PRAKTIKUM_INFORMATIKA_2011-2012

Рис. 2.10. Таблица СправочникОтделов в режиме конструктора

2.2. УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

После создания таблиц необходимо установить, как эти таблицы связаны друг с другом, поскольку эти связи используются в запросах, формах и отчетах.

Соединение таблиц БД – создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения. Как правило, в каждом соединении участвует, по крайней мере, одно поле первичного ключа.

Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть

одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

Задание 7. Установить связи между таблицами СправочникОтделов, СправочникДолжностей, Сотрудники с обеспечением целостности данных в соответствии с логической моделью БД.

Выполнение в MS Access

Закройте (если не закрыты) таблицы, между которыми устанавливаются связи и выполните команды Работа с базами данных | Отношения | Схема данных. Откроется окно Схема данных (пока пустое), а на Ленте появится вкладка Работа со связями | Конструктор (рис. 2.11).

В окне Добавление таблицы щёлкните по вкладке Таблицы, по очереди выберите таблицы, между которыми будет установлена связь (Справоч-

никОтделов, СправочникДолжностей, Сотрудники). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

41

Рис. 2.11. Контекстная вкладка Работа со связями | Конструктор

Для установления связи между таблицами СправочникОтделов и Со-

трудники перетащите поле НомерОтдела из списка полей СправочникОтделов в список полей Сотрудники на поле НомерОтдела.

В окне Изменение связей установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Описание связи между таблицами СправочникОтделов и

Сотрудники

Для установления связи между таблицами Сотрудники и СправочникДолжностей и перетащите поле КодДолжности из списка полей Спра-

вочникДолжностей на поле КодДолжности в список полей Сотрудники

и в окне Изменение связей установите необходимые флажки.

Между таблицами появились линии, соединяющие по два совпадающих поля. Установилось отношение один-ко-многим. В результате схема данных должна иметь вид, представленный на рис. 2.13.

Примечание. Если связь не устанавливается, перейдите в режим Конструктор и проверьте типы данных ключевых полей.

42

Рис. 2.13. Схема связей БД

Для завершения определения связи следует щёлкните по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа, чтобы сохранить внесенные изменения.

Для выхода из режима работы со схемой данных щелкнуть кнопку За-

крыть в группе Связи на вкладке Работа со связями.

2.3. СОЗДАНИЕ ФОРМ ДАННЫХ

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя и представляют собой настраиваемые диалоговые окна. Их используют для ввода, управления, просмотра и печати данных. Формы создаются как на базе таблиц, так и на базе запросов.

Задание 8. Создайте с помощью Мастера форм форму для таблицы Со-

трудники.

Выполнение в Access

Выполните команды Создание Формы | Мастер форм.

В окне Создание форм выберите поля для отображения в форме, затем щёлкните по кнопке Далее.

Примечание. Щелчок по кнопке позволяет переместить одно выбранное поле из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Для переноса всего набора

полей щёлкните по кнопке . Для добавления в форму полей из нескольких таблиц (или запросов) выберите другую таблицу и повторите выбор полей.

Выполняя последующие шаги, выберите внешний вид формы и задайте имя формы – Сотрудники.

43

Щёлкните по кнопке Готово (внешний вид формы – на рис. 2.14). Щёлкните по кнопке Закрыть на панели быстрого доступа.

Рис. 2.14. Форма Сотрудники, созданная с использованием Мастера форм

Примечание. Корректировка формы, в частности изменение внешнего вида, возможна в режиме Конструктора.

2.4. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Задание 9. Используя Мастер запросов, создайте простой запрос к таблице СправочникОтделов для вывода имеющихся в БД сведений об отделах организации.

Выполнение в MS Access

Выделите таблицу СправочникОтделов. Выполните команды Создание |

Запросы | Мастер запросов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите Простой запрос (рис. 2.15) и щёлкните по кнопке ОК.

44

Рис. 2.15. Окно Новый запрос

В диалоговом окне Создание простых запросов (рис. 2.16) выберите из списка поля Таблицы и запросы таблицу СправочникОтделов.

Используя кнопку, выберите в поле Доступные поля необходимые для запроса поля, если необходимы все поля, щёлкните по кнопке . Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 2.16. Окно Создание простых запросов

В окне Мастера запросов выберите подробный или итоговый отчёт.

в последнем окне Мастера запросов введите в поле Имя запроса наименование запроса и щёлкните по кнопке Готово. Сохраните запрос.

45

Результаты простого запроса представлены на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Результаты простого запроса

Задание 10. Создайте запрос на выборку в режиме Конструктор запросов для получения сведений о сотрудниках отделов организации, работающих в должности “Программист” и “Ведущий программист”, имеющих высшее образование.

Выполнение в MS Access

Выполните команды Создание | Запросы | Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Таблицы. По очереди выберите таблицы, которые будут использоваться в запросе

(СправочникОтделов, Сотрудники, СправочникДолжностей). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

Верхняя часть окна «Конструктор Запроса» содержит список всех полей таблиц, включенных в область действия запроса.

