Этап 3. Работа со справочниками
Для ввода информации и классификации данных в системе используются справочники. Некоторые из них желательно заполнить до начала основной работы. Следует учесть, что если в вашей компании Монитор CRM будет интегрирован с учетной системой, или планируется загрузка данных из других источников (Excel, Outlook и др.), то часть справочников будет заполнена автоматически при импорте данных. В этом случае, имеет смысл сначала выполнить первый импорт данных, а потом заполнить справочники, которые не заполняются при импорте.
В некоторых случаях, из других источников может быть заполнена только часть данных справочника. Например, при импорте данных признаки товаров могут быть заполнены, а признаки рекламаций, нет. Поэтому, справочник Признаки, всегда приходится дополнять вручную. Справочник «Товары и услуги» содержит классифицированный перечень товаров и/или услуг организации. Для каждого товара (услуги) предусмотрена отдельная карточка, которая содержит подробную информацию о товаре (услуге). В системе Монитор CRM товарам и товарному анализу уделено большое внимание, так как залогом успеха работы с клиентами часто бывает именно грамотная товарная политика. Окно справочника «Товары и услуги» состоит из двух основных частей, левая часть содержит классификаторы товаров и услуг (Группы, Признаки, Динамические группы), а правая собственно перечень товаров и услуг.
Рисунок 3 – Справочник «Товары и услуги»
Товары и услуги могут быть классифицированы по Группам, Признакам или Динамическим группам.
Обычно, дополнительные конфигурации используются в следующих случаях:
- Для удобства работы разных подразделений. Разным подразделениям удобна различная группировка товаров. Например, для отдела снабжения товары могут быть сгруппированы по товарным группам, для отдела логистики – по складам или габаритам, для отдела маркетинга может понадобиться группировка по свойствам товара (размеры, цвета и пр.). Одна из конфигураций, как правило, повторяет группировку товаров и услуг учетной системы (обычно, «Основная»).
- Для разделения прав доступа. При разделении менеджеров по товарному принципу можно сделать так, чтобы менеджер мог видеть только определенную группу товаров. Для таких пользователей создаются отдельные конфигурации, и вводится запрет на просмотр товаров, не входящих в эти группы.
- Для расширения возможностей анализа. Группы товаров и услуг используются при построении аналитических отчетов. При этом группы и подгруппы становятся аналитическими разрезами. Например, если создать конфигурацию с иерархией по свойствам товаров, то будет легко получить дополнительные маркетинговые отчеты. Поэтому, как правило, службы маркетинга ведут параллельно несколько конфигураций.
Справочник Единиц измерения предназначен для занесения единиц измерения, которые используются в данной организации. Для каждой единицы измерения указывается полное и сокращенное наименование.
Рисунок 4 – Единицы измерения
В программе предусмотрено параллельное использование нескольких единиц измерения для одного и того же товара (например, продажи пива могут измеряться в бутылках и ящиках), а также пересчет из одних единиц в другие. Склады (места хранения). Этот справочник содержит перечень всех складов (мест хранения) компании.
Рисунок 5 – Склады
Как правило, в организации существует несколько видов типовых циклов работы с клиентами. В данном справочнике перечисляются типовые проекты и описываются их бизнес-процессы: перечень, последовательность и длительность этапов проекта.
Рисунок 6 – Типовые проекты
Менеджеров (сотрудников) можно распределить по группам (по отделам, по группам клиентов, по квалификации и пр.). Работа с группами подробно описана в разделе Группы элементов. В справочнике «Менеджеры» можно использовать конфигурации (например, для того чтобы менеджер не мог видеть всю организационную структуру компании). Работа с конфигурациями происходит так же, как это описано в справочнике Товары и услуги.
Рисунок 7 – Менеджеры
Признаки в системе Монитор CRM выполняют функцию дополнительных полей, которые нужны для занесения всей информации о клиентах, поставщиках, конкурентах, проектах, событиях, контактах, продажах, оплатах и пр. Используя Признаки, можно настроить Монитор CRM «под пользователя», учитывая все особенности коммерческой деятельности Пользователя системы. Причем добавление новых полей (Признаков) не требует привлечения Разработчика или программистов, а может быть сделано самим Пользователем. Признаки могут быть добавлены в карточку Контрагента, карточку Проекта, в справочники Города и Товары и услуги, а также в реестры: Отгрузки, Входящие оплаты, Исходящие оплаты, Заявки, Закупки, Остатки, Контакты, События, Рекламации, Продажи конкурентов. Примеры использования Признаков в различных блоках системы смотрите в соответствующих разделах. Использование признаков позволяет также проводить более детальный анализ данных системы.
Рисунок 8 – Общий вид окна справочника Признаков
Признаки в зависимости от вида данных могут быть различных типов:
Текстовый – произвольная текстовая строка (например, краткое описание чего-либо).
Числовой – число (число сотрудников, количество полок в шкафу, бюджет рекламной акции в рублях и пр.).
Дата – поле дата или интервал дат (время действия рекламной акции, дата согласования и пр.).
Набор свойств – значение выбирается из списка возможных вари- антов (район города, отрасль, цвет, размер и пр.).
Элемент справочника – значение из справочника контрагенты, менеджеры или товары и услуги.
При добавлении нового признака необходимо указать его название, группу, куда будет входить признак, выбрать его тип и указать параметры. У признака можно указать значение по умолчанию.