Проектирование приложения «Учет и анализ выполнения заказов»
Выполненные ранее этапы позволили создать в среде СУБД ACCESS структуру, которая используется СУБД как набор правил для размещения данных в памяти, контроля за правильностью ввода и поддержания связей между ними. Накопление данных в базе с заданной структурой возможно путем непосредственного заполнения данных в таблицы. Однако такой путь неудобен для пользователя, который будет работать с базой. Действительно, при заполнении, например, таблицы «Заказы» пользователю необходимо самому вести нумерацию заказов, помнить коды клиентов и т.д. ACCESS располагает набором инструментов, с помощью которых можно создать интерфейс с пользователем, позволяющий удобно использовать базу данных для решения конкретных задач. Этот интерфейс состоит из набора взаимосвязанных экранных форм, запросов, печатных форм (отчетов), которые предназначены для решения конкретной задачи управления. В нашем случае это «Учет и анализ выполнения заказов». Этот интерфейс принято называть приложением. Для данной структуры базы данных мы будем разрабатывать одно приложение. В общем случае, для одной базы данных может разрабатываться несколько приложений - по направлениям управленческих задач. Прежде, чем создавать приложение, необходимо разработать его схему. Схема приложения «Учет и анализ выполнения заказов» выглядит так:
Главная форма является одновременно и заставкой приложения, содержащей общую информацию о приложении и кнопки вызова форм ввода данных, а также печатных форм, содержащих результаты выполнения запросов. Каждая из экранных форм ввода данных позволяет вводить данные в одну или несколько таблиц базы данных с максимальным удобством для пользователя.
Форма «Ввод справочника товаров» обеспечивает заполнение таблицы «Товар». В форме «Ввод списка клиентов» заполняются данные таблицы «Клиенты». Прежде, чем вводить сведения о заказах, в базе уже должны находиться данные указанных таблиц. Форма «Ввод данных о заказах» предназначена для заполнения данными таблиц «Заказы» и «Спецификация». Все эти формы вызываются из главной формы, играющей роль заставки и диспетчера. Форма «Оплата заказов» фиксирует данные об оплате заказов в таблице «Оплата» и вызывается из формы «Ввод данных о заказах». В ней заносятся и отражаются данные только того заказа, который был текущим в форме «Ввод данных о заказах». С помощью указанных форм предполагается внесение в базу данных информации о деятельности рассматриваемого предприятия.
Накапливаемая в базе информация может быть использована для получения ответов на вопросы, используемые в целях анализа деятельности предприятия. В принципе, для этого и создается база данных. Выборка данных из базы выполняется с помощью запросов. В теории баз данных под запросом понимается формализованное требование на манипуляцию данными базы. Под манипуляцией понимается совокупность действий, включающих выборку, изменение и добавление информации в базе данных. В рассматриваемом примере будут использоваться запросы только на выборку данных. Если запрос выполняется регулярно и информация получаемая с его помощью имеет важное значение, ее можно оформить в виде документа. Формируемые в ACCESS документы принято называть отчетами.
Общая схема работы приложения разбивается на две части:
с помощью экранных форм обеспечивается ввод данных в базу;
в целях анализа деятельности предприятия из базы данных с помощью запросов выбирается информация, которая может быть оформлена в виде документов – отчетов.