Этап 5. Работа с проектами

Ведение проектов – один из основных модулей CRM-системы. Под проектом понимается сделка по продаже товаров или оказанию услуг, которая может быть достаточно растянута по времени и состоит из нескольких этапов. Часто в проекте могут участвовать несколько менеджеров и подразделений. Иногда кроме продавца и покупателя в проекте могут быть задействованы и другие стороны – посредники, поставщики, транспортные компании и пр.

Фактически, «Проект» в системе Монитор CRM, это некая структура, которая объединяет в едином бизнес-процессе более простые операции – контакты, закупки, продажи, оплату. Еще одной особенностью «Проекта» является возможность установить зависимость выполнения тех или иных действий (этапов) от неких условий или результатов выполнения предыдущих действий (этапов). При запуске модуля Проекты, сначала открывается окно со списком всех проектов.

Рисунок 11 – Проекты

Так как проекты могут быть разноплановыми, их удобно классифицировать по группам. В левой части окна отображается список групп, по которым классифицированы проекты.

В Карточке проекта содержится вся информация по проекту. Она может открываться не только из списка проектов, но и из модулей Контрагенты и Ежедневник.

Рисунок 12 – Карточка проекта

В качестве примера рассмотрим простой типовой проект поставки:

1. Проведение переговоров покупателем

2. Заключение договора с покупателем

3. Получение предоплаты от покупателя

4. Оплата поставщику

5. Получение товара от поставщика

6. Отгрузка товара покупателю.

В данном случае проект линейный без дополнительных ветвлений, но на нем можно рассмотреть, в чем смысл состояний этапов. До начала проекта, все этапы находятся в состоянии «Надо сделать». Как только начинаются переговоры с покупателем, первый этап переходит в состояние «В работе». При удачном завершении переговоров, проект переходит, например, к юристам для заключения договора. При этом первый этап приобретает статус «Завершен удачно», а второй «В работе». И так далее до завершения проекта. Но может сложиться ситуация, когда проект прерывается по той или иной причине. Например, покупатель не заплатил предоплату (передумал или нет денег). В этом случае, третий этап получает состояние «Завершен неудачно», а этапы 4, 5 и 6 – статус «Отменен». Если для установки состояния этапа не задано ни одного условия, то это состояние можно установить вручную в любое время. Если условия заданы, то установить данное состояние для этапа можно, только если условия выполняются на текущий момент. При выполнении условия слева от него стоит зеленая галочка, при невыполнении, красный крестик.

Рисунок 13 – Условия проекта

Этап 6. Работа с реестрами и журналами

Реестры и журналы – это вспомогательный инструмент, который предназначен, прежде всего, для контроля основных массивов данных в системе Монитор CRM.

В реестрах отражаются практически все данные, которые используются в системе для работы. Каждый из основных массивов данных представлен в отдельном реестре.

В данном реестре находится вся информация о продажах. В основном, это список документов, подтверждающих факт продажи или оказания услуг (накладные, акты и пр.).

Рисунок 14 – Отгрузки

Форма для редактирования реестра продаж следующая.

Рисунок 15 – Форма для редактирования реестра продаж

При некоторых видах деятельности, некоторые поля заполнять необязательно. Например, если вы оказываете услуги, то поля «Вид доставки» и «Склад» вам не нужны. В этом случае, вы можете оставить их пустыми, либо переименовать в разделе Настройки, и использовать в других целях. Например, ввести такой параметр, как «Метод оказания услуги» и пр. Реестр Закупок почти не отличается от реестра Отгрузок (продаж). Фактически, это тот же список документов по движению товаров и услуг, только контрагент является не клиентом (покупателем), а поставщиком. И, соответственно, в реестре отражается закупочная деятельность компании. Единственным отличием от реестра продаж является то, что в форме редактирования списка товаров, отсутствует вторая цена (Для продаж это «Закупочная цена» и «Себестоимость»). Поэтому, соответствующая форма для редактирования выглядит следующим образом:

Рисунок 16 – Форма для редактирования реестра

Входящая оплата. В данном реестре находится вся информация о поступлениях денежных средств за проданные товары и оказанные услуги. В основном, это список документов, подтверждающих факт поступления денег на расчетный счет или в кассу предприятия (платежные поручения, кассовые чеки, приходные ордера и пр.).

Рисунок 17 – Входящая оплата

Планы отгрузок. В данном реестре находится вся информация о планах отгрузок (продаж).

Рисунок 18 – План отгрузок

Реестр Планы закупок почти не отличается от реестра Планы отгрузок. Фактически, это тот же список документов по планируемому движению товаров и услуг, только контрагент является не клиентом (покупателем), а поставщиком. И, соответственно, в реестре отражаются планы закупочной деятельности компании. Контакты. В этом реестре содержатся данные обо всех коммуникациях сотрудников компании с контрагентами. Каждая запись реестра содержит информацию по одному контакту – звонку, встрече, e-mail и пр. В верхней части окна отображается список контактов. В нижней -информация по контакту, на котором находится курсор.

Рисунок 19 – Контакты

Реестр контактов в основном используется для контроля и поиска контактов. Но главная работа с контактами осуществляется в модулях Карточка контрагента и Ежедневник Форма редактирования контакта, которая рассмотрена ниже, используется во всех этих модулях. В реестре «Внешние параметры» собирается информация, которая может, так или иначе, влиять на деятельность вашей компании. Но, в отличие от реестра События, в который заносятся разовые события, в реестре «Внешние параметры» ведутся постоянно присутствующие факторы. Эти факторы, во-первых, можно отслеживать периодически, а во-вторых, они имеют числовые значения. Вообще, в качестве внешних параметров можно вести любую информацию. Например, бизнес завязан на импортные поставки, можно вести информацию об изменении курсов валют.

Если есть транспортная составляющая, можно учитывать цены на топливо. По некоторым товарам (напитки, мороженое, пиво) важным показателем будет температура на улице. При определенном масштабе бизнеса можно учитывать макроэкономические и социальные показатели, такие как биржевые индексы, средняя зарплата и пр. Можно учитывать и внутренние факторы, например, динамику рекламного бюджета, число посетителей сайта компании и т.п.

Рисунок 20 – Внешние параметры