- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
Что лучше экспортировать — результирующий отчет илu все содержимое таблицы? Существует несколько способов передачи данных за пределы программы Access. Вы можете взять данные непосредственно из таблицы или экспортировать результаты запроса или отчета. Какой же подход лучше?
Обычно самый легкий путь — получение данных из соответствующей таблицы (как описано в главе 19). Однако в некоторых случаях гораздо разумнее использовать отчет.
Вы хотите использовать уникальное расположение столбцов, определенное в отчете. (Например, вы не хотите использовать всю таблицу Products, а отчет ProductCatalog выводит именно то, что нужно.)
Вы хотите использовать параметры фильтрации, сортировки или группировки, которые уже применили в отчете. (Вы узнаете об этих возможностях в главе 11.)
Вы хотите воспользоваться форматированием, которое применили в отчете. В зависимости от используемого варианта экспорта у вас может появиться возможность сохранить подробные настройки форматирования, такие как шрифты. Если вы экспортируете в PDF-файл, HTML-докумет или снимок отчета, все форматирование сохраняется. Если отчет экспортируется в приложение Office, например, Word или Excel, лишь некоторые характеристики форматирования сохраняются. Но если вы экспортируете таблицу или запрос, вы получаете только данные, и ваша задача — снова придать им привлекательный внешний вид.
В главе 19 вы познакомитесь поближе с операцией экспорта таблиц и запросов.
Форматирование отчета
Вы уже научились создавать простые отчеты, отображающие всю нужную вам информацию в виде компактной таблицы. Единственная проблема этих отчетов — все они выглядят одинаково. Если вы работаете для транснациональной страховой компании в фирме, разделенной перегородками на рабочие места-кабинки, это унылое однообразие — возможно, хорошая вещь. Но более впечатлительным людям, быть может, хочется оживить свои отчеты, добавив в них границы, выразительные шрифты и яркие цветовые штрихи.
Самый быстрый способ форматирования — использование заранее подготовленных автоформатов (показанных на рис. 10.13) из коллекции, представленной на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат (Report Layout Tools | Formatting → AutoFormat → AutoFormat). Каждый вариант автоформата применяет комбинацию заданных шрифтов, цветов и параметров границы. Автоформат позволяет преобразовать представление отчета за один шаг, но не дает возможности скрупулезного управления, применения именно тех установок, которые вам нравятся.
Не все форматирование может сохраниться в HTML-документе. Об этом говорится ранее в описании форматов. — Ред.
Рис. 10.13. Щелкните мышью направленную вниз стрелку (обведена) для того, чтобы увидеть все имеющиеся варианты автоформата. (Если у вас действительно большой монитор, варианты предварительного просмотра автоформатирования отображаются справа на ленте.) Каждая пиктограмма предварительного просмотра отображает цвета и фрагмент фона, применяемого в данном варианте форматирования, но для того чтобы увидеть, как оформление выглядит на самом деле, его нужно применить
Примечание
Напоминаю, для форматирования отчета нужно перейти в Режим макета. Если дважды щелкнуть название отчета в области переходов, он откроется в режиме Представление отчета. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите команду Режим макета для перехода в этот режим.
С помощью автоформата можно выполнить еще пару действий.
Для применения части параметров автоформатирования выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования (Report Layout Tools | Formatting → Auto Format → AutoFormat → AutoFormat Wizard). В диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) выделите нужный вариант автоформата. Затем щелкните мышью кнопку Параметры (Options) для отображения трех флажков в нижней части диалогового окна: шрифт (Font), цвет (Color) и границы (Border). Сбросьте флажок того атрибута, который не хотите применять, и щелкните мышью кнопку ОК.
Для возврата к стандартному виду отчета без форматирования выберите Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее в списке вариантов автоформата выберите строку Нет (None) и щелкните мышью кнопку ОК.
■ Если вы использовали причудливый формат в вашем отчете и хотите сохранить его как пользовательский вариант автоформата, выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее щелкните мышью кнопку Настройка и выберите переключатель создание нового стиля па основе стиля объекта (Create a new AutoFormat), задайте название автоформата и щелкните мышью кнопку ОК. Вы увидите созданный вариант в коллекции автоформатов.
Форматирование столбцов и заголовков столбцов
Автоформатирование — великая вещь, удобная для быстрого применения набора параметров форматирования. Но иногда хочется большего личного вмешательства и ручного форматирования некоторых частей отчета.
Для применения более узконаправленного форматирования необходим двухшаговый подход. Во-первых, выделите фрагмент отчета, который хотите отформатировать. Во-вторых, щелкните кнопкой мыши команду в группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт (Report Layout Tools | Formatting → Font) (рис. 10.14).
Рис. 10.14. Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт включает основные средства форматирования
Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт позволяет настроить все перечисленные далее параметры форматирования;
шрифт и его размер (шрифт Calibri размером 11 пунктов — стандарт, не утомляющий глаза при чтении);
выравнивание текста в строке (по левому краю, по центру, по правому краю);
цвет шрифта и цвет фона.
Несмотря на то, что можно форматировать разделы отчета с заголовком, датой или номером страницы, большую часть времени вы будете тратить на форматирование заголовков столбцов и значений в столбцах. Для форматирования заголовка столбца щелкните его кнопкой мыши. Для форматирования значений в столбце щелкните кнопкой мыши любое из них. На рис. 10.15 приведен пример.
Рис. 10.15. Столбец ProductName выделен для задания особого форматирования. Несмотря на то, что выделенным кажется одно значение, программа Access применит изменения формата ко всему столбцу
Изменить форматирование отдельных значений в столбце нельзя. Это означает, что вы можете отформатировать столбец ProductName так, чтобы он выглядел иначе, чем столбец Price, но не сможете задать для значения Chocolate Jasmine Tea формат, отличный от формата значения Prince's Peppermint Patties. Это ограничение не лишено смысла — кроме всего прочего у вас могут быть тысячи записей, и отслеживание форматирования каждой из них было бы непосильной работой для программы Access.
Подсказка
Это ограничение можно обойти, если воспользоваться условным форматированием (см. разд. "Условное форматирование" далее в этой главе) для того, чтобы сообщить Access, когда следует добавить дополнительное форматирование, зависящее от значения в ячейке.