Розділ 2. Організація документування.

2.1 Облік грошових коштів.

Грошові кошти бюджетні установи зберігають на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунках в органах ДКУ. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад при виплаті заробітної плати, допомоги з тимчасової втрати працездатності, стипендії, авансу на відрядження. Для цього бюджетні установи можуть зберігати свої грошові кошти в касі.

Касові операції - операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи 

Правила ведення розрахунків готівкою регулює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління національного банку України від 15.12.2004 року № 637.

В даного підприємства каси не має. Тому Управління Державної казначейської служби України у Білопільському районі касові операції не відбуваються. Але деякі випадки зустрічаються і тому організація використовує Меморіальний ордер № 2 (Додаток Е).

2.2 Облік дебіторської заборгованості.

За даними підприємства як такої дебіторської заборгованості не має, тому що це державна установа і кошти які надходять до даного підприємства використовуються дуже економно та ефективно. Але бувають випадки коли в казначействі використовують платіжне доручення (Додаток Є).

Платіжне доручення - це письмове доручення розпорядника коштів перерахувати відповідну суму з реєстраційного рахунка на рахунок отримувана коштів.

Платіжні доручення, підготовлені власниками рахунків, підтверджуються документами, які свідчать про цільове спрямування коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів і послуг за державні кошти). Щодо окремих видатків Міністерства оборони України та інших органів виконавчої влади, які становлять державну таємницю (перелік таких видатків узгоджується з Державним казначейством України та відповідними органами виконавчої влади), незалежно від суми разового платежу підтверджувальні документи не подаються.

Порядок оформлення та подання платіжних доручень органам Державного казначейства регламентується вимогами щодо обліку зобов’язань, згідно з якими розпорядник коштів як споживач повинен сплатити належну суму виконавцеві за умови реалізації цих зобов’язань.

Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства у двох примірниках за формою, установленою Національним банком України.

Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства одночасно в паперовій та електронній формах. Виписки щодо здійснених операцій органи Державного казначейства надають за результатами попереднього операційного дня.

Така форма безготівкових розрахунків, як  вимога-доручення застосовується через органи Державного казначейства в разі примусового списання коштів із реєстраційних чи спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників, одержувачів та рахунків інших клієнтів лише у випадках, установлених законами України та за рішеннями суду.