Методичний посібник для шкіл

ВСТУП

Рівень вимог до якості і продуктивності управлінської праці як світі, так і в нашій країні безперервно підвищується. Природним наслідком цього процесу є кардинальна зміна уявлень про те, чим має бути оснащене, скільки може і має коштувати робоче місце службовця офісу, адміністратора, плановика, економіста-аналітика, статистика, фінансового працівника. Характер виконуваної ними роботи такий, що 80­­–90% їхнього ефективно використовуваного робочого часу витрачається на операції, які належать до інформаційних технологій, тобто на пошук, одержання, зберігання, обробку і передачу інформації.

Про масштаби і значення сфери автоматизації процесів управління можна судити по тому, що майже половину витрат на придбання засобів обчислювальної техніки витрачається на обладнання і програмне забезпечення так званого автоматизованого офісу (Office Automation).

Технічне забезпечення такої автоматизації складається, в основному, із настільних засобів обчислювальної техніки (персональних комп'ютерів та дисплеїв, принтерів, сканерів і т.д.), обладнання зв'язку (локально обчислювальних мереж та модемів, які використовують телефонні або високошвидкісні лінії дискретного зв'язку), копіювальних апаратів. у свою чергу, їх масове застосування в офісах неможливе без відповідного програмного забезпечен­ня.

Одним із основних процесів в інформаційній технології є документообіг, об'єм якого зростає, не зважаючи на заходи по його скороченню. Документообіг включає процеси створення, реєстрації, зберігання, редагування і обігу текстових документів і таблиць. Основними інформаційними одиницями, дані із яких постійно використовуються, поновлюються, поповнюються і обробляються, в більшості випадків є документи табличного типу, які необхідні при розв'язуванні планово-економічних задач, бухгалтерському і банківському обліку, проектно-кошторисних роботах і т.п. У тому випадку, коли даних, які заносяться в таблицю, небагато і розрахунок по формулах проводиться один раз, заповнювати таблицю можна і за допомогою мікрокалькулятора. Якщо ж даних багато і таблицю доводиться заповнювати постійно, працівник відчуває дискомфорт, швидко втомлюється, що призводить до появи помилок. Такі роботи належать до розряду рутинних. Під рутинними операціями розуміють роботи, які регулярно виконуються і характеризуються великим обсягом і незначною обробкою даних. Для виконання такого роду робіт доцільно залучати персональні комп’ютери. Саме для проведення розрахунків на комп'ютері в табличній формі були розроблені пакети прикладних програм, які прийнято називати табличним процесором.

Табличні процесори зробили переворот в обробці великих масивів економічної інформації. Вони стали обов'язковим елементом автоматизації офісної та управлінської діяльності, входячи в програмне забезпечення офісних комп’ютерів.

Перша така програма, яка реалізувала концепцію електронних таблиць, VisiCalc була розроблена Д.Брикліном і Б.Фрестоном у 1979 р. Згідно з цією концепцією формат електронної таблиці – це екран дисплея з сіткою, поділяючою його на колонки і рядки, які позначені відповідно буквами і цифрами. За цим же принципом побудовані такі пакети прикладних програм як Lotus 1-2-3, Multiplan, Supercalc, QuatroPro, Exсel та ін.

Можливості табличних процесорів визначаються, з одного боку, характеристиками власне пакету програм (об'ємом таблиці, кількістю рядків і колонок), а з другого, технічними характеристиками комп’ютерів (потрібним об'ємом оперативної пам'яті, мінімально необхідним об'ємом зовнішньої пам'яті комп’ютерів).

Табличні процесори забезпечують:

• введення, зберігання і редагування великої кількості даних;

• автоматичне проведення обчислень при зміні вихідних даних;

• дружний інтерфейс;

• наочність та природну форму документів, зображених на екрані дисплею;

• ефективну систему документування інформації.

Наведені можливості дозволяють рекомендувати табличні процесори для розв'язку задач, які потребують обробки великих масивів інформації без дуже складних логічних умов, не потребуючи при цьому знань в області програмування.

Сучасні табличні процесори реалізують цілий ряд додаткових функцій:

• можливість роботи в локальній обчислювальній мережі;

• організацію зв’язку на рівні обміну файлами з іншими програмними засобами;

• можливість роботи з тривимірною організацією електронних таблиць;

• введення системи макропрограмування.

Ці додатки дають можливість використовувати табличні процесори як інформаційні системи як самостійно, так і в сукупності з системами управління базами даних, а також підключати їх до інших інструментальних засобів як інструмент обробки інформації.

Призначення та області застосування табличних процесорів

Табличний процесор призначений для розв'язку задач, де істотні легкість введення і доступу до інформації, швидкий перерахунок залежностей між даними і можливість графічного зображення, але не дуже актуальні контроль типів даних, різного роду обмежень і порівняно невеликий загальний об'єм інформації. Він забезпечує:

• проектування структур таблиць на екрані монітора;

• включення в таблицю рядків і колонок, наприклад 65536 рядків і 256 колонок у Excel;

• представлення чисел в таблиці в різних форматах;

• оперативну зміну структури таблиці без втрати раніше введеної інформації;

• негайний перерахунок великого об'єму заданих обчислень при зміні вихідних даних;

• введення і редагування даних в екранному режимі;

• захист клітинок таблиці від несанкціонованих дій;

• запис таблиць на диск;

• друкування таблиць;

• контекстну допомогу у будь-який момент сеансу роботи;

• розширений інтерфейс користувача, який базується на меню команд.

