Федеральное Агентство Железнодорожного Транспорта

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

"Петербургский государственный университет путей сообщения"

Кафедра Информатика и информационная безопасность

Основы работы с электронной таблицей excel

Учебное пособие

по дисциплине "Информатика"

для студентов заочной формы обучения всех специальностей

Санкт-Петербург

2005

УДК 681.3.06

ББК З973.26-018.22я7

Б18

Байдина Н.В., Костянко Н.Ф.

Б18 Основы работы с электронной таблицей Excel: Учебное пособие.СПб.: Петербургский государственный университет путей сообщения, 2005. 59 с.

Библиогр.: 4 назв.

ISBN 5-7641-0125-5

Среди разработчиков информационных технологий в настоящее время наибольшей популярностью пользуется пакет прикладных программ MicrosoftOffice, и, особенно, электронная таблицаExcel. В учебном пособии изложены основные положения работы с электронной таблицей в режиме вычислений.

Учебное пособие предназначено для студентов всех специальностей заочной формы обучения, изучающих дисциплину "Информатика".

УДК 681.3.06

ISBN 5-7641-0125-5 Петербургский государственный

университет путей сообщения, 2005

 Байдина Н.В., Костянко Н.Ф., 2005

1. Электронная таблица excel. Основные понятия

Электронная таблица представляет собой вычислительную среду, предназначенную для выполнения различного вида расчетов, построения графиков и диаграмм.

При работе с Ехсеl пользуются следующими основными понятиями: ячейка, рабочий лист, рабочая книга.

Ячейка– это область вычислительной среды, расположенная на пересечении столбца, имеющего стандартную ширину, и строки, имеющей стандартную высоту, которые зависят от настройки системы.

Каждый столбец электронной таблицы имеет имя, состоящее из одной или двух латинских букв. Первые 26 столбцов имеют имена, соответствующие 26 буквам латинского алфавита. Имена следующих столбцов формируются из двух букв по правилу: AA…AZ,BA…BZи т.д. Строки электронной таблицы обозначаются порядковыми номерами. Каждая ячейка Ехсеl имеет уникальное имя, начинающееся с имени столбца, за которым записывается номер строки. Например:А1, В241, ZС4и т.д.

Примечание. Существует настройка, при использовании которой строки и столбцы обозначаются своими порядковыми номерами. В этом случае перед номером строки ставится латинская буква R (Row – строка), а перед номером столбца латинская буква С (Columns – столбец). Например, ячейка B3 будет иметь имя R3C2.

Имя ячейки называется еще её адресом, или ссылкой. Различают относительные и абсолютные адреса ячеек.

Относительныеадреса ячеек автоматически изменяются средствами Ехсеl,абсолютные– не могут быть изменены автоматически. В отличие от относительных адресов в записи абсолютного адреса перед соответствующим именем столбца и (или) строки записывается символ$.

Например, А1– относительный адрес,$А1, $А$1, А$1– абсолютные адреса. По умолчанию все ячейки Ехсе1 имеют относительные адреса (ссылки).

Рабочим листомназывается таблица, состоящая из 256 столбцов и 65536 строк. По умолчанию листы электронной таблицы имеют стандартные именаЛист1, Лист2 и т.д, которые могут быть изменены пользователем. Ячейка на неактивном листе идентифицируется именем листа и ее адресом на листе, которые разделены восклицательным знаком, например:Лист2!D45.

Листы могут быть следующих типов:

• рабочий лист;

• лист модуля – для записи макросов на языке программирования VisualBasicFor Application;

• лист диалогового окна – для создания диалогового окна;

• лист диаграмм – для построения диаграмм.

Окно рабочего листа содержит большинство элементов, присущих всем приложениям Windows, но имеет и некоторые особенности:

• внизу окна расположены ярлыки листов, с помощью которых можно обращаться к разным листам рабочей книги, и кнопки прокрутки ярлыков;

• над именами столбцов листа имеется строка формул, которая используется для ввода и редактирования данных;

• слева от строки формул расположено Поле имен, где указывается адрес активной ячейки или имя используемой функции.

Вид окна настраивается с помощью меню Вид, а менюСервиспозволяет задать изображение таких элементов окна как сетка, строка формул, полосы прокрутки и т.д. (диалоговое окноПараметрывкладкаВид).

Примечание. Команда Параметры меню Сервис вкладка Общие позволяет изменить число листов, установленных по умолчанию.

Для добавления нового листа в книгу выполняется команда Лист меню Вставка.

Однако действия с листами рекомендуется производить с помощью контекстного меню, которое отображается на экране монитора при щелчке правой кнопкой мыши на ярлыке листа.

Рабочая книга объединяет несколько листов. Книги имеют по умолчанию стандартные именаКнига1, Книга2 и т.д., которые могут быть изменены пользователем. При обращении к ячейке неактивной рабочей книги имя книги и расширение заключаются в квадратные скобки, например: [Книга3.xls]Лист2!D45.

Обычно электронные таблицы Excel хранятся в файлах, имеющих расширение xls. Файл имеет расширениеxlt, если он содержит шаблоны, которые служат моделью для создания листов в книге. Причем можно пользоваться заранее определенными шаблонами (командаСоздатьменюФайл) или создавать собственные.

Команда Защитаиз менюСервисиспользуется для защиты от несанкционированного доступа рабочей книги, рабочего листа, графических объектов, диаграмм, ячеек.

Рабочую книгу также можно защитить, используя команду Сохранить какиз менюФайл. Для этого в диалоговом окнеСохранение документатребуется щелкнуть по кнопкеСервис и выполнить командуОбщие параметры.Затем в диалоговом окнеПараметры сохранениязадать пароль для открытия файла и (или) разрешения записи в файл.

Расчеты в Ехсе1 выполняются в следующих режимах:

• вычислений, когда заполнение и обработка вычислительной среды осуществляется с помощью команд основного меню, стандартной панели инструментов, строки формул;

• полуавтоматическом с помощью макросов;

• автоматическом, когда для заполнения таблицы, выполнения расчетов, построения графиков и диаграмм используются проекты, разработанные средствами системы программирования VBA.