1. Характеристика Microsoft Access.

Microsoft Ассеss является Системой Управления Базами Данных (СУБД). Все версии Microsoft Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление данных в виде таблиц, графиков, отчетов.

База данных в Access состоит из объектов нескольких типов. Перечислим основные типы этих объектов:

- Таблицы — в них хранится информация. Подобно бумажной таблице, в таблице базы данных имеются столбцы, называемые полями и строки, называемые записями. На пересечении строк и столбцов находятся значения полей.

- Запросы — объекты, напоминающие таблицы, поскольку также являются набором записей. Однако этот набор может формироваться на основе нескольких таблиц, включать в себя не все поля и не все записи. Правила отбора записей определяются запросом.

- Формы — инструмент для заполнения таблиц и их изменения. Формы позволяют сделать эти действия более наглядными и удобными. Заполнение форм напоминает заполнение бумажных бланков.

- Отчеты — инструмент, предназначенный для подготовки информации к печати.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

С базой данных могут одновременно работать несколько пользователей. Поэтому ее уже нельзя заблокировать для других, пока с ней работаете вы. Вместо этого каждое вносимое в базу данных изменение сразу же сохраняется в базе данных.

Для того чтобы создать базу данных необходимо запустить Microsoft Access. На экран выведется окно, в котором предлагается открыть существующую базу данных или создать новую. Чтобы создать базу данных, в этом окне следует выбрать опцию «Новая база данных». Как и в других программах пакета Microsoft Office, создать базу данных можно из шаблона. Для этого следует выбрать опцию «Запуск мастера». Окно базы данных имеет несколько закладок по типам объектов, входящих в базу данных — таблицы, запросы, формы и так далее.

1. 1 Создание таблиц

Для создания таблицы необходимо, находясь на закладке «Таблицы» этого окна, нажать на кнопку «Создать». Access предложит вам выбрать способ создания таблицы. Режим Таблицы и режим Конструктора связаны между собой: какой бы из них вы не выбрали, вы сможете переключаться между этими режимами. В режиме таблицы отображается ее содержимое, а в режиме конструктора — поля таблицы и их тип. Мастер таблиц предлагает воспользоваться готовыми заготовками для таблиц. Импорт таблиц позволяет превратить в таблицу Access таблицы, созданные в других СУБД или в Ехсеl. Наконец, режим связи с таблицами позволяет работать с таблицами, находящимися во внешних файлах, не импортируя их оттуда.

В режиме Конструктора указываются поля, входящие в таблицу и их тип. Кроме того, для каждого поля можно настроить множество свойств, таких как:

• размер поля;

• формат поля, который позволяет указать, в каком формате значение поля выводится на экран или на печать.

• условие на значение поля, которое позволяет ограничить вводимые в поле данные.

• можно указать, является ли это поле обязательным для заполнения.

Для каждого поля необходимо указать его тип, поскольку данные разных типов хранятся и обрабатываются по-разному.

Кроме того, можно указать ключевое поле. Ключевое поле необходимо, чтобы по нему всегда можно было отличить записи друг от друга (выражаясь научным языком, значение этого поля должно быть уникальным для каждой записи). Ключевые поля необходимо создавать практически в каждой таблице.

Поскольку значение ключевого поля для каждой записи должно быть уникальным, Ассеss при заполнении таблицы будет следить, чтобы в ней не оказалось двух записей с одинаковыми значениями ключевых полей. Ассеss предлагает использовать для ключевых полей специальный тип данных — «Счетчик». При использовании этого типа данных для ключевого поля Ассеss автоматически будет заполнять его уникальным числом.

Ввод и редактирование информации осуществляются в режиме таблицы. Если вы находитесь в одном из двух режимов — конструктора или таблицы — вы можете переключаться между ними с помощью кнопки «Вид».

Все таблицы в Microsoft Access необходимо связать между собой. Связывание таблиц в Access — потрясающе простая операция. Для этого необходимо лишь открыть окно «Схема данных» с помощью команды Сервис->Схема данных или кнопки «Схема данных» на панели инструментов. После этого воспользовавшись кнопкой «Добавить таблицу» вы добавляете в это окно интересующие вас с точки зрения связей таблицы (при первом открытии окна Access автоматически откроет окно для добавления таблиц). Осталось лишь связать таблицы, перетаскивая мышью связываемые поля из одной таблицы в другую.