1.4 Создание отчетов

Отчеты — наиболее удобный инструмент для просмотра на экране или печати на бумаге готовой информации. Информация может быть представлена с различным уровнем детализации, использованием итоговых вычислений, рисунков и диаграмм.

Отчеты очень похожи на формы. Они составляются на основе таблицы или запроса, а если вы открыть отчет в режиме конструктора, то наверняка можно отметить сходство с формой. Однако предназначены отчеты для несколько других задач. Если формы используются в основном для ввода информации в базу данных, то отчеты выдают эту информацию в виде, максимально удобном для просмотра на экране или для печати на бумаге.

Как и формы, отчеты можно создавать различными способами: вы можете создать автоотчет, воспользоваться мастером отчетов или создать отчет самостоятельно в режиме конструктора. При создании отчетов, как и при создании форм, удобнее всего воспользоваться мастером отчетов, а при необходимости подкорректировать созданный отчет в режиме конструктора.

Для создания отчета, как и для создания других объектов, следует переключиться на закладку «Отчеты» окна базы данных и нажать кнопку «Создать». При этом, как и при создании формы, Access выведет на экран окно, в котором предложит указать способ создания отчета и таблицу или запрос, на основе которого он должен быть создан. Если вы выбрали создание отчета с помощью мастера, Access задаст несколько вопросов о создаваемом отчете, чтобы настроить его вид в соответствии с вашими желаниями.

Для исправления некоторых недостатков следует воспользоваться режимом конструктора. Перейти в режим конструктора из режима просмотра отчета можно с помощью той же кнопки «Вид» панели инструментов, которой пользуются для таблиц и запросов.

1.5 Страницы доступа к данным

Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД  Microsoft Access (начиная с Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

1.6 Макросы

Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

1.7 Модули

Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс пользователя, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами пользователя, которые позволяют создавать приложения для решения задач, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке Microsoft Visual Basic for Applications. Для автоматизации процесса создания объектов Access используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктором. Он предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц доступа к данным используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Множество мастеров Access позволяет еще более автоматизировать процесс создания объектов, анализировать таблицы базы данных и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется Мастер, который поможет их выполнить (Мастер подстановок, запросов, Мастера по созданию форм и отчетов, диаграмм, Диспетчер кнопочных форм, Мастера баз данных и т.д.).