2. Установка программы
Системные требования к компьютеру, на котором будет установлена программа, приведены в табл. 2.
Таблица 2
Системные требования
Параметр |
Минимальные |
Рекомендованные |
|
|
Возможен запуск и демонстрация работы программы. |
До 200 койко-мест |
200-1000 койко-мест |
Процессор |
Cel366 |
1.7ГГц |
3ГГц |
Оперативная память |
128 Мб. |
256 Мб |
256 Мб |
Свободное место на жестком диске, Мб |
30 |
40 |
100 |
Операционная система |
Windows XP, 2003, Vista, 2008 |
||
Для установки программы необходимо запустить Setup из инсталляционного комплекта и следовать ее указаниям.
Последовательность действий при установке программы:
Запустить Setup.
Выбрать нужный тип установки
Прочитать и принять «Лицензионное соглашение».
Выбрать каталог установки программы.
Прочитать комментарии к установке. Здесь может быть приведена информация, не вошедшая в данное руководство.
Если установка выполняется на сервер сети или терминальный сервер, выбрать в сетевом окружении каталог для хранения файла блокировок, необходимого для корректного доступа к данным на разных рабочих местах сети. Этот каталог должен быть доступен на всех рабочих местах для всех пользователей программы для чтения и записи.
Подождать, пока инсталлятор выполнит установку программы
Выполнить установку дополнительного программного обеспечения, необходимого для обеспечения работы программы. Если это ПО уже установлено на компьютере, повторная установка выполняться не будет. Устанавливается следующее ПО:
«Adobe Acrobat Reader» - необходим для чтения и печати документации на программу.
MS XML Parser – используется для хранения параметров отчетов программы
«TeamViewerQS» - нужен для получения помощи по программе через Интернет (удаленный помощник).
Установка этих программ выполняется без каких-либо дополнительных вопросов или диалогов.
Время установки может составить несколько минут.
Выполнить установку BDE (необходима для доступа к базе данных программы).
На некоторых компьютерах в процессе установки возникает ложное сообщение о нехватке места на диске. При его возникновении следует всегда отвечать Yes.
Выбрать каталог установки. Не рекомендуется изменять каталог, предложенный для установки «по умолчанию», - просто нажмите ОК.
Нажмите Yes.
3. Содержание расчетно-графической работы
Расчетно-графическая работа включает в себя две составляющие:
1) описание средства размещения (гостиницы, пансионата, санатория и т.п.);
2) настройку интерфейса программы «Портье» по выбранному средству размещения.
В качестве объекта исследования может быть выбрано любое средство размещения, работающее в Украине.
В связи с тем, что студенты при выполнении РГР работают с демонстрационной версией программы «Портье», количество койко-мест не должно превышать 50 (или 20 номеров). Поэтому в том случае, если выбранное средство размещения включает большее количество номеров, следует сократить их количество до рекомендуемого.
Описание выбранного средства размещения должно быть следующем виде:
1) название, юридический адрес;
2) вид деятельности;
3) характеристика номерного фонда:
-количество корпусов, коттеджей, домиков и т.п.;
-количество и категории номеров;
-распределение номеров по корпусам, коттеджам и т.п.;
-характеристика номеров;
-типы мест (основное, дополнительное);
4) дополнительные услуги, предоставляемые средством размещения;
5) партнеры (туроператоры, транспортные компании, предприятия общественного питания и т.п.);
6) формы оплаты;
7) цены на проживание, особенности ценообразования (сезонность, скидки и т.п.).
Описание выбранного средства размещения должно соответствовать информации, которая в дальнейшем будет отражена при выполнении настроек программы «Портье».
Порядок настройки программы.
При настройке данных следует использовать «Руководство пользователя программы «Портье» версия 2.1».
В связи с разнообразием схем работы предприятий, в каждом конкретном случае отдельные этапы настройки могут быть пропущены. В табл. 3 приведены обозначения отдельных этапов настройки.
Таблица 3
Обозначения отдельных этапов настройки
Обозначения |
Этапы настройки программы |
П |
Этапы настройки, необходимые в случае, если предприятие работает с путевками |
У |
Этапы настройки, необходимые, если программа используется для продажи дополнительных услуг и сопутствующих товаров |
! |
Обязательные настройки, которые не могут быть пропущены и должны быть в обязательном порядке сделаны до начала работы программы |
Рекомендуемая последовательность настройки программы приведена в табл. 4.
