1.Організація сучасного діловодства

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

Вже у V сторіччі до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Складення зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж видавалися закони, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань та досконале знання форми, інакше документ не набував юридичної сили.

Зміни у політичній, економічній та інших соціальних сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство,впровадження засобів інформатизації зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління, починаючи від державних органів до підприємств, низових установ та організацій. Реалізація цих процесів пов'язана з підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження новітніх інформаційних технологій у діловодство і стан підготовки кваліфікованих документознавців показує, що в країні за період незалежності здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності.

Рівень організації діловодства визначає ефективність організації керування установою в цілому і у підсумку впливає на функціонування цієї установи. Це зумовлює необхідність дослідження організації діловодства через його культуру як склад не комплексне явище, що значною мірою відрізняється від усталеного сприйняття технологічного образу діловодства.

Розбудова держави вимагає не лише сучасного рівня економічного прогресу. Вона неможлива без відродження і розвитку культури управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Одержано чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому, взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не роздуваючи їх до непотрібних розмірів; вдосконалити управління.

2.Витоки керування документаційними процесами

В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 90-х р. ХХ ст. надається значна увага методам керування документаційною інформацією із огляду на заростання її значущості, як економічного чинника та засобу правового регулювання. В інформаційній інфраструктурі відбуваються зміни зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, автоматизацією канцелярської праці. Серед причин актуалізації діловодної проблематики є: 1) ускладнення управлінський функцій; 2) впровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 3) необхідність раціональної організації установи із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управління завдань та рішень; 4) успішне комбінування різних напрямів роботи із документами.

Розвиток діловодної сфери в управлінні повів за собою зміни у термінології, яка крім усталеного терміну діловодства збагачується такими, як документування, документацій не забезпечення управління, керування документацій ними процесами. Під КДП розуміється створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи, інші операції, що дозволяють їх використовувати у практичних і наукових цілях.