48

ВСТУП

Звіт складено за результатами переддипломної виробничої практики, яку я проходила в ТОВ «Фокстрот».

Супермаркети "Фокстрот" є частиною торгівельної мережі групи компаній "Фокстрот. Техніка для дому". Ця торгівельна мережа є лідером ринку України в сегменті роздрібних продаж електроніки і побутової техніки. Перший магазин торгової мережі був відкритий в 1994 році, і за станом на початок 2012 року в Україні налічується 228 супермаркетів "Фокстрот. Техніка для будинку". Магазини представлені в 102 обласних і районних центрах України, при цьому їх загальна торгова площа складає близько 200 тис. кв. м.

Супермаркет "Фокстрот" розташований за адресою:

м. Луганськ, кв. Солнечний, 17а.

Виконавчий директор мережі «Фокстрот. Техніка для дому» – В'ячеслав Поврозник.

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ 34928643, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, видане виконавчим комітетом Луганської міської ради Луганської області, дата реєстрації 20 лютого 2007 року, номер запису про державну реєстрацію 12561020000002258.

ТОВ «Фокстрот» створювалося з метою отримання прибутку шляхом здійснення торговельної та посередницької діяльності, виконання робіт та надання послуг, задоволення попиту населення, громадян-підприємців, підприємств, організацій і установ будь-яких форм власності у товарах народного споживання, надання послуг з реалізації товарів.

Предметом діяльності ТОВ «Фокстрот» є надання послуг, у тому числі маркетингових, лізингових, брокерських, представницьких, дилерських, комісійних, агентських, транспортно-експедиційних, складських, консультаційних, сервісних, рекламних та інших, як в Україні, так і за її межами.

У супермаркетах "Фокстрот" представлений асортиментний ряд з 25 країн світу. За 17 років роботи компанія налагодила відносини з більше 160 партнерами, які представляють 852 торгових марки. Співробітниками компанії є більше 8 000 чол. по усій Україні.

Сьогодні "Фокстрот" пропонує ексклюзивні для українського роздрібного ринку німецькі бренди AEG і ProfiCook. В середині листопада в супермаркетах мережі з'явилася шведська крупнобытовая техніка ASKO. "Фокстрот" став першою мережею в СНД, яка представила нову преміум-лінійку ноутбуків LG. Також мережа є ексклюзивним продавцем ноутбуків DELL. У магазинах представлені новинки провідних світових брендів - Apple, Samsung, Hotpoint - Ariston, Asus, Sony і так далі. Крім того, мережа розвиває і просуває власні торгові марки - Delfa і Bravis.

Методологічною основою для складання звіту з практики послужили нормативні документи, які знаходяться в ТОВ «Фокстрот» (статут, Інструкція з ведення та організації діловодства в ТОВ «Фокстрот», посадова інструкція); нормативні документи з діловодства: Закон України про діловодство, Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України, затверджена постановою Правління Національного банку України від 4 січня 1998 р. № 1, Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004); Державний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163:2003), а також роботи фахівців з питань документознавства і діловодства таких як: В.А. Блощинська, А.Н. Діденко, Я. Кавторева, Т. В. Кузнєцова, Ю.І. Палеха, Т. Крисенко та інші.

Основним видом діяльності з моменту його створення була оптова та роздрібна торгівля.

ТОВ «Фокстрот» робить акцент на розвиток власної дистрибуції. Філії знаходяться в більшості великих міст України. На даний момент продукцію ТОВ «Фокстрот» і його партнерів представляють 4 тис. торгівельних агентів. ТОВ «Фокстрот» має власне автогосподарство, що складається з 40 автомобілів і крупної ремонтної і диспетчерської бази, що дозволяє охопити весь Луганський регіон.

Щомісячний торговий обіг компанії стійко і постійно зростає, і складає понад 3 млн. гривень. Це дозволяє працювати з партнерами, як за передоплатою, так і надавати товарний кредит постійним клієнтам.

Штат філії підприємства складає 650 чоловік.

В ході документообігу на підприємстві використовуються наступні види документів:

1. Наказ.

2. Службова записка.

3. Інструкція.

4. Загальноприйняті форми: витратна накладна, рахунок,

прибутково-касовий ордер, податкова накладна, якісне посвідчення на

продукцію.

5. Договори: постачання, дистрибуції, надання послуг.

