книги из ГПНТБ / Садовников, В. И. Потоки информации в системах управления

9. Вид документа по объему (единичный или свод­ ный) .

10.Количество документов.

11.Подпись исполнителя.

Анкета обследования потоков информации (движение показателей) отличается от предыдущей анкеты тем, что в ней дополнительно учитываются следующие характе­ ристики показателей:

1.Алгоритм формирования показателя.

2.Виды действия (сложение, умножение, вычитание, деление).

3.Значность показателя (целых, десятичных знаков).

4.Вид показателя (плановый, отчетный и т. п.).

5.Основание или признак.

Структура анкет позволяет вести их обработку на счетно-перфорационных машинах (СПМ).

Анкеты первого вида отражают характеристики до­ кументов (разрабатываемых и поступающих) с указани­ ем маршрута их движения. В анкетах второго вида пре­ дусмотрена возможность записи характеристик показате­ лей (разрабатываемых и поступающих) с указанием их шифров, маршрутов движения, алгоритмов формирования или степени использования для формирования других показателей *. Для механизированной обработки мате­ риалов обследования разработано пять макетов перфо­ рации. Первый макет перфорации (М-1) предназначен для определения характеристик документов, разрабаты­ ваемых в данном подразделении. Для отражения харак­ теристик документов, поступающих в данное подразде­ ление, пробивается массив перфокарт по макету перфо­ рации (М-2). Третий макет (М-3) предназначен для определения характеристик показателей, разрабатывае­ мых в данном подразделении. По четвертому макету (М-4) пробивается массив перфокарт для решения за­ дач анализа показателей, содержащихся в документах, поступивших в данное подразделение и предприятие со стороны. Пятый макет (М-5) отражает принадлежность «признаков» соответствующим документам («признак»— четко не определенная разновидность показателя).

В результате механизированной обработки анкет об­ следования существующей системы формируются сле­ дующие списки потоков информации.

* Способ присвоения показателям шифров и способ записи алго­ ритмов формирования показателей в [Л. 27] не указан.

27

Перечень документов, разрабатываемых в данном подразделении, содержит: шифры документов, шифры подразделений, шифры подразделений, в которые пере­ дается данный документ.

Перечень документов, сгруппированных по подразде- лениям-поставщикам, содержит: шифры документов, шифры подразделений, шифры подразделений — постав­ щиков документов, шифры подразделений — потребите­ лей документов.

Список первичных и сводных документов содержит: шифры документов, шифры вида документов.

Перечень документов, сгруппированных по назначе­ нию и объему, содержит: шифры документов, шифры вида документов по назначению, шифры вида докумен­ тов по объему.

Перечень документов, сгруппированных по периодич­ ности их составления, содержит: шифры документов, шифры периодичности составления документов.

Перечень документов, сгруппированных по подраз­ делениям и периодичности их разработки, содержит: шифры документов, шифры подразделений, в которых разработаны документы, шифры периодичности разра­ ботки документов, количество документов каждого наи­ менования, разрабатываемых за период.

Перечень показателей по отношению к подразделени- ям-поставщикам содержит: шифр наименования пока­ зателя, шифр подразделения-поставщика.

Перечень показателей по отношению к подразделени- ниям-потребителям содержит: шифр наименования по­ казателя, шифры наименований подразделений-потреби­ телей.

Список первичных и производных показателей содер­ жит: шифры наименований показателей, шифры наиме­ нований показателей, участвующих в формировании дан­ ного показателя.

Перечень показателей, сгруппированных по видам показателей и видам документов, содержит: шифры по­ казателей, шифры вида показателей, шифры вида доку­ ментов.

Перечень показателей, сгруппированных по периодич­ ности их разработки, содержит: шифры наименований показателей, шифры периодичности.

Приведенные списки используются разработчиками для анализа и совершенствования схемы потока.

28

Кроме рассмотренных списков потока формируются списки, которые служат основой для построения инфор­ мационных матричных моделей.

Информационная модель состоит из четырех квад­ рантов (I—IV) и двух вспомогательных разделов (рис. 1-4). Каждый из квадрантов и разделов имеет свое определенное содержание и назначение.

