Speech exercises.

1. You future profession. What are its advantages and disadvantages? Why have you chosen this profession? Why do you think you can become a good specialist?

2. What qualities and qualifications can help to get a good job? What does “a good job” mean?

Written tasks

1. Отправка факса. Sending a fax

Выберите слова или сочетания слов для заполнения пропусков так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки         To            : Secretarial Supervisor         (1) _____ : Claire McElroy         (2) _____ : Demonstration of new office equipment         The (3) _____ of Smart Equipment will visit us on 28 April to demonstrate their new computer and fax-machine which you are sure to be interested in.         Please arrange the time to meet him so that all your staff could be present.          (4) _____

A. From B. Subject C. Sales Manager D. C.M.

2. Рекомендации к оформлению официального письма – Writing a formal letter.

1. Имя и фамилия частного лица или название фирмы, адрес, включая почтовый код.

и телефон указывается в верхнем правом углу,

2. Под адресом после пропуска строки указывается дата. Порядок написания даты в британском варианте дата/месяц/год; в американском варианте месяц/дата/год.

Чтобы избежать непонимания, лучше писать месяц не цифрой, а словами.

Ср.: британский вариант: 12/02/99 - американский вариант: 02/12/99

3. Имя и адрес человека, которому адресовано письмо.

4. После пропуска строки, обращение, которое обычно начинается словом Dear (в американской деловой переписке после обращения ставится двоеточие).

Например: Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir/Madam, Dear Mr. White.

Перед именем и фамилией адресата употребляется сокращениеMr.Mrs., Ms., Miss). Если вы не знаете фамилии адресата, рекомендуется писать его должность. (Director of Personnel/ Attention: (Atten.:) Director of Personnel).

5. Вводная часть, например, ссылка на объявление в газете: With reference to your advertisement in... for...

После обращения к адресату следует оставить 2 интервала. Текст письма печатать через один интервал.

6. Объяснение цели написания письма. Если это письмо с просьбой о принятии на работу, следует указать каким опытом и знаниями обладает пишущий. Можно использовать следующие формулы:

I wish to gain experience of...

Having already worked as... for (time). I wish to extend my experience/feel I could be useful to you... I feel that my qualifications match your requirements...

7. Приводятся дополнительные детали, которые могут заинтересовать работодателя, но эта часть не должна быть слишком длинной.

8. Фраза о желательности дальнейших контактов. Например: I look forward to hearing from you.

I should be glad to attend an interview.

I could come for an interview at any time which would suit you.

9. Завершающая фраза.

Yours faithfully - если обращение Dear Sir/Madam

Yours sincerely ~ если обращение Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Jones

10. Подпись.

Подпись должна быть читаема, и ниже ее рекомендуется расшифровать печатными буквами. Если отправитель занимает в фирме определенную должность, то она указывается под своей фамилией.

Если вы посылаете письмо с приложением, то следует это указать: Enclosure (или Encl.)

Желательно, чтоб письмо умещалось на одной странице. Следует также обращать внимание на то, чтобы начало и конец письма находились на одинаковом расстоянии от верхнего и нижнего края.

Example

1. Mark Morrison

59 River Street

Cardiff

C11 JW

Tel. (212)424-4600

2. 12^th February 1999

3. The Editor

The Swansea Gazette

27 New Hall Road

Swansea

3ST 1DR

4. Dear Sir or Madam,

5. I would like to apply for the post of the trainee reporter which was advertised in yesterday’s edition of the Swansea gazette.

6. I am 17 years old and will be leaving school at the end of this academic year and I have six O levels. I am studying English and Economics at A level.

7. I have been included in the production of my school’s news letters for the last 2 years and I have a keen interest in local affairs.

8. I look forward to hearing from you.

9. Yours faithfully,

10. Mark Morrison

Расположите части делового письма в правильном порядке FOOD MACHINES

1)  Thank you for your letter. I am afraid that we have a problem with your order. Unfortunately, the manufacturers of the part you wish to order have advised us that they cannot supply it until November. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available?    2)  I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Simon Tramp Sales Manager 3)  Dear Mr Sawyer,    4)  6 Pine Estate, Bedford Road, Bristol, UB28 12BP Telephone 9036 174369  Fax 9036 36924 6 August 2005 5)  James Sawyer, Sales Manager, Electro Ltd, Perry Road Estate, Oxbridge UN54 42KF.

Exercise 4. Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок

1) Contract 2) Memo 3) CV 4) Letter of enquiry/ request