1.2 Создание запросов

База данных должна быть в состоянии отвечать на разнообразные вопросы о содержащейся в ее таблицах информации. Подобные вопросы к базе данных называются запросами. Запрос — это правило, по которому информация должна извлекаться из базы данных. При выполнении запроса по этим данным отбираются записи в одной или, чаще всего, в нескольких таблицах, после чего

из них формируется ответ в табличном виде. Этот ответ, как и таблица, может быть просмотрен или изменен (при изменении записей в нем изменяются записи в таблицах, по которым он был создан). На основе запроса может быть создана форма, он может использоваться для подстановки.

Однако между запросами и таблицами существует принципиальная разница. Запрос — это динамический набор данных. Результат выполнения запроса не хранится в базе данных, в отличие от таблицы. Хранится лишь само правило отбора записей из таблиц.

Типы запросов:

Существуют различные виды запросов. Основные из них: запрос на выборку и запрос на изменение. Запрос на выборку действует именно так, как было описано выше — отбирает по определенным критериям (условия отбора) записи в таблицах. Запрос на изменение действует так же, но кроме отбора записей он может изменять записи в таблицах, создавать новые записи, создавать или удалять таблицы.

Для создания запроса следует в окне базы данных переключиться на закладку «Запросы» и нажать на кнопку «Создать». После этого Access попросит указать способ создания запроса. Лучше всего пользоваться режимом конструктора, поскольку этот режим позволит наиболее гибко настроить ваш запрос.

При создании запроса в режиме конструктора Access сначала выводит на экран окно, в котором просит указать таблицы, которые будут использоваться в запросе.

После того, как таблицы выбраны, можно приступать к указанию полей, включаемых в запрос. Для этого в верхней части окна изображены задействованные в запросе таблицы. Для того чтобы включить какое-либо поле в запрос просто перетащите его мышью на один из столбцов в нижней части окна. Поля в запросе будут располагаться в том же порядке, в котором вы расположите их в этих столбцах.

1.3 Создание форм

Формы — это инструмент, предназначенный для удобного введения и редактирования записей таблицы, или нескольких таблиц. С помощью форм можно красиво оформить данные, применять цветовое выделение и заливку, на формах отображаются OLE-объекты, такие как рисунки. Кроме того, если хорошо продумать форму, то при необходимости на экране можно уместить одновременно несколько десятков записей. Наконец, формы можно сделать похожими на привычные бумажные бланки.

Создание форм:

Существует несколько способов создания таблиц:

• Создать автоформу. В этом случае потребуется лишь указать таблицу, для которой вы создаете форму. Все остальное Access сделает самостоятельно. Однако, поскольку все делается автоматически, вы не сможете повлиять на вид формы или указать, какие поля следует включить в форму.

• Воспользоваться мастером форм. Мастер форм выполнит за вас всю техническую работу, задав несколько вопросов. Если вы не планируете создавать очень сложную форму, мастер форм будет лучшим выходом. При использовании мастера Access ведет себя более интеллектуально, чем при использовании автоформу.

• Создать форму в режиме конструктора. Access не делает здесь для вас абсолютно ничего. Вам предлагается пустое окно формы, которое вы заполняете элементами управления, такими как поля ввода, кнопки и т. д. и связываете эти элементы управления с полями таблиц.

После того, как форма создана, вы также можете воспользоваться режимом конструктора.

Чтобы воспользоваться формой, нужно выбрать ее на закладке «Формы» окна базы данных и либо нажать кнопку «Открыть», либо дважды щелкнуть на имени формы. Кроме того, Access может открыть форму сразу после ее создания с помощью мастера (если вы не выбрали редактирование формы в режиме конструктора).

В открывшемся окне вы можете выбрать создание нового объекта (типы объектов ограничены списком) или открытие объекта из существующего файла.