Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск

В главе 4 вы познакомились с табличными индексами и научились создавать их. (Индекс — это перечень всех значений в одном поле в отсортированном порядке. Рядом с каждым значением хранится указатель на полную запись в таблице.) У индексов два назначения. Во-первых, они препятствуют возникновению дублирую­щихся значений (см. разд. "Предотвращение дублирования значений с помощью индек­сов" главы 4). Во-вторых, они помогают программе Access выполнять поиск с более вы­сокой скоростью. Зачастую Access может искать, пользуясь индексом, быстрее, чем просматривая целую таблицу. Не только потому, что индекс меньше физически (поскольку он содержит значения только одного поля), но и потому, что он отсортиро­ван, и программа может быстрее перейти в нужное место.

Для того чтобы понять разницу, предположим, что вы с помощью программы Access хо­тите найти запись "Bavarian Tart" в таблице Products. Если у вас есть индекс для поля ProductName, Access может просматривать раздел для буквы "В", дока не найдет нуж­ное значение, и затем перейти к полному набору деталей. Если же индекса нет, про­грамме придется просмотреть всю таблицу, запись за записью. Таблица не отсортирова­на, поэтому нельзя сказать, сколько пройдет времени до того, как Access случайно натолкнется на нужную запись.

На первый взгляд индексы кажутся невероятно полезными, и вы готовы попытаться создать их для всех полей вашей таблицы. Но у индексов есть и недостатки. Чем больше индексов создано, тем больше работы приходится выполнять программе Access при до­бавлении и обновлении записей. Кроме того, каждый индекс занимает какое-то место. В действительности индексы расходуют ресурсы, как бы они не повышали производи­тельность поиска.

Далее перечислены ситуации, в которых следует рассматривать возможность примене­ния индекса для ускорения поиска.

• У вас БД большого объема. Если у вас несколько сотен записей, Access почти всегда благодаря принципам работы жесткого диска может просмотреть быстрее всю таблицу, чем применять индекс. Даже если у вас тысячи записей, программа Access часто может загрузить весь набор в оперативную память вашего компьютера, поэтому ей не придется ждать отклика жесткого диска, и все ваши запросы становятся молниеносными.

• Ваш поиск выполняется медленно. Нет смысла улучшать запрос, если он и так работает с максимальной скоростью. Большинство приверженцев программы Access могут искать в гигантских БД день за днем, не тратя времени на ожидание.

• Поле, которое вы хотите индексировать, используется в поиске. Не индексируйте поле, если вы не применяете его в условии отбора. Если вы часто ищете отдельного конкретного клиента, применяя подстановку его фамилии, добавьте индекс в поле LastName (фамилия).

• Поле, которое вы хотите индексировать, содержит уникальные (или почти уникальные) значения. Есть смысл добавить индекс к полю ProductName в таблице Products, поскольку лишь у нескольких продуктов (если такие есть вообще) одинаковое название. С другой стороны, не стоит индексировать поле City в таблице Customers, поскольку множество клиентов живет в одном и том же городе, в результате индекс в поле City будет неэффективен и, возможно, программа Access вообще им не воспользуется.

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

Как правило, начинать создание запроса лучше всего в Конструкторе, но это не единствен­ная возможность. Можно применить Мастер запроса как отправную точку, а затем переоп­ределить ваш запрос в Конструкторе.

В процессе выполнения Мастер запроса задает серию вопросов и затем формирует за­прос, отвечающий вашим требованиям. В отличие от множества других мастеров Access и других приложений пакета Office, Мастер запроса довольно слабый. Он хорош как отправ­ная точка для новичков, но не для оперативного исполнителя.

Далее описаны действия, необходимые для запуска и выполнения Мастера запроса.

1. Выберите Создание → Другие → Мастер запроса (Create → Other → Query Wizard). Программа Access позволяет выбрать из нескольких разных мастеров (рис. 6.10).

2. Выберите тип запроса. Сейчас лучше всего выбрать мастер Простой запрос (Simple Query).

В Мастер запроса включено несколько распространенных типов запросов. За исключе­нием перекрестного запроса у всех остальных нет ничего необычного.

