Лабораторная работа № 2 «Формирование отчетности в системе Monitor crm 3.5»

Целью лабораторной работы является приобретение навыков работы с программным продуктом путем формирования отчетности на основании имеющейся в базе данных информации.

Подготовка к работе. Изучить справочную информацию о формировании отчетности в программном продукте «Monitor CRM 3.5». Более подробную информацию можно узнать в документации пользователя, представленной в программном продукте «Monitor CRM 3.5» в модуле «Справка – Подготовка отчетов». Задачи для каждого этапа работы ставятся отдельно.

Задачи работы:

• Построить аналитические отчеты в программе «Монитор CRM».

• Проанализировать результаты деятельности организации.

Справочная информация

Система Monitor CRM относится к классу «Аналитический CRM». Кроме функционала для оперативного взаимодействия с контрагентами Monitor CRM включает в себя аналитический блок, который использует все данные, собранные в системе: плановые и фактические данные о продажах, оплатах, закупках, состоянии склада; данные о клиентах и поставщиках, их сотрудниках, контактах; данные о рынках, конкурентах, событиях, внешней середе. Модуль «Отчеты» позволяет увидеть реальную многогранную картину коммерческой деятельности предприятия, установить зависимости между различными факторами, принять правильные управленческие решения.

Инструмент построения аналитических отчетов, который используется в Monitor CRM, можно назвать «предметно-ориентированный» OLAP. OLAP – это технология, позволяющая строить аналитические отчеты не в жестко заданном формате, а произвольно задавая параметры, разрезы и вид отчета. Термин «предметно ориентированный» означает, что пользователю, в отличие от классического OLAP не обязательно знать структуру баз данных и не надо самому готовить «хранилище данных». Он оперирует «предметными» понятиями, такими как организация, товар, город, цвет и пр. Технология рассчитана не на программистов, а на обычных сотрудников любого офиса.

Особенность аналитических отчетов Monitor CRM в том, что они позволяют не просто получать красивые сводные таблицы, а понимать, что стоит за полученными цифрами, в чем причины падений и подъемов, что следует предпринять для достижения лучшего результата.

Порядок действий при построении отчета

В Monitor CRM есть возможность построения «простых» отчетов (когда используются данные одного типа) и «сводных» отчетов (когда несколько разнородных «простых» отчетов сводятся вместе и данные анализируются совместно). Для открытия раздела «Отчеты» необходимо в главном меню «Модули» выбрать соответствующий раздел.

Чтобы начать работу с «Отчетами», нужно сначала добавить новое окно построения отчета – нажать кнопку («Добавить отчет») и из выпадающего списка видов отчетов выбрать нужный кликом мыши.

Одновременно можно работать с несколькими окнами отчетов (несколькими отчетами). Для переключения между окнами отчетов можно использовать кнопку и выбрать из выпадающего списка нужный отчет:

Также переключиться между окнами отчетов можно, кликнув нужную закладку в нижней части окна.

Чтобы закрыть активное окно, нажмите кнопку («Закрыть отчет») или воспользуйтесь стандартным способом для закрытия окон в Windows ( в правом верхнем углу).

После добавления отчета открывается пустое окно отчета выбранного вида. Необходимо выбрать, на основании каких данных будет построен отчет. Для добавления данных на экране отображаются 3 окна выбора данных:

На самом деле окон выбора данных больше чем 3. Любому окну выбора можно назначить любой разрез. Для этого надо находясь в нем кликнуть по соответствующей закладке или на нужное название окна.

Для построения отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. Добавить отчет нужного вида.

2. Добавить в окна выбора нужные данные.

3. Выделить нужные данные «красным» или «зеленым».

4. Выбрать разрезы отчета.

5. Установить временной период и интервал для построения отчета.

6. Установить единицы построения отчета.

7. Установить формат отображения данных.

8. Установить параметры вывода данных.

9. При необходимости настроить дополнительные возможности: Лидеры, Тренды, Настройка дополнительных полей.

10. Нажать кнопку («Расчет»).

11. Далее можно продолжить настройку существующего отчета, добавить новый отчет или, нажав кнопку , очистить окно построения отчета.

Ход работы