2. Запрос на создание таблицы

В некоторых случаях у вас может возникнуть необходимость создания новой таблицы, содержащей поля уже имеющейся в ранее созданной базе данных. Например, в вашей таблице «Сотрудники» содержатся поля, которые используются очень редко (например, фотография сотрудника, его характеристика и др.). Может показаться удобным, хранить такие таблицы в отдельной таблице. Или может оказаться удобным хранить данные о сотрудниках в отдельных таблицах, каждая из которых относится к отдельному отделу (подразделению).

Для этой цели Access предлагает воспользоваться запросом на создание таблицы. Запросы для создания таблиц, как мы увидим позднее, имеют ряд несомненных преимуществ перед другими, альтернативными методами обмена данными (копирование, экспорт):

В-первых, при использовании запроса на создание таблицы, вы можете использовать различные критерии для отбора записей, создать вычисляемые поля.

Во-вторых, можно создать отчет, основанный на запросе, который включает значения из исходной таблицы. Если Вам нужен отчет, который не будет изменяться со временем, то он может быть создан на основе записей, которые в последствии нельзя будет изменять. В этом случае полезным оказывается использование запроса создания таблиц, в которых будет храниться информация, не изменяющаяся во времени.

Задание.

Вам необходимо создать таблицу, которая в дальнейшем будет использоваться для начисления заработной платы сотрудникам. Эта таблица будет строиться на базе таблиц «Справка» и «Сотрудники», но в нее будут помещаться только сведения, необходимые для вычисления заработной платы. В действительности в эту таблицу следовало бы добавить поля, содержащие информацию о количестве дней, отработанных сотрудником и его личном вкладе в прибыльность предприятия. Для упрощения задачи, будем считать, что все сотрудники работают без прогулов, а их личный вклад определяется коэффициентом классности.

• Откройте вкладку Создание диалогового окна Базы данных.

• Щелкните на кнопке «Конструктор запросов».

• В открывшемся окне «Добавление таблицы» щелчком по кнопке «Добавить» выберите таблицы «Сотрудники» и «Справка», из которой вы хотите извлечь необходимую информацию и щелкните на кнопке «Закрыть».

• Выберите из таблиц необходимые поля и перенесите их в бланк запроса. Напоминаем, какие поля использовались при расчете заработной платы в предыдущем разделе курса (Задание 3. п. 5):

«KOEFF», «MINX», «DOPL_R» и «RKF» должны быть взяты из таблицы «Справка», а величины «Доплата»), «Вредность», «Классность», «Стаж» и «Доля ставки», должны быть взяты из таблицы «Сотрудники». Кроме того, в таблицу необходимо включить поля «Подразделение», «Фамилия» и «Имя» и «Должность».

При необходимости, задайте в соответствующих полях условия отбора записей. После того как вы ввели в бланк запроса все поля, которые вы хотите видеть в новой таблице, выполните команду Запрос  Создание таблицы или щелкните на кнопке «Создание таблицы». запрос сохраните под именем «Запрос на сохранение таблицы Зарплата».

• В открывшемся диалоговом окне введите имя новой таблицы «Зарплата».

Выберите базу данных, куда будет помещена новая таблица – текущая

В том случае, если вы хотите поместить создаваемую таблицу в другую базу данных, то полностью введите ее имя (например, С:\Документы\Ведомости.mdb).

• Щелкните на кнопке «ОК»

• Перед тем как дать команду на выполнение запроса, целесообразно просмотреть таблицу в режиме Таблицы.

Если вид таблицы и помещенная в нее информация вас удовлетворяет, вернитесь в режим Конструктора запросов и нажмите кнопку «Запуск», или выполните команду Запрос  Запуск.

Подтвердите создание новой таблицы, щелкнув на кнопке «Да».

В том случае, если вид будущей таблицы вас не устраивает, перейдите в режим Конструктора запросов и отредактируйте его. Например, можно ввести в запрос поле, содержащее выражение для вычисления величины заработной платы (плановой заработной платы):

Зарплата:((«KOEFF» * «MINX» + «DOPL_R» + «Доплата») + «KOEFF» * «MINX» * (1 + «Вредность» + «Классность»)) * (1 + «Стаж» + «RKF»)* «Доля ставки».