6. Внутрішньофірмові форми: «Партнерська матриця», «Звіт

взаєморозрахунків з клієнтом», «Графік відвідин торгівельних точок- .

«Вантажний аркуш», «Звіт по контактах (доставка з бази)».

У своїй роботі співробітники використовують наступні технології:

- додатки Word і Excel для WINDOWS;

- електронну систему обліку документації, розроблену програмістами компанії;

- електронну систему службових записок;

- електронну базу клієнтів і постачальників;

- за допомогою телефонної мережі компанії можливе перемикання будь-яких зовнішніх дзвінків на необхідний внутрішній номер;

- факс і модем використовуються для передачі інформації по мережах контрагентам, для здобуття від них необхідної нам інформації, а також для поповнення баз даних, використовуваних в компанії.

Методологічною основою для складання звіту з практики послужили нормативні документи, які знаходяться в ТОВ «Фокстрот» (статут, Інструкція з ведення та організації діловодства в ТОВ «Фокстрот», посадова інструкція); нормативні документи з діловодства: Закон України про діловодство, Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України, затверджена постановою Правління Національного банку України від 4 січня 1998 р. № 1, Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004); Державний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163:2003), а також роботи фахівців з питань документознавства і діловодства таких як: В.А. Блощинська, А.Н. Діденко, Я. Кавторева, Т. В. Кузнєцова, Ю.І. Палеха, Т. Крисенко та інші.

Автоматизація діловодних процесів здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Автоматизація впроваджується на таких етапах діловодного процесу, як підготовка документів, їх копіювання, розповсюдження. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинному носії, введення інформації в комп’ютер, виведення результатів її обробки.

Директор підприємства несе відповідальність за ефективність використання автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

Діяльність підприємства фіксується різними видами документів. В організації його інформаційного забезпечення, центральна роль належить документуванню. Це, насамперед, запис на різних носіях за встановленими правилами управлінських рішень та дій, що являє собою створення документів, тобто складання, оформлення, узгодження виготовлення. Складовими частинами діловодства система документації, система документування, організація роботи з документами. Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних собою таким чином, що являють собою єдине ціле своїми специфічними рисами. багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, стосуються певної галузі в До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. системи поділяються на підсистеми, останні – на більш сукупності документів. Система документування – це сукупність процесів прийомів створення документації на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення обов’язковими для виконання, мають рекомендаційний характер [3, с. 58].

Організація роботи з документами спрямована на створення умов, що забезпечують рух, пошук збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передача, архівна обробка, збереження використання документів.

Серед великої кількості документів, організаційно-розпорядча документація займає центральне місце у діяльності підприємства. Організаційно-розпорядча документація стосується взаємин підприємства як з вищими інстанціями, органами управління, так і з іншими організаціями. Організаційно-розпорядчою документацією закріплюється трудове життя всіх ланок підприємства, включаючи навіть такі моменти, як офіційне оформлення відпустки працівника підприємства.

Організаційно-розпорядча документація класифікується за трьома групами:

організаційні документи (положення, статути, інструкції, правила);

— розпорядчі документи (постанови, рішення, розпорядження, накази загальних питань, вказівки);

— довідково-інформаційні документи (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми).

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань. Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках [2, с. 92].

Кадрове діловодство організоване як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства велике значення, тому що у такий спосіб громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрове діловодство є дзеркалом установи, показником того, як організоване документаційне забезпечення управління, тобто, так складається враження про ТОВ «Фокстрот» в цілому. Для того, щоб правильно вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівництву підприємства необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу необхідною передумовою успішної аналітичної оперативної роботи з кадрами [8, с. 89].

Діяльність працівників підприємства регламентується посадовими інструкціями. Інструкції затверджуються наказами. Згідно ДСТУ на титульній сторінці даного документу ставиться номер наказу та дата його видання. Інструкції містять назву її виду, заголовок, текст, назву посади та прізвище особи, відповідальної за її створення, дату та номер по класифікатору. Текст розбивається на параграфи і містить такі розділи: загальні положення, функції, посадові обов’язки, права, відповідальність, взаємовідносини, зв’язки за посадою.

