13 Методичка
Основы тайм-менеджмента
В современных условиях важную роль играет рабочее время, как единственный невосполнимый ресурс, который необходимо оптимально использовать, так как от эффективного управления рабочим временем персонала зависит функционирование и развитие отдельного подразделения фирмы и корпорации.
Тайм-менеджмент необходим и руководителю, и исполнителю, так как он позволяет использовать передовые технологии, повышение личной эффективности для достижения общих целей организации. Все вышесказанное подтверждает актуальность тайм-менеджмента и показывает необходимость его включения в программу обучения аспирантов для всех направлений и специализаций.
Целями освоения тайм-менеджмента являются освоение компетенций, необходимых для управления временными ресурсами, повышения личной эффективности, освоение инструментария в области организации и эффективного использования времени.
Трудовой процесс - совокупность действий работников по целесообразному изменению предмета труда. К основным характеристикам трудового процесса можно отнести полезность результатов, затраты времени работников, величину доходов
Управление временем (тайм-менеджмент) – технология грамотного распределения временных ресурсов и повышения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат на выполнение каких-либо дел без потери качества.
Объектом тайм-менеджмента является человек (руководитель, менеджер, сотрудник) и его личностные и профессиональные качества, влияющие на временные затраты при выполнении им тех или иных дел. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них.
Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях, которые имеют для вас значение. Для начала следует определить ключевые области, на которые можно условно разделить нашу жизнь. Это позволит выявить четкую структуру дел и развиваться более сбалансированно, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений своей деятельности.
Ключевые области – это от пяти до девяти основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Ваши ключевые области могут быть.
• Учеба
• Семья
• Друзья
• Отношения с любимым человеком
• Хобби
• Работа
• Спорт
• Благосостояние
Для каждой ключевой области можно сформулировать одну-две стратегические цели либо мини-миссию.
С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и «ролевая функция».
Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.
Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей
Life management и жизненные цели
Как видим, тайм-менеджмент предполагает управление нашими целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге – управление жизнью (life management). Этот термин впервые прозвучал на ТМ-конференции в 2003 г. С тех пор он используется все чаще, поскольку в полной мере отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.
Для этого лучше всего подходит простой по форме, но информативный по содержанию инструмент – карта долгосрочных целей. По вертикали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По горизонтали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры.
Определение целей — очень важный этап планирования, так как достижению этих целей будет подчинена вся последующая деятельность организации.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».
SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.
В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.
Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.
Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Эту систему можно представить в виде пирамиды:
Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы).
Тайм-менеджмент в работе.
Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если не планировать свой рабочий день, не организовывать свою работу – вам будет не хватать времени. И наоборот, если вам не хватает времени, то вы спешите, не планируете свой день, хватаетесь за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки исследователь не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2. Отсутствие чёткого распределения работ по степени их важности. При этом исследователь начинает заниматься наиболее лёгкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд учёного относится к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом исследователь не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, работа над которыми занимает много времени.
5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, дела, за которые исследователь берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
Существует множество рекомендаций по эффективному управлению рабочим временем и умению его контролировать. Необходимо акцентировать свое внимание на следующих методах управления:
1) Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:
• Упорядочение заданий;
• Оценка продолжительности действий;
• Резервирование времени (в соотношении 60:40);
• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
• Контроль учета выполненного.
Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.
2) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Данная матрица является обобщенной разработкой в центре которой находится принцип Парето. Основная идея заключается в том, чтобы отделить важные дела от второстепенных, и тех, которые вообще неважны. Структура состоит из двух осей (важность и срочность) и четырех квадратов, согласно которым происходит распределение дел. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы (рисунок 1):
• А - срочные (важные) задачи. Их выполняет руководитель;
•В - срочные (менее важные) задачи. Руководитель может перепоручить их решение другим лицам;
•С - менее срочные (важные) задачи. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
•D - менее срочные (менее важные) задачи. Руковдитель должен перепоручить их решение другим лицам.
Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра
Правила тайм-менеджмента для ученого: