6. Робота з базою даних

База даних (приклад БД наведений на рис. 1) в Excel – це робочий лист, сформований за відповідними правилами у вигляді списку. Список формується на основі трьох основних структурних елементів:

• Записи. Список складається із записів. Запис повинен бути настільки детальним, наскільки це вам потрібно. Кожний рядок таблиці – це запис;

• Поля. Це окремі елементи даних у записі. Запис складається з полів. Кожне поле у запису може стати об'єктом пошуку записів чи сортування. Записи можуть включати стільки полів, скільки потрібно. Кількість полів у кожному запису однакове. Поля повинні містити неподільні, незалежні елементи даних, які мають певний зміст. Кожна колонка таблиці – це поле;

• Рядок назви складається з назв колонок і розташований на початку списку. Назви є мітками відповідних полів. Рядок назви вміщує всі імена полів. Його рекомендується виділити за допомогою форматування (наприклад, обвести товстою рамкою, збільшити шрифт тощо) на фоні власне записів списку.

Введіть у робочий лист Excel дані за цими правилами, і табличний процесор перетвориться на систему управління базами даних (СУБД), здатну автоматично аналізувати дані і ефективно маніпулювати ними. При створенні списку не слід:

• відділяти рядок назви від записів порожніми рядками чи рядками, які містять пунктирні лінії;

• відділяти поля порожніми колонками;

• починати поле з пропусків;

• розташовувати на одному листі зі списком інші дані.

Створення списку

Для побудови списку необхідно:

• ввести рядок назви. В кожній колонці цього рядка введіть назву відповідного поля запису;

• клацнути на будь-якій з клітинок рядка назви;

• виконати команду ДанныеФорма. З'явиться діалогове вікно з полями, які відповідають створеним назвам колонок. Ця форма зручна для введення даних. За заголовок форми приймається ім'я робочого листа;

•

Tab

ввести дані в кожне поле списку. Для переходу з поля в поле використовується клавіша . Закінчивши вводити дані в усі поля, клацніть на кнопці Добавить. Дані помістяться в список як записи. Потім можна вводити наступний запис. Клацнувши ще раз на кнопці Добавить, Ви вставите в список наступний запис і т.д.

Якщо Вам потрібні ширші поля введення даних у формі, збільшіть ширину однієї з колонок таблиці, посунувши праву межу. У формі поля введення мають ширину, яка відповідає найширшій колонці рядка назви БД.

У діалоговому вікні форми є кнопки, за допомогою яких користувач може проводити такі дії над записами:

• Добавить – добавити записи в список;

• Удалить – видалити поточний запис;

• Вернуть – відмінити будь-яку зміну, виконану в межах даного запису;

• Назад – повернутись на один запис назад;

• Далее – перейти до наступного запису;

• Критерии – пошук записів відповідно до заданих критеріїв;

• Закрыть – закрити діалогове вікно.

Поточний запис у діалоговому вікні форми можна редагувати.

Пошук записів

Коли клацнути на кнопці Критерии, то форма перетворюється в інструмент пошуку. Критерієм пошуку може бути значення у будь-якому полі чи їх комбінація. Щоб ввести новий критерій, клацніть на кнопці Очистить і почніть все спочатку. Щоб знайти групу записів, можна використати критерії типу =, > або <.