2. Службові листи, їх види, реквізити.

Існує багато різних видів службових листів: інформаційні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів: „Просимо взяти участь у...”, „Запрошуємо Вас...”, „Ми раді запросити Вас...”. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають дату і час їх проведення.

Супровідними листами адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Починати їх слід такими зворотами: „Надсилаємо...”, „Відправляємо...”. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, варто починати такими фразами: Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Основні реквізити ділового листа:

• Штамп (повна назва установа – автора листа).

• Номер і дата листа.

• Назва установи-адресата.

• Текст листа (вступна частина; основна частина).

• Підпис керівника організації.

• Печатка.

Зразок листа-прохання:

Директорові Центральної наукової

бібліотеки імені В. Г. Короленка

Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри авіації та космонавтики Микитенку Віктору Анатолійовичу, який працює над проблемами оптимізації викладання механічних пошкоджень авіадвигунів студентам Сло’янського авіаційного коледжу.

Дата Начальник Сло’янського

авіаційного коледжу (підпис)

Печатка

3. Телеграма, факс.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка).

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства – відправника.

Усе більшого поширення зараз набувають швидкі засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок, за допомогою якого передаються телефаксограми(факси). Факс - документ, отриманий за допомогою спеціального апарата (телефаксу) по телефонним каналам зв'язку. Факс є по суті копією переданого документа. По телефаксу можуть бути передані будь-які види документів і додатків до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотографії. Однак факси в більшості випадків є різновидом ділової переписки між діловими партнерами й організаціями.

Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленню ділового листа, тільки в реквізиті Адресат замість поштової адреси вказується код міста й номер факсу одержувача. Додатковими даними, які проставляє сам апарат(телефакс) є: - код відправника; - дата й час передачі, а також її тривалість; - номер телефаксу, з якого передана информація; - кількість переданих сторінок. Якщо отримані факси містять важливу інформацію й призначені для тривалого використання, їх необхідно скопіювати.