Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Какие позиции характеризуют местную администрацию как юридическое лицо.

2. Перечислите основные направления деятельности местной администрации.

3. Какие основные принципы построения организационной структуры администрации.

4. Какие основные виды структурных подразделений входят в организационную структуру администрации.

5. Какие задачи возлагаются на аппарат администрации.

6. Назовите основные направления совершенствования организационных структур местных администраций.

Тема 11. Организация и планирование работы местной организации

1. Регламентирование работы местной администрации.

2. Система планирования работы местной администрации.

3. Организация работы Коллеги администрации.

4. Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования.

5. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего.

1. Регламентирование работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры местных администраций является необходимым, но недостаточным условиям их эффективной работы. Изучение практики муниципального управления позволяет выявить имеющиеся недостатки в организации работы местных администраций, к которым относятся:

- отраслевая разобщенность структурных подразделений и слабые горизонтальные взаимодействия между ними;

- дублирование функций и неравномерная загруженность работников в подразделении;

- отсутствие карт организационных процедур, с помощью которых они взаимодействуют между собой (процедура прохождения проекта бюджета, формирование муниципального заказа);

- положения о подразделениях администрации и должностные инструкции не в полном объеме отражают выполняемые ими функции, отсутствуют перечни муниципальных услуг, оказываемые гражданам и организациям.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации регламентации и планирования всех сторон деятельности органов муниципального управления и их структурных подразделений.

Основную роль в организации работы властных структур играет система нормативных актов различного уровня. Основным внутренним нормативным актом, определяющим организацию деятельности местной администрации является ее регламент, который утверждается главой администрации.

На основе регламента формируются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права. Регламент местной администрации, как правило, определяет следующие вопросы:

- организация деятельности администрации;

- планирование работы администрации;

- порядок взаимодействия администрации с представительным органом, органами государственной власти, общественными организациями.

- порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов различного типа и назначения:

- порядок подготовки и проведения аппаратных и других совещаний;

- организация работы со служебными документами;

- распределение обязанностей между главой местной администрации, его заместителями и руководителем аппарата;

- порядок работы с обращениями граждан и организация личного приема граждан;

- организация работы по осуществлению контроля и проверки исполнения документов в администрации;

- организация работы с кадрами;

- внутренний распорядок работы администрации.

Наряду с регламентом важное значение для организации работы администрации имеют такие документы, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положение о структурном подразделении (органе управления) администрации муниципального образования представляет собой нормативный документ, определяющий его организационно-правовое положение в структуре исполнительного органа местного самоуправления. Положение регламентирует организацию деятельности структурного подразделения (органа управления), место и роль в общей системе управления муниципального образования, определяет порядок взаимодействия с другими подразделениями администрации, представительным органом местного самоуправления, органами государственной власти.

Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Положение о структурном подразделении (органе управления) администрации, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права.

5.Ответственность. 6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

Положение подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается распорядительным документом, издаваемым руководителем администрации или руководителем, в чьем ведении находится отдел (сектор).

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации осуществляют работу с гражданами (клиентами), курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений, собирают необходимую информацию, подготавливают отчеты и другие справочно-информационные и аналитические материалы, по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений; проводят экспертизу проектов постановлений главы администрации, визируют указанные проекты, решают другие вопросы в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция представляет собой основной документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в органе муниципального управления или его структурного подразделения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами.

Утверждает должностные инструкции руководитель структурного подразделения, гриф утверждения заверяется печатью.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Требования к работнику.

В должностной инструкции также устанавливается порядок и сроки ее пересмотра, определяются условия этого пересмотра. К ним могут относиться изменения организационной структуры подразделения перераспределение обязанностей между работниками и руководством, изменение функций подразделения и перераспределения работы между сотрудниками и другое.

С должностной инструкцией руководитель должен ознакомить работника под расписку. При этом отказ работника подписать документ, не может служить основанием для введения должностной инструкции в силу.

2. Система планирования работы местной администрации.

Система планирования работы администрации позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы администрации.

Текущая деятельность администрации направлена на выполнение планов и программ социально – экономического развития муниципального образования и планирования работы администрации и ее подразделений подчиненно этим задачам.

Исходя из этого система планирования работы местной администрации состоит из следующих плановых документов:

1. Годовой план действий администрации по реализации годового плана (прогноза) социально – экономического развития муниципального образования.

2. Квартальный план работы администрации.

3. Квартальный план работы Коллегии администрации.

4. Квартальных планов работы структурных подразделений администрации.

