Раздел II. Основы музейной компьютерной технологии

Основная цель использования информационных технологий в музее – это совершенствование управлением деятельностью музея.

можно выделить две тенденции, проявившиеся в процессе информатизации деятельности музея:

• Информатизация сервисных функций музея, а именно - создание и внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) для совершенствования деятельности музея, связанной с решением «внутренних» задач музея (учет, фондовая работа, реставрация и др.);

• Информатизация ресурсных функций музея, то есть создание и представление в открытом информационном пространстве электронных публикаций (ЭП) о музее, его деятельности и его коллекциях, и организация свободного доступа к информации в этом пространстве.

Глава 1. Роль и место аис в музее

Автоматизированная информационная система (АИС) в современном музее – это сложный человеко-машинный комплекс. Если рассматривать АИС с позиций системного подхода, то можно представить ее в виде иерархической структуры и выделить отдельные элементы (функциональные подсистемы, задачи, автоматизированные рабочие места и пр.). АИС, разрабатываемая для музея, должна охватывать как административно-хозяйственную, так и основную деятельность, связанную с коллекциями.

Административно-хозяйственная подсистема предназначена для автоматизации задач, которые решаются в таких подразделениях музея, как административные службы, секретариат, планово-экономическая служба, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжения, складские службы, отдел кадров и др. 1С.

Задачи, решаемые в этих подразделениях, носят стандартный для бюджетных учреждений характер, они хорошо изучены и для их решения специализированные фирмы предлагают весьма широкий выбор типовых программ (например, программные комплексы «1С», «Парус»). Поэтому вряд ли целесообразно создавать собственную новую версию административно-хозяйственной подсистемы для музея; значительно проще проанализировать предложения компаний, обладающих опытом, выбрать ту программу, которая в наибольшей степени удовлетворяла бы требованиям музея и адаптировать ее с учетом специфики конкретного музея¹. Мы не будем в дальнейшем рассматривать этот класс задач, а сосредоточим внимание на проблеме автоматизации деятельности, связанной с обработкой данных о коллекциях музея; другими словами, в дальнейшем мы будем рассматривать только АИС основной деятельности музея .

1. Аис в музее: цели, задачи.

Основная цель создания АИС в музее заключается в том, чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного специалиста, освободив его от выполнения трудоемких рутинных операций, и сделать это на основе применения современных информационных технологий.

Для того, чтобы добиться этой цели, необходимо создать и непрерывно пополнять и корректировать информационный ресурс - базу данных о музейных коллекциях (БД). Эта БД должна содержать электронные картотеки предметов основного и вспомогательного фондов, лиц, связанных с коллекцией (авторов, изготовителей, хранителей и др.), выставок, литературы, топографическую картотеку, терминологические и тематические словари-тезаурусы. С помощью АИС должны быть автоматизированы функции, связанные с основной деятельностью, в том числе:

• Создание базы данных по музейным коллекциям, включающей текст и изображения;

• ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов, оформления всей учетно-хранительской, реставрационной, выставочной документации;

• ведение книг – поступления, временного хранения, инвентарных,

• обеспечение поиска и выборки данных,

• подготовка инвентарных карточек, научных паспортов, списков, каталогов и других документов, в том числе – для представления данных в ИНТЕРНЕТ.