Нижняя часть содержит бланк QBE (Query-by-Example – запрос по образцу), в котором вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка соответствует одному из полей.

В строку Поле включите имена полей, используемых в запросе (Наимено-

ваниеОтдела, Фамилия, Имя, КодДолжности, НазваниеДолжности,

Образование). Для этого установите курсор на имени выбираемого поля в верхней части окна конструктора в соответствующей таблице и дважды щелкните левой клавишей мыши.

В строке Сортировка по полям НаименованиеОтдела и Фамилия выбе-

рите порядок сортировки записей результата: по возрастанию.

В строке Вывод на экран в поле КодДолжности снимите галочку.

В строке Условие отбора задайте условия отбора записей:

встолбце КодДолжности: =7 Or 8,

встолбце Образование: =”высшее”.

46

При использовании операторов для построения выражений условий отбора целесообразно пользоваться Построителем выражений, для вызова которого следует:

щелкнуть ячейку бланка запроса, в которую будет вставлено выражение;

выполнить команды Работа с запросами | Коструктор | Настройка за-

проса и щелкнуть по кнопке Построитель или вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Построить;

в диалоговом окне Построитель выражений можно создать выражение, определив нужные имена полей (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Построитель выражений для поля КодДолжности из таблицы

СправочникДолжностей

Заполненный бланк запроса представлен на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Заполненный бланк запроса на выборку

47

Чтобы увидеть результаты запроса (рис. 2.20), выберите команду Режим

Режим таблицы.

Рис. 2.20. Результаты выполнения запроса на выборку  Сохраните запрос и закройте его.

Задание 11. Создайте перекрестный запрос в режиме Конструктор запро-

сов для определения количества лиц каждого уровня образования в отделах организации по таблицам СправочникОтделов и Сотрудники.

Перекрестные запросы обычно работают с большими объемами данных, подводя итоги по одному или нескольким критериям и организуя информацию в табличном виде. Перекрестный запрос представляет собой таблицу, в которой информация группируется в соответствии со значениями одного или нескольких полей и фактически приводится к виду, аналогичному электронной таблице.

Выполнение в MS Access

Выполните команды Создание | Запросы | Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Таблицы. Выделите таблицу СправочникОтделов, щёлкните по кнопке Добавить, затем выделите таблицу Сотрудники, щёлкните по кнопке Добавить. Нажмите на кнопку Закрыть.

В строку Поле включите имена полей, используемых в запросе (Номе-

рОтдела, НаименованиеОтдела, Образование). Для этого установите курсор на имени выбираемого поля в верхней части окна конструктора в соответствующей таблице и перетяните его в строку Поле.

Выберите Перекрестный на вкладке Тип запроса. В строке Перекрест-

ный в столбцах НомерОтдела, НаименованиеОтдела выберите Заголов-

ки строк, а в столбце Образование – Заголовки столбцов.

Добавьте еще одно поле для подсчета значений: поле Образование. В строке Перекрестный выберите – Значение, а в строке Групповая опера-

ция – Count.

В строке Сортировка по полю НомерОтдела выберите порядок сортировки записей результата: по возрастанию. Сохраните запрос.

Перекрестный запрос в режиме конструктора представлен на рис. 2.21.

48

Рис. 2.21. Перекрестный запрос в режиме конструктора

Результат выполнения перекрестного запроса “Образование сотруд-

ников по отделам” – на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Результат выполнения перекрестного запроса

2.5. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчеты представляют требуемые пользователям данные в виде полноценных документов с выбранным стилем оформления, которые можно распечатать или отправить по электронной почте.

Отчеты создаются на базе таблиц или запросов.

Задание 12. На базе двух таблиц СправочникОтделов и Сотрудники со-

здайте отчет с помощью Мастера отчётов.

Выполнение в Access

 В Области навигации щёлкните по таблице СправочникОтделов.

49

Выполните команды Создание | Отчеты | Мастер отчетов.

Выберите поля НомерОтдела и НаименованиеОтдела.

В поле Таблицы и запросы из списка выберите таблицу Сотрудники.

Из этой таблицы выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, СемейноеПоложение, Образование. Нажмите кнопку Далее.

Выберите вид представления данных, выделив СправочникОтделов. Нажмите кнопку Далее.

Добавьте уровень группировки по полю НомерОтдела. Нажмите кнопку

Далее.

Выберите из списка поле Фамилия, по которому необходимо отсортировать данные. Задайте порядок сортировки по полю – возрастающий. Нажмите кнопку Далее.

Выберите вид макета для отчёта – структура, ориентацию страниц – книжная. Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне задайте имя отчёта и щёлкните по кнопке Готово. Результат работы Мастера отчётов представлен на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Фрагмент отчета, созданного Мастером отчётов

Для изменения внешнего вида отчета используйте режим Конструктор. В контекстном меню для заголовка отчёта выберите команду Конструктор.

В окне Конструктора отчётов отредактируйте заголовок отчёта, как на рис. 2.24. Сохраните отчёт.

50