Департамент аграрної освіти та науки
Харківський національний технічний університет сільського господарства імені Петра Василенка
ЛАБОРАТОРНИЙ ПРАКТИКУМ ДЛЯ ВИВЧЕННЯ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕСОРА Microsoft Excel
(Частина 2)
Методичні рекомендації для самостійного навчання для студентів 1, 2, 5 курсів денної та заочної форми навчання
Харків 2005
Автори - укладачі:
Путятін В.П., професор
Чалий І.В., к.т. н., доцент;
Левкін А.В., ст. викладач;
Цуканов В.Ю., к.т. н., доцент;
Коваленко С.Н., асистент;
(Харківський національний технічний університет сільського господарства імені Петра Василенка)
Коваленко С.В., асистент
(Національний технічний університет «ХПІ»)
Рецензенти:
Степанов В. П., кандидат технічних наук, професор кафедри «Інформатика» (Харківський Національний технічний університет радіоелектроніки);
Фурман І. А. завідувач кафедри «Автоматизації та комп’ютерних технологій», доктор технічних наук, професор (Харківський національний технічний університет сільського господарства).
Схвалено та рекомендовано до видання Радою Навчально-методичного центру по заочній формі навчання у закладах освіти 3-4 рівнів акредитації аграрного профілю (план видання учбово-методичної літератури на 2004-2005 н.р., рег. № 097/2002 від 19.05.2004 р.).
Лабораторна робота 5 Організація даних за допомогою фільтрів і сортування
Ціль: навчитися застосовувати фільтрацію списків у Excel
1.Указівки до виконання роботи
1.1.Застосування користувальницького автофильтра
У Excel списком називається послідовність рядків робочого листа, що позначена мітками , що містять в однакових стовпцях дані одного типу.
Фільтрація списку дозволяє знаходити і відбирати для обробки частина записів у списку, чи таблиці базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран тільки ті рядки, що містять визначене значення чи відповідають визначеним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими.
У Excel для фільтрації даних використовуються команди «Автофильтр» і «Расширенный фильтр». Якщо використовуються прості критерії, то для вибору потрібної інформації досить команди «Автофильтр». При використанні складних критеріїв варто застосовувати команду «Расширенный фильтр».
О
бидва
режими фільтрації викликаються в
результаті вибору команди «Данные»
- «Фильтр».
Команда «Данные»-«Фильтр»-«Автофильтр» поміщає кнопки списків, що розкриваються, (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок з мітками стовпців. За допомогою цих кнопок можна вибрати рядка таблиці, який необхідно вивести на екран. При виборі однієї з опцій списку, що розкривається: «Все», «Первые 10» чи «Условие», на екран можуть виводитися всі рядки списку, частина списку найбільших і найменших значень, а також елементи списку, що задовольняють зазначеній умові.
П
ри
виділенні елемента в списку, що
розкривається, Excel тимчасово ховає
рядки, що не містять даний елемент. Для
повернення вихідного списку варто
вибрати команду «Данные»-«Фильтр»-
«Отобразить
все»
чи «Данные»
- «Фильтр»
- «Автофильтр».
Зауваження. У Excel існує можливість сховати (потім відобразити) непотрібні у визначений момент дані, щоб вони не заважали працювати з іншими даними. Особливо це корисно якщо таблиця з якою приходиться працювати не вміщається на моніторі, тобто в основному вікні Excel і постійно приходиться користатися кнопками прокручування зображення, щоб переглянути вміст «закадрових» комірок.
Розглянемо приклад. На малюнку, що був приведений вище назви комірок записані в наступному порядку A, B, C, ..., BH, BI, BJ, BK,... Таблиця, з якою приходиться працювати містить обороти одного будівельного підприємства за рік, тобто покупка і продаж (використання) матеріалів за період січень-грудень. У визначений момент часу знадобилося працювати тільки з жовтнем, тому довелося сховати дані за січень – вересень. Для того щоб це зробити, необхідно спочатку виділити стовпці (одним з розглянутих раніше способів) D,E,F,..., BA, BB, BC, BD, BE, BG. Далі використовувати меню «Формат» - «Столбец» - «Скрыть». У результаті одержимо те, що зображено на малюнку. Для того, щоб відобразити всі сховані дані, необхідно виділити два стовпці, що обмежують сховану область, у даному випадку це C і BH, а далі використовувати «Формат» - «Столбец» - «Отобразить».
Аналогічним образом можна сховати і відобразити рядка.
Зупинимося більш докладно на фільтрації.
Очевидно, що при виборі опції «Все» у списку, що розкривається, жодна запис у списку чи таблиці не зміниться. Опція «Все» існує саме для відновлення вихідного списку з усіма відображуваними записами.
При виборі опції «Первые 10», як цеясно з назви, будуть відображені тільки перші 10 записів.
При виборі опції «Условие» випадає вікно «Пользовательский автофильтр».
П
оле,
до якого застосовується фільтр (у даному
випадку це «Название
материала»
- див. малюнок вище). У списку, що випадає,
можна вибрати одну з наявних умов, що
застосовуються або:
до числових значень: дорівнює, менше, більше, більше чи дорівнює, менше чи дорівнює, не дорівнює;
до текстових даних: починається з, не починається, закінчується на, не закінчується, містить, не містить.
Розглянемо приклад, необхідно отфильтровать запису, що описують обороти по сталі. Для цього вибираємо в полі «Название материала» рядок у списку, що випадає, «содержит», а в порожнім полі праворуч пишемо назву - «Сталь». Далі – ОК. У результаті фільтр виведе всі рядки имеющие слово «Сталь».
Відзначимо також, що у вікні «користувальницького автофильтра» є також дві логічні кнопки: И, ИЛИ. Вони дуже корисні у випадках, якщо необхідно використовувати подвійну умову. Приведемо приклад. Необхідно отфильтровать нотатки списку, лікеро-горілчаних виробів проданих магазином з умовою одержання назв тих виробів, що по вартості від 20 до 100 $. Для того, щоб указати такий діапазон 20-100 і отфильтровать нотаткине обхідно виконати такі дії:
1.Установити фільтр, використовуючи меню «Данные» - «Фильтр» – «Автофильтр». У результаті, кожен стовпець має список, що випадає. Вибираємо стовпець з цінами товару й у списку, що випадає, вибираємо підміню «Условие».
2.У «користувальницькому автофильтре» вибираємо у верхнім лівому полі «больше», у верхнім правому полі «20$», у нижнім лівому полі «меньше», у правому нижнім полі «100$». Крім того, необхідно відзначити умова «И», далі ОК. У результаті одержимо відфільтрований список із шуканими назвами.
А тепер розглянемо випадок, коли необхідно одержати відфільтрований список з іншими умовами за ціною: від 0 до 20$ чи від 100$ і вище.
У цьому випадку, щоб домогтися мети вже необхідно вибрати як умову «ИЛИ», а у вікнах редагування «Меньше» - «20$» і «Больше» - «100$» відповідно. Далі за аналогією.
