2.2 Анализ внутренней среды

Выявление и описание основных, вспомогательных, управленческих бизнес-процессов

Для удобства всю деятельность рационально представить как сеть бизнес-процессов с определенными входами и выходами. Тогда объект управления будет более прозрачен и понятен, и в дальнейшем руководство компании сможет разработать для себя показатели эффективности, по которым оно будет оценивать свою деятельность.

Сеть процессов ОАО «Невская косметика» можно представить в виде процессов 3 типов:

- Основные.

- Вспомогательные.

- Управленческие

При этом под основными процессами понимаются те, которые направлены на достижение цели, ради которой функционирует компания. Эти процессы - основные источники прибыли для компании и ценности для его клиентов. Вспомогательные процессы существуют для того, чтобы обеспечивать успешное выполнение основных.

Управленческие бизнес-процессы обеспечивают долгосрочное и стабильное развитие бизнеса.

Что касается вспомогательных процессов, к ним относятся все процессы, которые поддерживают вышеуказанные основные. В рассматриваемом случае ими являются:

- налоговый учет;

- контроль доходов и расходов

- юридическое обеспечение;

- хозяйственное обеспечение;

- ИТ-обеспечение;

- управление запасами;

- управление аутсорсингом (управление передачей вспомогательных процессов сторонним организациям)

- управление персоналом

Таблица 13. Роли бизнес-процессов ОАО «Невская косметика» в достижении основной цели бизнеса

№	Бизнес-процесс	Основная роль в свете достижения цели
	Налоговый учет	Оптимизация налогообложения, в том числе затрат, связанных с том числе штрафов за неверным расчетом налогов
	Контроль расходов	Оптимизация затрат компании, предотвращение необоснованных расходов
	Юридическое обеспечение	Оптимизация затрат, в том числе связанных с рисками штрафов и пени по договорам, с неверно составленными договорами, неисполнением обязательств контрагентами и т.д.
	Хозяйственное обеспечение	Своевременное обеспечение основной деятельности необходимыми материалами и оборудованием хорошего качества и по доступной цене
	ИТ-обеспечение	Обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения и технического оборудования
	Управление запасами	Минимизация затрат по хранению продуктов, их списанию в связи с порчей
	Управление аутсорсингом	Обеспечение качественного выполнения обеспечивающих процессов за счет привлечения внешних компаний по разумной цене.
	Закупка сырья	Обеспечение конкурентным товаров по разумным ценам и в положенный срок
	Производство	Управление качеством производства товара. Использование современного оборудования, его модернизация и обслуживание.
	Складирование	Обеспечение наиболее оптимального использования складских площадей, наилучших условий хранения товара
	Продажа товара	Обеспечение клиента необходимой информацией о продукте, обеспечение быстроты и простоты покупки

Теперь, зная ключевые роли своих бизнес-процессов, руководство ОАО «Невская косметика» определило потребности каждого процесса в информации или ресурсах, а также требования к ним для его успешного выполнения.

Группировка организационных единиц

Группировка организационных единиц предполагает выбор основания для создания структурных единиц начального и последующих уровней. Группировка способствует координации, так как обеспечивает контроль над деятельностью сотрудников, выполняющих различные задания, распределение между ними ресурсов, определяет единые способы представления результатов, а также использует их близость для взаимной подгонки.

Используемые для группировки различные основания, такие как рабочий процесс, производимый продукт, общие клиенты, место расположения и т. д., могут быть сведены к двум фундаментальным принципам: выполняемая функция и обслуживаемый рынок. Первый из них относится к способам сочетания разнообразных, необходимых для производства товаров процессов в единую цепочку управления, второй имеет дело с результатами, т. е. ориентирует всю цепочку на определенные конечные продукты, услуги или рынки. На основе какого критерия следует производить группировку? Во-первых, это связи внутри рабочего процесса, или «взаимозависимости». Чем крепче взаимосвязаны позиции или организационные единицы в рабочем процессе, тем более желательно, чтобы для улучшения координации они были объединены в одну группу. Во-вторых, это процессуальные взаимозависимости, например, между людьми, которые выполняют аналогичные виды работ, но в рамках различных рабочих процессов (как, например, механики, обслуживающие станки разных типов). В некоторых случаях объединение их в одну группу позволяет интенсифицировать использование оборудования и обмен опытом между сотрудниками, а также способствует совершенствованию трудовых навыков и т. п.

В-третьих, это взаимозависимости масштаба. Например, если в организационных единицах отсутствует достаточный для образования собственной службы объем работ, обслуживающий технику персонал может быть объединен в одну группу. И, наконец, это социальные взаимозависимости, когда люди группируются по социальным основаниям, как, например, в угледобывающей промышленности, где взаимная поддержка рабочих в сложных и опасных условиях труда может послужить основанием для их объединения.