Вы научитесь создавать все эти типы запросов с помощью Конструктора.

• Мастер Создание простых запросов (Simple Query Wizard) позволяет вам создать обычный запрос, отображающий подмножество данных таблицы. Этот тип запроса вы создали в предыдущем разделе.

• Мастер Создание перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) создает перекре­стный запрос, который позволяет анализировать большие объемы данных с помощью разных вычислений. Один такой запрос рассматривается в разд. "О перекрестных за­просах" главы 9.

• Мастер запросовПоиск повторяющихся записей (Find Duplicates Query Wizard) по­хож на мастер Создание простых запросов, за исключением того, что он включает условие отбора, отображающее только те записи, в которых используются совпадаю­щие значения. Если вы забыли создать первичный ключ или создать уникальный ин­декс в вашей таблице (см. разд. "Предотвращение дублирования значений с помощью индексов "главы 4), такой запрос поможет удалить возникший беспорядок.

• Мастер запросов Поиск записей, не имеющих подчиненных (Find Unmatched Query Wizard) похож на мастер Создание простых запросов, за исключением того, что он содержит условие отбора, извлекающее несвязанные записи из подчиненных таблиц. Его можно применить для поиска заказа, который не связан ни с одним конкретным клиентом. Вы узнаете, как он работает в разд. "Поиск несвязанных записей" далее в этой главе.

Рис. 6.10. На первом этапе выполнения Мастера запроса вы выбираете из небольшого набора основных типов запросов

3. Щелкните мышью кнопку ОК.

На экране появляется первое окно мастера запросов.

4. В. раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) выберите таблицу, содержащую нужные вам данные. Затем добавьте поля, которые вы хотите видеть в окне результатов запроса, как показано на рис. 6.11.

Лучше добавлять поля поочередно. Вставляйте их слева направо в том порядке, в каком они должны появиться на экране результатов.

Можно добавлять поля из нескольких таблиц. Для этого сначала выберите одну таблицу и добавьте поля, которые нужны, затем выберите вторую таблицу и повторите процесс. Такой выбор имеет смысл, только если таблицы связаны. Вы узнаете больше об этом вразд. "Запросы и связанные таблицы" далее в этой главе.

Рис. 6.11. Для добавления поля выберите его в списке Доступные поля и щелкните мышью кнопку со стрелкой > (или дважды щелкните его мышью). Можно добавить все поля сразу, если щелкнуть мышью кнопку с двойной стрелкой » и удалить поля, выбрав их в списке Выбранные поля и щелкнув мышью кнопку <. В данном примере в запрос включены три поля

5. Щелкните мышью кнопку Далее (Next).

Если в вашем запросе есть числовое поле, Мастер запроса предложит создать итоговый запрос, объединяющий строки в группы и вычисляющий итоги или средние значения. Вы узнаете больше об итоговых запросах в главе 7. Сейчас, если у вас есть такой выбор, отметьте переключатель подробный (вывод каждого поля каждой записи) (Detail), a затем нажмите кнопку Далее (Next).

На экране появляется завершающее окно Мастера запроса (рис. 6.12).

6. Введите имя запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want for your query?).

7. Если вы хотите подкорректировать запрос, выберите переключатель Изменить макет запроса (Modify the query design). Если же вы довольны тем, что получилось, для выполнения запроса выберите переключатель Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information).

Одна из причин, по которой вам может понадобиться переход в режим Конструктора - вставка условий отбора или фильтрации (см. разд. "Фильтрация" главы 3) для извлечения

определенных строк. К сожалению, вы не можете задать условия отбора в Мастере запроса.

8. Щелкните мышью кнопку Готово (Finish).

Ваш запрос откроется вКонструкторе или Режиме таблицы в зависимости от выбора, сделанного вами в пункте 7. Выполнить запрос можно с помощью последовательности Работа с запросами | Конструктор → Результаты → Выполнить (Query Tools | Design → Results → Run).

Рис. 6.12. На последнем этапе вы выбираете имя для вашего запроса и немедленный вывод результатов или дальнейшее усовершенствование запроса в Конструкторе