В I квадранте информационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет шах­ матную композицию, т. е. одинаковое наименование до­ кументов и показателей по строкам и столбцам.

Каждый столбец I квадранта показывает, какие по­ казатели из документации этого подразделения исполь­ зуются для формирования данного показателя, наиме­

Итоговые результаты I квадранта характеризуют: по столбцу — количество разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования показате­ ля данного столбца; по строке — степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения. В I квадранте све­ дения, необходимые для формирования показателей, от­ ражаются неполностью, так как в этом процессе не ис­ пользуются показатели документов других подразделе­ ний, находящихся в III квадранте.

Во II квадранте наименование строк совпадает с наи­ менованием строк I квадранта. По столбцам II квадран­ та дается наименование подразделений — потребителей

подразделении документов и показателей по потребите­ лям. Кроме того, во II квадранте отражается и данное подразделение как хранитель части разрабатываемых им самим документов. Каждый столбец II квадранта отра­ жает степень заполнения документов или 'их частей, раз­ рабатываемых в подразделении и передаваемых другим. Соответственно, строки II квадранта характеризуют рас­ пределение показателей из данных документов по под­ разделениям-потребителям.

29

СО

О

Р и с . 1-4.

Итоговый столбец II квадранта отражает количество показателей, передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использо­ вание показателей или документов данного подразделе­

тели по отношению к подразделениям поставщиков. Столбцы III квадранта являются продолжением соответ­ ствующих столбцов I квадранта. Они характеризуют использование получаемых от других подразделений све­ дений для формирования новых показателей или доку­

щих показателей для формирования показателя I квад­ ранта или простую их переписку в новый документ.

подразделением поступающих документов другим под­ разделениям. Итоговая строка IV квадранта характери­ зует количество поступающих показателей или докумен­ тов, передаваемых другим подразделениям.

Кроме четырех квадрантов, информационная модель имеет два вспомогательных раздела — левый и правый. Левый вспомогательный раздел отражает признаки по­

в каждый из документов данного подразделения. Левый вспомогательный раздел в свою очередь делится на две части — подраздел А и подраздел Б. Подраздел А отра­ жает те признаки, которые имеются в разрабатываемых данным подразделением документах. Правый вспомога­ тельный раздел содержит обобщающую характеристику разрабатываемых показателей информационной модели. В нем содержатся следующие данные: частота или пе­

31

риодичность движения каждого показателя, его значность и трудоемкость расчета.

I и II квадранты, вместе взятые, показывают процесс создания показателей и документов и выход (передачу)

их в другие подразделения, внешние организации или хранение в самом подразделении для последующего использования.

используются для формирования создаваемых данным подразделением показателей и документов.

IIи IV квадранты отражают выход всех документов

ипоказателей, которые создаются в подразделении или поступают из других.

Подраздел Б и III квадрант отражают процесс по­ ступления документов и показателей и в дальнейшем их использование в данном подразделении.

III и IV квадранты, вместе взятые, отражают исполь­ зование, контроль или простую переписку документов и показателей, необходимых в деятельности данного под­ разделения. Если поступивший в данное подразделение документ или показатель не используется или передает­ ся другим подразделениям, то производится специаль­ ная отметка в соответствующем квадранте.

Информационные модели строятся для каждого под­ разделения и для всей организации в целом. Кроме то­ го, в зависимости от выбора в качестве элементов пото­ ка информации документов или показателей такая мо­ дель может отражать соответственно макроили микро­ уровень описания.

В качестве примера рассматриваются I и II квадран­ ты информационной модели, соответствующей макро­ уровню описания потоков информации. Для построения модели формируется список документов по подразделе­ ниям, в которых они разрабатываются, с указанием шифров документов, для формирования которых они используются (табл. 1-1). Матричная модель, построен­ ная на основании этого списка, показана на рис. 1-5. В связи с большим разбросом элементов матрицы за­ трудняется восприятие цепочки формирования и движе­ ния элементов потока, поэтому в процессе анализа матрица приводится к треугольному виду (триангули-

32

руется). Триангуляция представляет собой формальный процесс приведения квадратной матрицы путем последо­ вательного выполнения некоторых допустимых преобра­ зований и рассматривается в § 2-2.