Следует отметить, что в некоторые настроечные окна придется зайти 2 и более раз, так часть параметров не может быть настроена до того, как будут выполнены последующие этапы настройки.
Качество настройки программы очень сильно влияет на эффективность ее использования. В зависимости от некоторых настроек заметно меняется интерфейс главного инструмента администратора – «Помощника». Поэтому желательно до начала реальной (или учебной) эксплуатации программы как можно более полно и тщательно выполнить ее настройку.
Следует отметить, что многие первоначально сделанные настройки не могут быть изменены в процессе эксплуатации программы. В тех случаях, когда такие изменения необходимы, следует выполнить или переустановку программы, или частичную очистку базы данных. Понятно, что эти операции сопряжены с потерей накопленной информации.
Таблица 4
Последовательность настройки программы
Этап настройки программы |
Необходимость / обязательность настройки |
Действия в программе / требования |
Цель действия |
Страница в Руководстве пользователя программы «Портье», где приведены инструкции по выполнению этапа |
1. Политика поселения |
! |
Настройка ►Политика поселения |
|
17-19 |
2. Политика бронирования |
! |
Настройка ►Политика бронирования |
|
19-20 |
3. Политика работы с путевками |
! |
Настройка ►Политика работы с путевками |
|
20 |
Настройки номерного фонда |
||||
4. Объекты размещения |
! |
Справочники ► Номерной фонд ► Объекты размещения. Должен быть введен хотя бы один объект размещения. |
Справочник предназначен для хранения информации об объектах размещения, в которые осуществляется поселение |
20-21 |
5. Категории номеров |
! |
Справочники ► Номерной фонд ► Категории номеров Должна быть введена хотя бы одна категория |
Справочник хранит информацию обо всех имеющихся на предприятии категориях номеров |
21 |
6. Категории номеров по объектам размещения |
! |
Справочники ► Номерной фонд ► Категории номеров по объектам размещения. |
Справочник предназначен для хранения и изменения информации о том, какие категории номеров присутствуют в каждом из существующих объектов |
21 |
7. Дополнительные характеристики номеров |
Настройку можно выполнить в любое время без каких-либо проблем |
Справочники ► Номерной фонд ► Дополнительные характеристики номеров. Если дополнительные характеристики номеров не используются, этап можно пропустить. |
Справочник хранит информацию о всех возможных дополнительных характеристиках номеров |
22 |
8. Дополнительные характеристики по объектам размещения |
Если перед этим была выполнена настройка дополнительных характеристик номеров, этот этап обязателен |
Справочники ► Номерной фонд ► Дополнительные характеристики по объектам размещения |
Справочник предназначен для хранения и изменения информации о том, какие дополнительные характеристики номеров возможны на каждом из существующих объектов |
22 |
9. Типы мест |
! |
Справочники ► Номерной фонд ► Типы мест |
Служит для определения наименований типов мест, которые могут быть в номерах |
23 |
10. Номера |
! |
Справочники ► Номерной фонд ► Номера |
Справочник хранит информацию о всех имеющихся на предприятии номерах |
24-25 |
|
|||
Настройка информации о дополнительных услугах и сопутствующих товарах. |
|
|
|
|||||
11. Единицы измерения |
У |
Справочники ► Услуги ► Единицы измерения |
Определяет перечень единиц, в которых измеряются оказываемые клиенту услуги |
25 |
|
|||
12. Каталог услуг |
У |
Справочники ► Услуги ► Каталог услуг. На данном этапе не выполняется настройка цен на услуги – она должна быть выполнена позже. |
Определяет перечень всех услуг, которые оказывает предприятие своим клиентам, а также всякого рода сопутствующих товаров, продаваемых от стойки администратора |
26-27 |
|
|||
Настройка финансовых параметров. |
|
|||||||
13. Список валют и их курс |
! |
Справочники ► Финансовые ► Список валют и их курс Должен быть введен список валют, в которых могут быть выражены цены и в которых могут вестись расчеты с клиентами. Также должен быть введен курс этих валют. |
