в труде; архивы записей о персонале; анализ подготовки кадров; прогнозирование потребностей в труде	планирование объемов; календарные планы производства; контроль производства; анализ работы оборудования; управление запасами; управление транспортом	контроль за деятельностью фирмы выявление оперативных проблем; анализ управленческих и стратегических ситуаций

     На уровне стратегического планирования руководство фирмой определяет цели управления, объем ресурсов, необходимых для их достижения, внешнюю политику приобретения и использования этих ресурсов, материальные, финансовые и трудовые ресурсы. Дирекция разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения, проводит анализ рынка, занимается выбором вариантов размещения предприятия, оценкой преимуществ и слабостей конкурентов, конъюнктуры, занимается поиском альтернативных стратегий развития предприятия на случай банкротства [6]. Данному уровню управления характерна широта охвата, часто оперируемые данные базируются на внешних источниках, лежащих за пределами деятельности фирмы и могут иметь субъективный характер.      Примерами решений, принимаемых на уровне стратегического планирования, могут быть решения о расширении количества видов выпускаемой продукции (диверсификации) или о строительстве нового предприятия в рамках компании.      Здесь решаются следующие задачи обработки данных:

• исследование возможностей конкурентов в части расширения их доли рынка;

• исследование текущего и перспективного политического развития стран, интересующих фирму;

• разработка альтернативных стратегий развития фирмы и их ресурсного обеспечения.

     На данном уровне решаются следующие задачи: финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построение схем компоновки предприятия.      На управленческом уровне (уровень руководителей подразделений) дается оценка текущей ситуации, составляются тактические планы, контролируется их выполнение, разрабатываются управляющие директивы для вывода предприятия на требуемый планами уровень, выбираются необходимые контрольные операции, формулируются новые правила принятия решений для персонала, находящегося на оперативном уровне управления, а также распределяются имеющиеся ресурсы.      Для принятия решений на управленческом уровне информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы была видна тенденция изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом уровне решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонений;

• анализ возможных решений и действий.