Простая модель процесса обмена информацией

Формулирует Кодирует и

или отбирает выбирает канал Передает по каналу Декодирует

Отправитель

Идея

Сообщение

Получатель

Понята ли идея?

2 Вопрос Информация и её виды.

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация.

Чтобы понять, почему одни менеджеры в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации. Данная информация может быть разделена на три категории:

1) функциональная, передаётся всем и определённой заинтересованной в ней группе лиц, для того, чтобы они могли выполнять свои функции.

Это информация о политике, целях и задачах организации. Она поступает в разных направлениях (вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Обмен такой информацией называется формальным общением, т. к. она передаётся по официальным каналам организации;

2) координационная информация, циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга).

Поток этой информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др.

По сути, это общение, связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;

3) оценочная информация, т. е. происходит общение, которое имеет отношение к понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнёрами друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за выдающийся вклад в деятельность организации.

Способы передачи информации – устные (личные и по телефону), письменные (от писем до электронной почты) и даже язык жестов.

Если источником сообщения выступает субъект управления, говорят об управленческой информации.

Управленческую информацию различают как:

1. исходную, она кладётся в основу принятия решения;

2. организационную, используемую при реализации решений;

3. регулирующую, сопровождающую управленческое решение и существующую в виде определённых правил, предписаний, норм, рекомендаций;

4. учетно-контрольную, используемую на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию также можно подразделить на:

5) внутреннюю - это информация непосредственно о данной организации и её внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди);

6) внешнюю – об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть:

1)открытой;

2)для служебного пользования;

3)секретной;

4)совершенно секретной;

5)совершенно секретной особой важности.

Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:

1. обслуживает функции управления – от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;

2. связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;

3. обеспечивает движение, к заданной цели позволяя выбрать определённую линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают и используют информацию.