Избегайте незапланированного

• Закройте Аську и другие программы обмена сообщениями (Instant Messenger). Вы никогда не знаете, что скажут ваши знакомые по Аське.

• Закройте Outlook. Зрители смогут увидеть всплывающие окна с напоминаниями, прочитать вашу почту.

• Выключите звук, если вы не используете его в презентации.

• Выключите радио. Сообщение “Unable to connect to wireless network” может сбить вас с мысли.

• Запустите обновление Windows (Windows Update) до демонстрации, убедитесь, что демо работает после этого корректно, особенно на XP SP2 (маленький щит внизу экрана, показывающий, что бехзопастность компьютера под угрозой, выглядит действительноприкольно, если вы рассказываете о безопасности (security) ).

• Попрактикуйтесь что вы будете делать, если что-то не работает. You get there and there is no AV... what do you do? Your application crashes... do you call it a day and leave?

Организация презентации.

Это очень важный пункт, которому следует уделить особое внимание. Оставим позади такие обязательные вещи, как согласование времени и даты презентации, приглашении всех участников встречи и другие формальности, которые должен знать каждый деловой человек, который имеет хоть какое-то отношение к офисной жизни. Остановимся более подробно лишь на некоторых основных, на мой взгляд, моментах, которые смогут существенно повлиять на эффективность вашей презентации.

- Выбор и оформление места презентации.  В основном все презентации проводятся в переговорной комнате офиса, но в некоторых случаях лучше переместиться в более неформальную обстановку, например в ресторан. В этом случае выбор альтернативного места презентации должен нести в себе какую-либо идею и создавать правильную атмосферу для вашей презентации. Например, если торговая марка, для которой вы готовите презентацию китайского происхождения, то ресторан лучше всего выбрать китайский с соответствующим интерьером для придания колорита вашей презентации.

- Но создать атмосферу вы можете и в скучной переговорной комнате. Для этого вам понадобятся некоторые предметы и немного фантазии. Например, как-то мы делали презентацию кампании для бренда, целевой аудиторией которого были молодые девушки. Для того,  чтобы создать атмосферу женственности на презентации, мы решили превратить переговорную в женскую комнату. Мы раскидали женские журналы, пакеты из магазинов, косметику и духи за отдельным столиком, развесили женские блузы и шарфы, разбросали сумочки. Купили всем нашим клиентам (они были женщинами) по букету цветов, заказали клубнику и красивые десерты, разложили яркие салфетки. Через 20 минут работы, нашу переговорную было не узнать, она превратилась в комфортную и уютную женскую комнатку и создавала правильный настрой и атмосферу для нашей презентации. Встреча прошла идеально. 

- Есть еще важные дополнительные моменты, которые следует учесть при формировании атмосферы для презентации: музыкальное и визуальное сопровождение. Музыка и видео являются сильнейшими стимулами для создания того настроения, которое вам необходимо на презентации. Возвращаясь к первому примеру, продолжу,  если вы поставите женственную музыку и специально заготовленную видео заставку или слайд шоу, формирующие правильное настроение, до  начала самой презентации, то это позволит настроить клиента на презентацию, создать ощущение предвкушения. 

Фантазируйте и делайте из вашей презентации погружение в целый мир, неизведанный и безумно интересный, который способен впечатлять и оставлять незабываемые впечатления у вашей аудитории.

Подготовка к выступлению (внешний вид, продумывание своей речи и т.д.).

- После того как вы проделали большую часть подготовительной работы, необходимо сделать последние шаги перед презентацией. Для этого посмотрите еще раз на вашу презентацию и продумайте, на каких моментах вы будете останавливаться более подробно, а какие слайды вы просто продемонстрируете в поддержку вашей мысли. Установите себе временной регламент для каждой части презентации. Между большими блоками презентации лучше предусмотреть небольшой перерыв или небольшое отвлечение от темы, смену оратора и  так далее, чтобы дать аудитории возможность расслабиться и подготовиться к следующему блоку информации.

Кроме того, в этой части хочется более подробно остановиться на внешнем виде оратора. Это очень важный момент, хотя в компаниях, в которых не установлена деловая форма одежды зачастую игнорируют его. Дело в том, что ваш внешний вид во многом определяет отношение аудитории к вам. Вот, например, однажды начинающий сотрудник нашего агентства должен был впервые провести презентацию клиенту,  сотрудник достаточно молодой и малоопытный и об этом знал как клиент, так и руководство агентства, но тем не менее ему дали возможность получить опыт проведения презентаций. Коллега подготовила прекрасную презентацию, очень интересную и содержательную,  но пришла на встречу в молодежной одежде с «смешными сережками» и двумя косичками. В результате чего ее легкомысленный внешний вид не вызывал доверия не только к ее персоне, но и к той информации, которую она презентовала клиенту. Подводя итог по этому пункту, следует добавить, перед тем как вы выбираете свой костюм для презентации, подумайте, как вы хотите, чтобы вас воспринимала аудитория, посмотрите на себя со стороны и предположите,  чтобы вы подумали о человеке в таком костюме при первой встрече. И главное, помните, в нашем деле нет мелочей.  

1. Для применения данного изменения только к определенным слайдам выберите нужные слайды, находясь в обычном режиме. В противном случае изменение будет применено для всех слайдов, которые следуют за первым из выбранных в шаблоне оформления (Шаблон оформления. Файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков.).

2. В меню Форматвыберите командуФон.

3. В группе Заливка фонанажмите кнопку со стрелкой под изображением и выполните одно из следующих действий.

Выбор цветов из цветовой схемы

• Выберите один из восьми отображаемых цветов.

Выбор другого цвета

1. Выберите команду Другие цвета.

2. Выберите нужный цвет на вкладке Обычныеили специальный цвет на вкладкеСпектр, а затем нажмите кнопкуОК.

Выбор способа заливки или рисунка

• Выберите команду Способы заливкии выполните одно из следующих действий.

  • Для использования заливки откройте вкладку Градиентная, выберите нужный тип в областиЦвета, укажите тип штриховки и нажмите кнопкуOK.

  • Для использования текстурной заливки откройте вкладку Текстура, выберите нужную текстуру или нажмите кнопкуДругая текстурадля выбора файла и его добавления, а затем нажмите кнопкуOK.

  • Для использования узора откройте вкладку Узор, выберите нужный узор, укажите нужные цвета штриховки и фона, а затем нажмите кнопкуOK.

  • Для использования рисунка откройте вкладку Рисунок, выберите нужный рисунок, нажав кнопкуРисунок, нажмите кнопкуВставка, а затем — кнопкуOK.

Использование фоновой заливки из образца слайдов

• Выберите команду Авто.

1. Выполните одно из следующих действий.

• Для применения данного фона к выбранным слайдам нажмите кнопку Применить.

• Если фон требуется применить ко всем слайдам, нажмите кнопку Применить ко всем.