38. Службове листування.Супровідний лист.

Супровідний лист-це службовий лист,що додається до основного документа(накладної,рахунка-фактури,каталогу,проспекту,прейскуранта,креслень,буклетів,зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його.Зазвичай це не великий за обсягом лист,що містить назви та перелік надісланих документів,їх детальне описання,зазаначаючи кі-сть аркушів тощо.

№40.Лист-запит.Відповідь на запит.

Лист-запит-це різновид клмерційного листа,що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари,послуги або уточнити вже наяву,попередню інформацію про фірму,банк тощо.

Його скл на підставі ознайомлення з каталогами,проспектами,буклетами,прейскурантами,рекламноми оголошеннями та іформ,отриманою на виставках,ярмарках.

У листі-запиті обов’язково вказуємо:

-підставу для запиту;

-назву товару(його марку,якість,модель тощо)

-умови й термін постачання;

-умови оплати

39. Етикет ділового листування.

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. (шановний пане, колеги..)

Ретельно обмірковувати початкову фразу листа(ми щиро вдячні, дякуємо за надану допомогу,прийміть нашу щиру…)

Вибір завершених речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так можна можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу.(дякуємо за допомогу, дозвольте ще раз подякувати,щиро вдячні за…)

Прощальна фраза (з повагою, із вдячністю і правдивою пошаною, з щирою повагою...)

Лист слід друкувати на гарно виконаних бланках. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові;за розміром його варто дібрати так, щоб не виникало складати лист більше ніж двічі.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною

40. Лист-запит.Відповідь на запит.

Лист-запит-це різновид клмерційного листа,що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари,послуги або уточнити вже наяву,попередню інформацію про фірму,банк тощо.

Його скл на підставі ознайомлення з каталогами,проспектами,буклетами,прейскурантами,рекламноми оголошеннями та іформ,отриманою на виставках,ярмарках.

У листі-запиті обов’язково вказуємо:

-підставу для запиту;

-назву товару(його марку,якість,модель тощо)

-умови й термін постачання;

-умови оплати

41. Протокол.Вимоги до тексту протоколу.

Протокол-це документ,що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів,проведення зборів,засідань,нарад,конференцій,обговорень тощо.

За обсягом протокол поділ на:

-стислі-записують порядок денний,прізвища доповідачів,назву питання,формулюють ухвалу.

-повні-крім порядку денного,ухвали,стисло фіксують витсупи доповідачів,інших осіб,які беруть участь у роботі колегіального оргпну.

-стенографічні-весь хід засіданя записують дослівно.

Реквізити:

1.Назва виду докум(Протокол)

2.Індекс(номер)

3.Дата

4.Місце засідання

5.Гриф затвердження(якщо протокол підлягає затвердженню)

6.Заголовок до тексту

7.Текст

8.Підпис голови

9.Підпис секретаря

Вимоги до тексту протоколу.

Протокол оформлюють на А4.

Датою протоколу є дата засідання.Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року,яка означає кі-сть проведених засідань.Правильне введення протоколу має важливе значення.Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень.контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють 2частини:

-вступна частина(має постійну інформ та змінну.Слова:Голова,Секретар,Присутні пишуть від лівого берега.Прізвища і імена присутніх подають за абеткою.Вступну частину протоколу закінчують порядком денним.Питання формулють у називному відмінку).

-основна частина(скл з розділів,які відповідають пунктами порядку денного.Текст кожного розділу будують за схемою:

1.СЛУХАЛИ:

2.ВИСТУПИЛИ:

3.УХВАЛИЛИ: після : шишуть прізвище й ініціали доповідача,через тире-короткий виклад тексту виступу.

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням.рузультати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії6в одному зазначається склад комісії,в другому-результати голосування.

Протокол.скл під час засідання редагується,за наявності стенограми-розшифровують і друкують.Документ набуває чинності після підписання секретарем і головою або після затвердження відповідними установами чи посадовцями.Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.