Найбільшу групу серед кадрових документів становить розпорядча документація, яка відображає конкретні управлінські рішення щодо руху працівників (прийняття на роботу, переведення, звільнення), надання відпусток, заохочення за успіхи в роботі застосування заходів дисциплінарного впливу, яка фіксуються у вигляді наказів (розпоряджень). Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень директора підприємства, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаних контрактів, документів, передбачених чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами. Вони оформляються на бланку підприємства (аркуш А-4) містять: повну назву підприємства, назву виду документа, місце складання чи видання, дату реєстрації, номер, заголовок до тексту, текст, підставу, підпис керівника.

Рух документів, що виходять на підприємстві реалізується в наступному порядку: підготовка проекту документа і його виготовлення; узгодження і візування документа; підписання; реєстрація; відправка.

Рух внутрішніх документів включає: підготовку, оформлення, узгодження і виконання. До внутрішніх документів відносяться: накази, протоколи, акти, інструкції, положення, правила, доповідні записки, пояснювальні записки, заяви, розпорядження, вказівки, довідки.

Основними реквізитами документа на підприємстві «Фокстрот» є:

• реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію;

• джерело документа. Вказує звідки отриманий документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх і тих, що виходять це або підрозділ або конкретна особа з керівництва товариства ;

• відповідальний виконавець документа. Вказується співробітник товариства , якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ;

• код документа по номенклатурі справ товариства .

Розділ 1. Інформаційне моделювання системи і соціальні комунікації, управління інформаційними ресурсами установи

Завдяки методу інформаційного моделювання ми маємо можливість унаочнити схему документообігу підприємства, визначити структуру документно-інформаційних потоків та їх кількісну і якісну характеристику. До моделі системи необхідно також включити види комунікацій на підприємстві, порядок їх використання. Це дасть можливість сформулювати пропозиції щодо вдосконалення інформаційних ресурсів підприємства.

Найчастіше інформаційні моделі подаються у вигляді таблиць, ієрархічних та мережних структур. Такі подання використовуються, зокрема, для організації даних у пам'яті комп'ютера. Подання інформаційних моделей у вигляді таблиць описує відношення «один до одного».

Інформаційне модель може бути побудована з огляду на організаційну структуру підприємства. Зокрема, організаційна структура підприємства – це склад відділів, служб і підрозділів в апараті управління, системна їх організація, характер підпорядкованості та підзвітності один одному і вищому органу управління, а також набір координаційних і інформаційних зв’язків, порядок розподілу функцій управління по різним рівням і підрозділам управлінської ієрархії.

Організація як функція управління ТОВ «Фокстрот» забезпечує упорядкування технічної, економічної, соціально-психологічної та правової сторін діяльності підприємства й поділена на упорядкування діяльності керівника та виконавців. Оскільки всяку роботу виконують люди, така функція управління, як організація, дає можливість визначити, хто саме буде виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості завдань та які для цього необхідні засоби.

Через організаційну діяльність, через розподіл, об’єднання завдань та компетенцій має цілеспрямовано проводитись управління відносинами в ЛОДТ. Організація – це процес створення такої структури, яка б надавала можливість людям ефективно працювати разом для досягнення поставлених цілей.

Організація може розглядатися у двох аспектах:

- функціональний – розподіл обсягу роботи;

- соціально-психологічний – організація взаємозв’язку між рівнями повноважень та відповідальності.

Організаційна структура ТОВ «Фокстрот» включає засоби розподілу різних видів діяльності між складовими структури та координації діяльності цих складових, що використовуються для досягнення цілей. В межах організаційної структури відбуваються усі управлінські процеси і функції, що забезпечують інформаційний процес.

Використання в практиці управління схеми організаційної структури дозволяє зрозуміти формальну ієрархію організації, у тому числі, структуру процесів, відповідальності та звітності.

Ці схеми застосовуються для вирішення низки завдань: визначення ролей і обов’язків всього персоналу в межах підприємства; встановлення ієрархічної структури повноважень, влади і процесу прийняття рішень; формування комунікаційних каналів і потоків інформації, включаючи правила підпорядкування і методи регулювання, що відносяться до методик звітності; формування механізму контролю з визначенням ступеню централізації та масштабу контролю; визначення функцій і управлінських завдань.

Організаційна структура підприємства побудована за принципом лінійно-функціональної структури управління .

Переваги лінійно-функціональної структури управління:

• дозволяє організовувати управління за лінійною схемою (керівник вищого рівня – керівник нижчого рівня – виконавець);

• функціональні підрозділи надають методичну допомогу, готують інформацію, виконують різні управлінські завдання для відповідних лінійних керівників.