У ньому разом з основними реалізовані такі додаткові можливості:

• управління даними, які дозволяють створювати і використовувати невеликі за об'ємом і структурою бази даних;

• пошук та сортування даних, які містяться в таблицях;

• команди управління екраном дисплею і видимою на ньому частиною таблиці;

• командні файли, за допомогою яких табличний процесор набуває властивостей інтерпретатора простої мови програмування високого рівня;

• встановлення зв'язку (інтерфейсу) з іншими програмними системами, які застосовуються на персональних комп'ютерах.

Табличні процесори застосовуються для розв'язання таких задач:

• просто, як великий матричний калькулятор, коли необхідно швидко обрахувати табличні дані за деякими формулами;

• для розрахунків за встановленими формами, коли ви один раз визначаєте шаблон таблиці, а потім періодично проводите розрахунки, змінюючи лише вхiднi дані;

• для моделювання результатів прийняття рішень типу «що буде, якщо...». Якщо відомо, що результати залежать від вихідних даних по деяких формулах, то можна задати ці залежності i, змінюючи вихiднi дані, порівнювати одержані результати з метою вибору оптимального варіанту рішення;

• для представлення табличних даних у графiчнiй формі (ділова графіка). За допомогою табличного процесора можна побудувати багато видів графiкiв.

Матеріал, який розглядається далі, базується на табличному процесорі Excel, який в даний час має широке застосування серед користувачів комп’ю­терів, які в своїй роботі використовують операційну систему MS Windows.

1. Основи роботи з Excel Основнi поняття та термiнологiя

Табличний процесор – прикладна програма, призначена для обробки таблиць.

Робоча книга – це основний документ, який використовується в Excel для зберігання і обробки даних. Вона складається з окремих робочих листів, кожен із яких може містити дані. Кожен робочий лист (електронна таблиця) – це документ, який ви створюєте i обробляєте в оперативній пам’яті комп’ю­тера. Цей документ має табличну структуру i складається з колонок i рядків. Максимальний розмір електронної таблиці в Excel становить 256 колонок на 65536 рядків (без даних). Колонки в електронній таблиці (верхня частина вікна документа) позначаються латинськими буквами від А до Z, потім їх комбiнацiями від AA до AZ i т.д. до IV. Рядки позначаються арабськими цифрами від 1 до 65536 по лівому краю вікна документа. Слід також відмітити, що пустографка – це пуста таблиця, доступна для роботи. Тоді електронна таблиця – це таблиця, яка містить дані.

Перетинаючись, рядки i колонки утворюють клітинки, які є основними елементами для зберігання даних у таблиці. Кожна клітинка має власне ім’я (адресу), яка утворюється із назв колонок і рядків, на перетині яких знаходить­­­­­ся ця клітинка. Так, наприклад, клітинка, яка знаходиться на перетині колонки C і рядка 15, позначається C15, тобто має адресу C15. Приклади позначень клітинок: D7, R8, AZ27, CD2581.

Кожна клітинка може бути використана для трьох основних цілей:

• зберігання тексту (заголовок таблиці, ім'я поля і т.п.);

• зберігання чисел;

• посилання на розрахункову формулу, по якій здійснюються обчислення на основі даних, які зберігаються в інших клітинках таблиці.

Мiстиме клітинки будемо називати значенням цієї клітинки. Клітинку, з якою ви працюєте в даний момент часу, будемо називати активною. Тобто активна клітинка – це клітинка, в яку вводяться дані і яка виділена чорною рамкою.

Група клітинок, що утворює прямокутник, називається діапазоном клітинок. Група колонок, розташованих послідовно, називається діапазоном колонок, а група послідовних рядків – діапазоном рядків. Діапазон клітинок позначається координатами верхньої лівої i нижньої правої клітинок цього діапазону, розділених двокрапкою, наприклад: A1:C9, BE13:DZ24. Отже символ двокрапка (:) є оператором діапазону. Якщо діапазон являє собою фрагмент колонки, то роль верхнього лівого кута вiдiграє верхня клітинка фрагмента, а нижнього правого – нижня клітинка. Для фрагмента рядка – вiдповiдно ліва i права клітинки.

У нижній частині робочих листів знаходяться корінці (вкладки), за допомогою яких можна визначити, який робочий лист у робочій книзі є активним. Ці корінці поіменовані Лист 1, Лист 2, Лист 3 і т.д. Кожна робоча книга може мати не більше 255 листів. За умовчанням в Excel використовується 3 робочих листи.

Щоб перейти у меню натисніть клавішу F10. «Вибрати пункт меню» означає, що необхідно підвести курсор до заданого пункту i натиснути клавішу Enter або вказати курсором мишки на даний пункт меню і натиснути ліву кнопку мишки. (В останньому випадку клавішу F10 натискати не потрібно.) Крім того, ви можете вибирати пункт iз меню натисненням буквеної кла­вiшi, вiдповiдаючої підкресленій букві в пункті меню.

Початок роботи з Excel

Щоб запустити Excel, виконайте команду ПускПрограммы  (Мiсrоsoft Оffice)Мiсrоsoft Excel. Ви також можете створити засобами Windows ярлик на робочому столі. Після чого, двічі клацнувши лівою кнопкою мишки на цьому ярлику, ви також завантажите Excel.

Первісне вікно Мicrоsоft Excel містить елементи меню, а також панелі інструментів, які містять кнопки для створення нової робочої книги, відкриття існуючої тощо.