В процессе разработки плана работы администрации заместители главы администрации, руководители структурных подразделений представляют руководителю аппарата администрации свои предложения не позднее чем за 15 дней до окончания квартала. Руководитель аппарата обобщает представленные планы работ подразделений, при необходимости осуществляет согласование, вносит уточнения и предоставляет сводный проект плана главе администрации на утверждение за 10 дней до начала планируемого периода. Утвержденный план работы рассылается в структурные подразделения и доводится до сведения заместителей главы администрации не позднее трех дней со дня утверждения.

План работы местной администрации состоит из следующих разделов:

- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

- перечень правовых актов по вопросам деятельности администрации;

- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

- перечень организационных и культурно – массовых мероприятий, проводимых администрацией в масштабе муниципального образования;

- перечень информационно – аналитических справок и записок;

- перечень контрольных мероприятий.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответ­ственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль за выполнением всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

3. Организация работы Коллегии администрации

Важную роль в структуре исполнительных органов самоуправления играет коллегия администрации, предназначенная для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов жизнедеятельности муниципального образования. Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации.

Коллегия является постоянно действующим консультативным и совещательным органом, который образуется при главе местной администрации в составе:

- глава администрации (председатель коллегии);

- заместители главы администрации;

- руководитель финансового органа администрации;

- руководители некоторых предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории муниципального образования;

- высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципального управления.

Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации.

Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. На них обычно рассматриваются крупные и комплексные вопросы, в частности:

- планы и программы социально-экономического развития муни­ципального образования;

- долгосрочные или целевые программы, касающиеся важнейших вопросов местной жизни;

- предложения к планам и программам, принимаемым органами власти субъекта Российской Федерации и затрагивающим интересы муниципального образования;

- проекты крупных договоров на поставку и приобретение продукции за счет бюджетных средств;

- вопросы деятельности структурных подразделений администрации по исполнению их полномочий;

- предложения о размещении, развитии, специализации предприятий и организаций различных форм собственности, если деятельность этих предприятий и организаций имеет большое значение для муниципального образования;

- сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном образовании и требующие принятия всесторонне продуманных решений.

Подготовка заседания коллегии осуществляется руководителем аппарата администрации совместно с отделом организационной работы.

Проект повестки дня, проекты постановлений главы администрации и списка приглашенных представляются отделом организационной работы на утверждение председателю коллегии. После утверждения повестки дня и всех необходимых документов главой администрации они размножаются в необходимом количестве и выдаются членам коллегии и иным участвующим в ней руководителям.

Оповещение членов коллегии и лиц, приглашённых в обязательном порядке, проводится за несколько дней до проведения заседания.

Решения, принятые на коллегии, оформляются, при необходимости постановлениями (распоряжениями) главы администрации или направляться на рассмотрение представительного органа муниципального образования.

4. Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования

Важное направление деятельности администрации – ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно – правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов муниципальных правовых актов являются структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль за их ходом возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты правовых актов должны быть в обязательном порядке согласованны с руководителем аппарата и с юридической службой, а также с финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.

Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации в своей деятельности взаимодействуют с депутатами и постоянными комиссиями представительного органа, принимают участие в депутатских слушаниях, работе временных комиссий, рабочих групп. По требованию представительного органа представляют отчеты и информацию о выполнении решений представительного органа и состоянию дел в подведомственной сфере.

Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов правовых актов, направлять депутатские запросы к должностным лицам администрации для принятия мер и ответа в установленные сроки.

Глава местной администрации обязан ежегодно предоставлять отчет о деятельности администрации в представительный орган муниципального образования.

5. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служа­щего служит важным элементом организации труда в местной администрации.

Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

- анализ личного бюджета времени;

- оценка планируемого объема работ (деятельности);

- сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

- формирование личного перспективного плана;

- разработка проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т. п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего це­лесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего вре­мени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60 %. Из оставших­ся около 20 % времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20 % остается на спонтанную активность, т. е. и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как используется время. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накап­ливать опыт в определении затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

- в план надо включать только такой объем работ, который реально может

быть выполнен;

- план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение по­зиций плана;

- необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

- в планах следует фиксировать результаты или конечные цели, что позволяет направлять усилия на их достижение;

- важно установить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

- необходимо уметь избавляться от «спешных» дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, хотя именно «спешные» дела занимают большую часть времени;

- следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

- при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания, время для выполнения несложных, но необходимых видов деятельности;

- в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации;

- при планировании в необходимых случаях необходимо рассматривать альтернативные варианты;

- в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередованием долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

Составляя план работы, целесообразно включать в него только такой объем работ, который реально может быть выполнен. При этом план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достичь поставленных целей, а не просто реализовывать все позиции плана. Для всех видов работ нужно ставить конкретные сроки исполнения, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность. Желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь в планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка процедур принятия управленческих решений, условия труда, организация автоматизированных рабочих мест.