3. Подготовительные работы, предшествующие составлению бухгалтерской отчетности.

Составление годового отчета предприятия является завершающим этапом всего учетного процесса. Для его качественного выполнения на каждом предприятии необходимо заблаговременно провести большой объем подготовительной работы. Так как годовой отчет является результатом обобщения данных текущего учета, то максимальное подчинение бухгалтерского учета в течение года целям составления отчетности обеспечивает получение годовых отчетов высокого качества в установленные сроки.

Для того чтобы отчетность по содержанию и срокам ее представления соответствовала основным требованиям, необходимы:

• четкое выполнение плана документооборота в течение года;

• применение рациональных форм учетных регистров, открываемых в центральной бухгалтерии, соблюдение правил их ведения;

• введение дополнительных регистров, открываемых в центральной бухгалтерии, и соблюдение правил их ведения;

• введение дополнительных регистров для накопления показателей отчетных форм;

• своевременная разработка плана работ по составлению годового отчета.

Своевременное составление годового отчета высокого качества обеспечивается последовательной группировкой данных первичного учета применительно к целям отчетности и контроля за ходом выполнения плана. При этом данные аналитического учета должны отражаться таким образом, чтобы фактические показатели уже в самих регистрах сопоставлялись с плановыми, сметными. Такой способ отражения данных, например, об издержках обращения превращает учетные регистры в аналитические таблицы, которые могут использоваться в оперативном управлении, что сокращает сроки составления форм годовой отчетности.

В результате анализа организации бухгалтерского учета за прошлый год в учетные регистры в начале отчетного года вносятся изменения или вводятся дополнительные регистры для накопления показателей отчетных форм. Таким образом, подчинение аналитического учета целям отчетности обеспечивает не только своевременное составление форм периодической и годовой отчетности, но и равномерную нагрузку на работников бухгалтерий в течение года.

В конце года, в октябре, главный бухгалтер тщательно изучает Закон "О бухгалтерском учете и отчетности", а также ведомственные инструкции и указания, касающиеся изменений в бухгалтерском учете в текущем году по сравнению с предыдущим годом. Затем подвергается анализу работа по составлению годового отчета за предыдущий год с целью исключения ошибок, если они были. Главному бухгалтеру следует ежегодно систематизировать достижения и неудачи в работе со структурой годового отчета с тем, чтобы использовать эти записи при разработке плана подготовительных работ к годовому отчету в последующие годы.

План работ по годовому отчету должен составляться в строгом соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" и в хронологической последовательности завершающих записей в системе бухгалтерских счетов.

После разработки плана работ по составлению годового отчета, его обсуждения в бухгалтерии с участием экономистов и других специалистов предприятия издают приказ, где объявляют сроки начала отдельных работ по годовому отчету, указывают исполнителей отдельных видов работ. Не позже второй половины ноября главному бухгалтеру следует проводить инструктивное совещание работников учета и других должностных лиц по вопросам составления годового отчета. К этому времени должны быть получены инструкция по составлению годового отчета и бланки. На инструктивном совещании работников учета главный бухгалтер читает и разъясняет основные положения инструкции по составлению годового отчета, знакомит работников с изменениями в формах, если они имели место. Детально изучается таблица контрольной увязки форм годового отчета.

Основное направление совершенствования организации работы по составлению отчетности заключается не в отнесении ее на конец отчетного периода, а в постепенном накапливании в ходе текущего учета данных для выведения отчетных показателей. При такой организации работы удается значительно сокращать сроки представления квартальных и годовых отчетов, выполнять их более качественно, а также своевременно давать учетную информацию руководителям всех уровней предприятий и вышестоящей организации.