Функциональная группировка способствует специализации, позволяя, например, назначить менеджером группы специалистов человека одной с ними профессии. Но объединение по функциональному основанию несколько сужает перспективы, фокусируя внимание, скорее, на средствах, а не на результатах деятельности. В целом рыночная группировка ограничивает возможности выполнения специализированных или многократно повторяющихся заданий и требует высоких затрат. Одновременно она не позволяет воспользоваться эффектом масштаба производства, а также предполагает дублирование ресурсов. Однако организация получает возможность выполнения относительно разнообразных задач, облегчается ее "переналадка" от одной задачи к другой в соответствии с потребностями конечных рынков. А потому, если для организации существенное значение имеют взаимозависимости внутри рабочего процесса, которые не могут быть усилены посредством стандартизации, она предпочтет, скорее, рыночную группировку, что позволит ей добиться повышения действенности взаимной подгонки и прямого надзора.

Но если трудовой процесс имеет разовый, нерегулярный характер (как в мастерской ремесленника) и если стандартизация легко может вобрать в себя важнейшие взаимозависимости трудового процесса или же существенное значение имеют процессуальные взаимозависимости или зависимости масштаба, то организация будет склоняться в сторону специализации или группировки на функциональной основе.

Группировка организационных единиц предполагает выбор основания для создания структурных единиц начального и последующих уровней (наиболее типичные случаи приведены на организационной диаграмме). Группировка способствует координации, так как обеспечивает контроль над деятельностью сотрудников, выполняющих различные задания, распределение между ними ресурсов, определяет единые способы представления результатов, а также использует их близость для взаимной подгонки. Используемые для группировки различные основания, такие как рабочий процесс, производимый продукт, общие клиенты, место расположения и т. д., могут быть сведены к двум фундаментальным принципам: выполняемая функция и обслуживаемый рынок. Критерии группировки:

Связи внутри рабочего процесса, или "взаимозависимости". Чем крепче взаимосвязаны позиции или организационные единицы в рабочем процессе, тем более желательно, чтобы для улучшения координации они были объединены в одну группу.

Процессуальные взаимозависимости, например, между людьми, которые выполняют аналогичные виды работ, но в рамках различных рабочих процессов (как, например, механики, обслуживающие станки разных типов). В некоторых случаях объединение их в одну группу позволяет интенсифицировать использование оборудования и обмен опытом между сотрудниками, а также способствует совершенствованию трудовых навыков и т. п.

Взаимозависимости масштаба. Например, если в организационных единицах отсутствует достаточный для образования собственной службы объем работ, обслуживающий технику персонал может быть объединен в одну группу.

Социальные взаимозависимости, когда люди группируются по социальным основаниям, как, например, в угледобывающей промышленности, где взаимная поддержка рабочих в сложных и опасных условиях труда может послужить основанием для их объединения. Понятно, что для группировки на основе функций первостепенное значение имеют взаимозависимости процесса и масштаба и в несколько меньшей степени - социальные взаимозависимости (в том смысле, что люди, выполняющие аналогичные виды работ, всегда тяготеют друг к другу).

Определение размеров организационных единиц

Размеры организационных единиц зависят от числа позиций (или субъединиц), из которых они состоят. Минцберг не использует здесь эквивалентный термин «норма управляемости», поскольку в определенных случаях целесообразно наличие в организации малых единиц, даже в отсутствие строгого прямого контроля.

В ОАО «Невская косметика» существует 4 уровня управления. По признакам оптимальности подразделения должны быть небольшими - по 8-10 человек.

Построение квалификационной матрицы

Управление квалификацией сотрудников означает возможность выявить знания и навыки конкретного сотрудника и сравнить их с потребностями организации. Можно создать квалификационную матрицу и выстроить процесс повышения квалификации персонала, включая интервью с сотрудниками, составление плана обучения, а также организацию мероприятий, которые обеспечат профессиональный рост сотрудников в соответствии со стратегией компании.

Определение и описание связей между организационными единицами

Генеральный директор - занимается разработкой стратегического планирования деятельности, заключает договоры, посещает выставки и конференции, налаживает контакты и связи для успешной работы компании; является главным распорядителем финансовых средств; контролирует и координирует работу компании, контролирует все управленческие решения на всех уровнях компании, принимает решения о приеме на работу или увольнению сотрудников, разрабатывает программы совершенствования внутрипроизводственных отношений, проводит служебные расследования по факту нарушения трудовой дисциплины;

Главный бухгалтер - контролирует работу бухгалтерии, несет ответственность за всю сферу учета денежных средств, включая начисления заработной платы, подготовку отчетов для нужд управленческого учета и налоговых органов, развитие прочих отношений с банками и финансовыми институтами;

Сетевой администратор - обеспечивает бесперебойное функционирование компьютерной сети и информационной безопасности агентства;

Менеджер по персоналу - занимается организационными вопросами, занимается подбором работников, устанавливает стандарты работы, компенсаций работникам, занимается развитием и обучением персонала, определяет стандарты для кандидатов;