- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
Могу ли я использовать БД Access, которую проектировал кто-то другой?
Несмотря на то, что все БД — это всегда результат двухэтапного процесса (сначала кто-то создаст их, а потом люди заполняют их данными), необязательно, чтобы один и тот же человек выполнял обе задачи. В реальном деловом мире часто разные люди работают над их выполнением.
Например, смышленый студент, проводящий летние каникулы на пивном складе, может создать БД для отслеживания заказов (задача № 1). Затем отдел продаж может использовать БД для ввода новых заказов (задача № 2), в то время как другие служащие будут искать заказы и заполнять их (тоже задача № 2). Сотрудники склада могут проверять достаточность уровня запасов (снова задача № 2), а штатный бухгалтер (resident accountant) может следить за общим объемом продаж (задача № 2).
Если задача № 1 (создание БД) выполнена хорошо, выполнение задачи № 2 (использование БД) может быть очень легким. На самом деле, если БД хорошо спроектирована, люди, немного знающие программу Access, могут спокойно использовать ее для ввода, обновления и поиска информации. Поразительно, но им даже совсем не надо знать, что они работают в программе Access.
О групповом использовании Access вы узнаете больше и главе 18.
Рис. 1.1. Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это гибрид окна Windows-программы и Web-страницы. Используйте ссылки слева для просмотра разных категорий шаблонов (готовые к применению БД, которые вы можете загрузить и заполнить своими данными). Или проверьте ссылки внизу, которые указывают на последние новости и советы, касающиеся программы Access
На первый взгляд страница Приступая к работе с Microsoft Office Access немного сбивает с толку, но на самом деле она служит следующим трем целям.
■ Знакомит вас с новейшей информацией Web-сайта Microsoft's Office Online. Например, вы можете прочесть полезные статьи о программе Access, найти экономящие время
подсказки или загрузить обновления. Все ссылки открываются в отдельном окне Web-обозревателя.
Она позволяет вам открыть БД, которую вы использовали недавно. Найдите справа раздел Открыть последнюю базу данных (Open Recent Database), в котором отображается список БД.
На этой странице можно создать новую БД. Вы можете начать с пустой БД (используя пиктограмму Новая база данных (Blank Database)) или попытаться найти готовый к использованию шаблон, отвечающий вашим требованиям.
На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
Шаблоны — это заранее сформированные БД. Они избавляют вас от необходимости создавать свою БД и позволяют перейти сразу к ее тонкой настройке и вводу данных,
Как вы уже догадались, за это удобство приходится платить. Даже если вы найдете шаблон, хранящий данные, которые вы хотите отслеживать, может оказаться, что заранее определенная схема не вполне правильная. Например, если вы решили использовать шаблон Home Inventory (домашний склад) для учета всего хлама с вашем подвале, может оказаться что в шаблоне пропущены кое-какие данные, которые вы бы хотели использовать (например, планируемая стоимость перепродажи вашего хлама на сайте eBay), и содержатся другие подробности, которые для вас не важны (такие как дата приобретения вами каждого предмета). Для того чтобы заставить шаблон работать, вам придется изменить проект вашей таблицы и применить те же средства программы Access, что при ее создании.
Эта книга научит вас создавать собственные БД с нуля и подгонять в них каждый дюйм. Став знатоком программы Access, вы сможете проводить много доставляющих удовольствие часов в попытках переделать шаблоны и адаптировать их в соответствии с вашими потребностями.
Возможно, вам захочется настроить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access. Программа Access предоставляет вам и такую возможность, но это не простая задача и рекомендуется только учреждениям, желающим стандартизировать страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access для облегчения условий работы их сотрудников. Предприятие может добавить ссылки на Web-сайт компании или часто используемый шаблон БД. Если вас интересует эта функциональная возможность, вам необходимо другое программное средство: свободно распространяемый пакет Access Developer'sToolkit, который можно найти на сайте http://msdn.microsoft.com. (Во время написания этой книги он все еще не был выпущен.)
Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это лишь входная дверь в программу Access, в этом хранилище можно найти гораздо больше, если начать прокручивать его содержимое. Но вы не можете опробовать другие возможности Access, пока не создадите новую БД, в следующем разделе показано, как это сделать.
Создание новой базы данных
В этой главе вы создадите на скорую руку довольно простую БД. Пример разработан для хранения списка кукол-болванчиков (bobblehead dolls). (Для тех, кто не знает,
кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с необычно большой головой на пружине, создающей причудливые покачивания головы при легком касании. Куклы-болванчики обычно похожи на известных звезд, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)