Т а б л и ц а 1-1

Выводы (рис. В-3)

1. Элементы потока информации — документы, элементы доку­ ментов и структурные подразделения организации (группы операто­ ров) описываются на естественном языке и кодируются.

2. Отражаются функциональные отношения без указания актив­ ных отношений между элементами потока ;(при необходимости это легко сделать). Способ записи алгоритмов формирования элементов потока не указан. Схема потока анализируется на содержательном уровне.

3.Семантические отношения не отражаются.

4.Язык значений элементов потока характеризуется только

значностью.

5. Временные характеристики процесса формирования элементор потока не отражаются,

34

При описании потоков информации используются стандартные анкеты для сбора исходных данных и производится механизирован­ ная подготовка списков потока.

Описанный метод целесообразно применять в задачах анализа организацией, а также для содержательного анализа потоков инфор­ мации большой размерности с целью их совершенствования.

1-4. Формализованный метод (построение

автоматизированной системы)

а) Назначение и краткая характеристика

Построение автоматизированной системы предполага­ ет совершенствование потоков информации существую­ щей системы и реализацию усовершенствованных пото­ ков с помощью средств вычислительной техники. Весь комплекс решаемых при этом задач, а также большая размерность реальных потоков информации и необходи­ мость организации широкого фронта работ с участием различных специалистов вызывают необходимость:

стандартизации работ по описанию потоков инфор­ мации;

формализации описания элементов потока и отноше­ ний между ними;

, применения формализованных методов анализа (с ми­ нимальной долей анализа на основе содержательных со­ ображений) ;

максимально возможной автоматизации процесса ана­ лиза;

достаточно полного характеристического описания потоков информации, которое позволяет решать задачи, связанные с определением параметров автоматизирован­ ной системы.

Перечисленным требованиям удовлетворяет рассмат­ риваемый формализованный метод, который предназна­ чен для описания потоков информации большой размер­ ности на макро- и микроуровне. Этот метод покрывает все описанные выше методы, однако целесообразность его применения для каждого конкретного объекта опре­ деляется целями и задачами описания потоков информа­ ции. Например, для анализа организации часто необхо­ дима наглядность представления схемы потока. Методы, описанные в § 1-1 и 1-2, обладают в этом смысле преи­ муществом.

В качестве элементов потока используются операто­ ры существующей системы, документы и структурные компоненты потоков информации. Для описания струк­ турных компонент используется формализованный ин­ формационный язык. Различаются функциональные от­ ношения между элементами потоков информации и се­ мантические отношения между элементами структурных компонент. Для описания явных вычислительных про­ цедур используется формализованный язык. Произво­ дится характеристическое описание потоков информации. Поток информации представляется в виде списка (таб­ лицы структурных компонент), которому соответствует матричная модель.

Процесс описания потоков информации включает: выявление элементов потоков информации (операто­

ров, документов, структурных компонент); формализованное описание структурных компонент

потоков информации; определение отношений между элементами потоков

информации и запись формул их преобразования; получение функционально-эквивалентных формул вы­

числения значений структурных компонент; выявление обобщенной структуры информационного

массива.

б) Структурные компоненты потока информации

Каждое конкретное предприятие или организацию можно рассматривать как совокупность исходных объек­ тов. Примерами исходных объектов являются: конкрет­ ный болт, конкретный слиток стали, конкретный автомо­ биль, конкретный прокатный стан, конкретный цех ит. п. Наименования исходных объектов могут включать в се­ бя наименования производственных процессов или опе­ раций, выполняемых с этими (этими) объектами, напри­ мер «слиток прокатанный», «агрегат работающий», «аг­ регат простаивающий» и т. п.

Каждый исходный объект характеризуется некоторым набором свойств (механических, физических, химических свойств, положением во времени и пространстве). На­ пример, каждый конкретный прокатанный слиток стали характеризуется положением в пространстве, положени­ ем во времени, геометрическими размерами, химическим составом и т. п. К свойствам исходного объекта могут

36