2.5. Зарубежные командировки

В первую очередь обсудим вопросы выдачи средств в подотчет сотруднику для зарубежной командировки.

Если мы обратимся к Закону "О валютном регулировании и валютном контроле", то увидим, что согласно ст. 9 Закона выдача средств в подотчет в валюте является разрешенной валютной операцией, но ст. 14 Закона установлено, что выдача средств должна осуществляться безналичным путем, т.к. в составе разрешенных наличных операций в валюте она не названа.

Получается, что идеально отвечают ограничительным требованиям валютного законодательства корпоративные карты организации, которые выдаются в подотчет командированному работнику.

Кстати, обратите внимание, что новой арбитражной практикой (Постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 N 2942/10) установлено, что открытие корпоративного карточного счета требует уведомления налогового органа в течение 7 рабочих дней в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ. Также об открытии карточного счета организации требуется сообщить в ПФР и ФСС РФ в течение 7 дней согласно п. 1 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Обратите внимание! Если организация заинтересована в выдаче в подотчет наличной иностранной валюты, то:

во-первых, следует помнить об обязанности ее приобретения в уполномоченном банке с обязательным открытием юридическим лицом валютного банковского счета;

во-вторых, несмотря на наличие положительной арбитражной практики в пользу налогоплательщика (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07), Росфиннадзор продолжает настаивать на незаконности наличной выдачи валюты в подотчет.

Еще один способ наделения сотрудника денежными средствами для зарубежной командировки - это безналичное перечисление валюты с валютного счета организации на валютную пластиковую карту физического лица.

ЦБ РФ не возражает против такого способа выдачи средств - Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513.

Здесь есть одна тонкость. Рассчитываться в валюте работник будет со своей личной карты, составив после командировки авансовый отчет. Но банк спишет комиссию за снятие валюты. Возможно ли будет учесть для целей налогообложения прибыли эту комиссию? К сожалению, нет. Если бы это была комиссия, связанная с использованием корпоративной карты, то такие комиссии можно учесть в целях налогообложения без ограничений.

Однако комиссию, которая снята с личной банковской карты работника, невозможно будет учесть в налоговом учете юридического лица. Организация вправе в дальнейшем компенсировать затраты работнику. Однако в этом случае, выплачивая премию или материальную помощь, возникнут дополнительные налоги - НДФЛ и страховые взносы.

И наконец, выдача средств в рублях.

Действующее законодательство не запрещает при направлении работника в заграничную командировку выдавать ему аванс в рублях. Однако, по мнению некоторых специалистов, в таких случаях существует риск привлечения организации к административной ответственности за нарушение валютного законодательства.

Риск связан с тем, что налоговые органы рассматривают самостоятельное приобретение работником валюты как приобретение организацией наличной валюты через подотчетное лицо - представителя организации, минуя уполномоченный банк. Такое приобретение организацией наличной валюты:

- является запрещенной валютной операцией в силу ст. ст. 9 и 14 Закона "О валютном регулировании и валютном контроле";

- противоречит Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2010 N 136-И. Согласно этой Инструкции операции по обмену могут совершаться только самим физическим лицом, а не представителем организации.

На самом же деле сотрудник покупает валюту от собственного имени, не предъявляя доверенность от компании, а значит, и не представляет последнюю. С того момента, как фирма выдала аванс на командировку, работник действует самостоятельно и может сам решать, где именно обменять рубли на иностранную валюту.

Примечание. Если работник приобретает валюту в банковской организации как самостоятельное лицо, а не как представитель организации, то справку банка лучше в организацию не представлять, но тогда расходы по обмену валюты нельзя будет принять к бухгалтерскому и налоговому учету. А в случае если организация решит все-таки возместить работнику понесенные им расходы, связанные с приобретением валюты, но не подтвержденные справкой банка, то ей как налоговому агенту придется удержать с выплаченной суммы НДФЛ и начислить страховые взносы, так как эта сумма будет являться не компенсацией командировочных расходов, а прочей выплатой, не установленной законодательством.

Перейдем к теме оформления документов по зарубежным командировкам.

Командировочное удостоверение по общему правилу не требуется, а дата пересечения границы подтверждается копией загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Исключение - командировки в Белоруссию и Казахстан, с которыми действует соглашение о едином таможенном пространстве, и в этом случае необходимо составить командировочное удостоверение.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 установлено, что при пересечении российской границы в день выезда применяется норма суточных для зарубежных командировок, а обратно - норма суточных по территории РФ. По однодневным зарубежным командировкам применяется половинная норма (50%) от обычной нормы суточных по зарубежным командировкам.

На основании авансового отчета все расходы, которые совершены в валюте, бухгалтер обязан, безусловно, пересчитать по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета (ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Выдача средств в подотчет сотруднику не является авансом, поэтому нормы ПБУ 3/2006 о фиксации авансового курса в данном случае не действуют.

Не следует забывать также о требованиях Закона "О бухгалтерском учете" о составлении всех первичных учетных документов для целей бухгалтерского учета на русском языке. Это значит, что все иностранные документы должны быть переведены на русский язык.

Напоминаем требования по переводу. Если в организации имеются сотрудники, которые владеют иностранным языком, то организация вправе самостоятельно перевести документ и этот перевод должен быть утвержден руководителем предприятия. Сотрудник, который перевел документ, должен поставить на переводе дату и подпись. Перевод следует приложить к первичному учетному документу на иностранном языке (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Коллеги, вопрос экономической обоснованности затрат по зарубежным командировкам стоит достаточно остро, потому что налоговики в ходе налогового контроля стараются дополнительно выяснить - действительно ли командировка выполнялась в интересах предприятия.

Наш совет следующий. Если у организации отсутствует внешнеэкономическая деятельность, то стоит запастись дополнительными документами, подтверждающими требования ст. 252 НК РФ. Это могут быть каталоги или рекламные проспекты с зарубежной выставки, раздаточные материалы с зарубежной конференции. Если цель командировки - проведение переговоров с потенциальным партнером, то рекомендуем приложить протокол встречи или рамочное соглашение с иностранным партнером. Указанные рекомендации актуальны во избежание обременительного налогообложения по страховым взносам и НДФЛ сотрудников - участников зарубежной командировки, если экономическая обоснованность затрат по зарубежной поездке не будет подтверждена.