36) Слияние документов

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными. С помощью слияния можно создавать следующие документы. Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные. Купоны различаются только уникальным номером.

Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.

37) Использование и подготовка макросов.

В приложении Microsoft Office Word 2007 часто выполняемые задачи можно автоматизировать путем создания макросов. Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Как правило, макросы используются для:

- ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

- объединения нескольких команд, например вставки таблицы с определенными размерами, границами и числом строк и столбцов;

- упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

- автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Можно использовать средство для записи макросов в виде последовательности действий или самостоятельно создать макрос, введя код на языке Visual Basic для приложений в редакторе Visual Basic.

38) Система управления документаций outlook

Система электронного документооборота любой достаточно крупной организации обычно организуется с помощью клент-серверных приложений (например, серверного Microsoft Exchange Server и клиентского Microsoft Outlook ). Такая система должна осуществлять:

- пересылку электронных документов между должностными лицами различных подразделений с использованием локальной вычислительной сети,

- временное хранение пересылаемых документов до первого входа получателя в систему,

- возможность личной переписки должностных лиц,

- отправку и прием сообщений за пределы организации через Internet ,

- подтверждение доставки и прочтения получателем сообщения или документа,

- организовывать удобную для пользования электронную адресную книгу,

- обеспечивать планирование и управление личным временем,

- организовывать проведение собраний с согласованием времени со всеми участниками работу над коллективным проектом,

- использовать общие папки для организации доски объявлений по тематике, электронные телеконференции, проводить голосования.