Недоліки:

• синтез лінійного та функціонального управління може затягувати строки підготовки управлінських рішень;

• інформаційне перенавантаження керівників вищих рівнів управління;

• захоплення функціональних ланок вказівками та розпорядженнями, збільшення їх кількості, що призводить до переобтяження виконавців.

Схема документообігу підприємства є традиційною.

Документообіг – це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг ТОВ «Фокстрот» здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

В ТОВ «Фокстрот» дотримуються таких вимог до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.

При проектуванні раціональних документопотоків в ТОВ «Фокстрот» складаються схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схеми руху документів затверджує директор. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу).

Розглянемо структуру документно-інформаційних потоків та їх кількісну і якісну характеристику.

Схему документообігу представлені в додатках. В ТОВ «Фокстрот» застосовується змішаний документообіг.

Документообіг в ТОВ «Фокстрот» складається з потоків документів, циркулюючих між пунктами обробки і створення інформації.

Документи, які поступають на підприємство, утворюють потік вхідної кореспонденції, яка, пройшовши необхідні стадії обробки, не без допомоги секретаря, у вигляді конкретних доручень потрапляє зрештою до конкретних співробітників для ознайомлення і на виконання.

У підрозділах з документів, підготовлених співробітниками, також формуються документопотоки, які в результаті зливаються в єдиний потік кореспонденції, що відправляється.

В ТОВ «Фокстрот» циркулюють документи, створені на підприємстві й не призначені до виходу за його межі, – потоки внутрішньої документації. Їх шлях починається у одних співробітників-авторів і закінчується у інших співробітників-виконавців. Отже на початку їх шлях – це шлях документів, що відправляються, а продовження – шлях одержуваних документів.

Документообіг в ТОВ «Фокстрот» складають:

• розпорядчі документи;

• акти і довідки;

• статистична звітність;

• листи-запити;

• листи відповіді;

• матеріали (запрошення, тези виступів, рішення, протоколи і ін.) щодо участі в діяльності колегіальних органів і наукових, суспільних заходів.

Однією з основних характеристик документообігу є об'єм документопотоков, і їх циклічність. З урахуванням цих чинників організовується вся робота служб забезпечення документації управління, визначається кількісний склад співробітників, режим праці керівників, документів в установі, що безпосередньо беруть участь в організації проходження, комплектація необхідними засобами організаційної техніки.

У документообігу, або порядку руху документів, виділяється декілька етапів:

• експедиційна обробка документів, що поступають в організацію, і фіксація самого факту їх надходження;

• попередній розгляд документів;

• організація руху документів усередині організації, включаючи доведення документів до виконавців і додання юридичної сили проектам документів;

• обробка виконаних і відправлення документів.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах: рух документів має мінімальну кількість повернень на попередні етапи; документи спрямовуються виконавцям у відповідності з їх обов’язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Із вхідними документами виконують такі операції: експедиційне опрацювання; реєстрація; розгляд керівництвом і видача резолюцій; ознайомлення у структурному підрозділі і виконання; контроль за виконанням, який включає постановку документів на контроль; відслідковування ходу виконання; укладання діловодних звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю.

Основні процедури опрацювання вихідних документів: розробка проекту документа у структурному підрозділі; узгодження проекту документа у структурних підрозділах організації; затвердження документа керівництвом; реєстрація документа; експедиційне опрацювання документа.

Структуру документних потоків підприємства складають три вида документопотоків.

Так, вихідний документопоток несе з собою початкову, первинну інформацію для управління і включає: документи вищестоящих органів управління (ухвали, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи і т. д.), документи інших організацій (листи, рішення, акти).

Вхідний документопоток (листи, планово-звітна документація) несе інформацію, вироблену в процесі управління з метою її передачі вищестоящим і суспільним організаціям і окремим фізичним особам.

Горизонтальний документопоток, забезпечуючи рішення управлінських задач в межах даної організації, включає розпорядливу і довідково-інформаційну документацію. При цьому внутрішнє листування між структурними підрозділами, як правило, виключається. Сумарна кількість документів кожного потоку за певний період часу (місяць, квартал, рік) складає об'єм документообігу. Річний об'єм документообігу є початковою багровою величиною для розрахунку чисельності працівників служби забезпечення документації, засобів автоматизації і оргтехніки, визначення круга співробітників структурних підрозділів, зайнятих процесами інформаційно-документації. Зіставлення багаторічних об'ємів документарної інформації дозволяє виявити тенденцію динаміки документообігу і запропонувати заходи по його раціональному зменшенню.

На практиці щоденний кількісний облік здійснюється для всіх без виключення документів: що входять, вихідних (як реєстрованих, так і нереєстрованих). При цьому слід мати на увазі, що внутрішні документи реєструються по місцю їх складання.

Сам підрахунок документів фіксується по групових ознаках (документів і кореспондентів) у вигляді простого дробу, чисельником якого є кількість основних документів, а знаменником — кількість копій. Підрахунок кількості машиночитаємих документів виконується по облікових картках і журналах обчислювального центру (ВЦ) або відповідного АРМ.

Структуру документних потоків представлено у додатках.

Технологічний процес обробки і переміщення потоку документації доцільно оптимізувати у вигляді наступних типових процедур: прийом і первинна обробка документів; попередня експертиза і селекція документів; реєстрація документів з синхронним веденням довідково-інформаційного фонду (СІФ), баз даних і баз знань (БД, БЗ); ознайомлення керівника і відправка документів в структурні підрозділи; виконання завдань і доручень, відображених в документарній інформації; контроль виконання документів (реалізація зворотної зв'язки).

В ТОВ «Фокстрот» повнота і якість вхідного документного потоку, призначеного для формування вторинних інформаційних ресурсів, досягаються комбінуванням різних форм документів традиційного і електронного інформаційного середовища, яке засноване на поєднанні і використанні у вхідному потоці первинних і вторинних документів, вторинних і «змішаних» інформаційних ресурсів за умови обов'язкової наявності доступних адрес зберігання первинних документів, пакетного придбання документів, забезпечення інтегрованого надходження і модульної побудови вхідного потоку документів.

При вивченні документів було виявлено, в ТОВ «Фокстрот» здійснюється робота з такими документами, як: накази по основній діяльності компанії, розпорядження, журнал реєстрації кореспонденції, накази про відрядження співробітників, журнал реєстрації відряджень, журнал обліку телефонограм, довідки про діяльність працівників компанії, посадові інструкції, акти передач справ в архів.

Кадрова документація представлена такими документами, як: накази по особовому складу, особові справи, журнал обліку руху трудових книжок, книга обліку прийнятих і звільнених працівників, книга обліку працівників, журнал обліку лікарняних листів, посадові інструкції, акти здачі справи в архів тощо.

У бухгалтерії є такі документи: договори; звіти, баланси і записки пояснень до них; лицеві рахунки робітників компанії; інвентарні картки і журнали обліку основних засобів; довіреність на отримання грошових коштів і цінностей; облікові регістри; книги обліку депонуючої заробітної платні; журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреності, платіжних доручень; первинні документи і додатки до них, фіксуючі факт виконання господарських операцій і що є підставою для записів в реєстрах бухгалтерського обліку і податкових записах; документи про інвентаризацію; документи про оплату з фонду соцстраху; довідки про отримання пільг по податках; паспорта будівель, споруд; акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності; акти перевірки каси, правильності сплати податків; договори, угоди; розрахункові відомості; установчі документи; посадові інструкції, акти здачі справи в архів.

Пропозицією щодо вдосконалення інформаційних ресурсів є створення автоматизованої системи управління. Створення ефективних умов функціонування інформаційних ресурсів підприємства потребує концепції управління інформаційною системою організації, мета якого – ефективне управління інформаційними ресурсами (внутрішніми і зовнішніми) за допомогою сучасної інформаційної техніки. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність має на меті не тільки автоматизацію рутинних методів опрацювання інформації, але і організацію інформаційно-комунікативного процесу на якісно новому рівні.

Комп’ютерна інформаційна система є поліструктурним об’єктом і включає взаємопов’язану сукупність комплексу апаратно-програмних засобів для збирання, передавання і опрацювання інформації, відповідної інформаційної бази.

Основними видами інформаційних обмінів в ТОВ «Фокстрот» є обмін між організацією та зовнішнім середовищем (взаємодія з громадянами, іншими органами державного управління та сторонніми організаціями), міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в щколі (потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.; висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення нааавчально-виховного процесу та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень), горизонтальний обмін інформацією (наради керівників підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань; наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання; робота у межах робочих груп (управління проектом).