Справочник содержит перечень валют, в которых могут быть определены цены на проживание и дополнительные услуги |
30 |
|
|||
14. Формы оплаты |
! |
Справочники ► Финансовые ► Формы оплаты |
Определяет, в каких формах клиент может вносить оплату за проживание и услуги |
31 |
15. Схемы взаиморасчетов |
! |
Справочники ► Финансовые ► Схемы взаиморасчетов. Должна быть введена хотя бы одна запись в этот справочник |
Определяет, какую часть от общей стоимости проживания или услуг оплачивает сам гость при поселении, а какую часть - профсоюзная или другая организация. Позволяет рассчитать, какую сумму наличными гость должен заплатить |
31 |
Настройка параметров, прямо влияющих на стоимость проживания и услуг. |
||||
16. Тарифы |
! |
Справочники ► Финансовые ► Тарифы |
Содержит перечень всех тарифов, используемых на предприятии |
32 |
17. Сезонность |
! |
Справочники ► Финансовые ► Сезоны |
Служит для определения границ между ценовыми сезонами |
33 |
18. Возрастные группы |
! |
Справочники ► Финансовые ► Возрастные группы |
Служит для определения возрастных градаций, для которых установлены различные цены |
33 |
19. Политика поселения |
|
Настройка ► Политика поселения. Если перед этим в справочнике схем взаиморасчетов было создано более 1-ой схемы, здесь следует выполнить настройку, какую из этих схем следует применять при поселении «от стойки». Также следует выполнить настройку тарифа, используемого по умолчанию при поселении. |
Определяются общие правила, применяемые при поселении клиента |
17-19 |
|
20. Политика бронирования |
! |
Настройка ► Политика бронирования. Аналогичная настройка выполняется и для значений по умолчанию при оформлении заявки на бронь. |
Определяются настройки, важные при выполнении бронирования |
19-20 |
|
Заполнение прайс-листов. |
|
||||
21. Прейскурант на проживание |
! |
Справочники ► Прейскурант на проживание |
Вводятся цены на проживание, необходимые для расчетов стоимости проживания по «гостиничной» схеме |
33-34 |
|
22. Каталог услуг |
У |
Справочники ► Услуги ► Каталог услуг. На данном этапе выполняется только настройка цен на услуги. |
Вводятся цены на дополнительные услуги |
28 |
|
Настройки, связанные с путевками. |
|||||
23. Типы путевок |
П |
Справочники ► Путевки ► Типы путевок |
Содержит перечень возможных типов путевок |
35 |
|
24. Заезды |
П |
Справочники ► Путевки ► Заезды. Если предприятие не работает с цикличкой, здесь должна быть введена одна запись (интервал заезда), охватывающий весь период деятельности предприятия. |
Справочник используется, если клиенты заезжают в строго определенные дни (цикличка). |
36 |
|
Настройки данных о контрагентах. |
||||
25. Типы контрагентов |
|
Справочники ► Контрагенты ► Типы контрагентов. Стоит заполнять, если у предприятия очень большой список контрагентов, и их стоит разделить на группы |
Содержит список типа фирм (юридических лиц) |
36 |
26. Юридические лица |
! |
Справочники ► Контрагенты ► Юридические лица. Обязательно вносится информация о собственной организации. Также желательно занести сведения о прочих контрагентах, от которых могут быть получены заявки на бронирование, или от которых может прибыть клиент с путевкой. |
Содержит список всех контрагентов – юридических лиц |
37-39 |
27. Льготы |
|
Справочники ► Контрагенты ► Виды льгот. Настройка важна только предприятиям, сдающим отчетность по «Рекреационному сбору». |
Определяет перечень типовых причин, по которым клиент может иметь льготы при расчете стоимости проживания или услуг |
40 |
28. Социальные группы |
|
Справочники ► Контрагенты ► Социальные группы. Настройка важна только предприятиям, сдающим статистическую отчетность в разрезе социальных групп. |
Определяет перечень социальных групп населения, в разрезе которых необходимо формировать статистическую отчетность |
41 |
29. Должности |
|
Справочники ► Контрагенты ► Должности. Настройка важна только предприятиям, сдающим статистическую отчетность в разрезе должностей принимаемых гостей |
Определяет перечень должностей, в разрезе которых необходимо формировать статистическую отчетность |
41 |