2. Умови ефективного функціонування системи керування документацій ними процесами.

Умовами є:

1. Наявність законодавчо-нормативної бази КДП.

Існуюча законодавчо-нормативна база КДП визнає документовану інформацію як ресурс управління. Це визнання є умовою ефективності законодавчого регулювання сфери КДП.

Законодавчо-нормативну базу КДП складають:

а) закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (ЗУ про інформацію, про державну таємницю, про НАФ та архівні установи, про електронний документ та електронний документообіг, про електронно-цифровий підпис).

б) це нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (правила роботи архівних підрозділів, інструкції з діловодства).

в) відомчі нормативні акти (інструкції з діловодства конкретних установ, перелік документів Національного банку).

г) законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (правила ведення нотаріального діловодства).

2. Єдині методичні засади діяльності служб КДП викладені в Примірній інструкції з діловодства, 1997 р.

3. Уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація документів це зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення.

Уніфікована система документації – це система документації у якій всі документи створено за однаковими правилами.

Стандартизація це формування та впровадження як обов’язкової норм найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів щоб забезпечити їх ефективне подальше застосування.

3. Мова і мовлення. Функції мови. Культура мовлення і мовний етикет.

Мова – суто людський засіб спілкування в духовному і практичному житті людини і є системою знаків для передавання, приймання і використання інформації. Мова (зовнішня і внутрішня) – це спосіб існування мислення. Людська мова, на відміну від мови знакової взаємодії тварин, оперує поняттями.

Мовлення – це акт вживання людиною мови для спілкування.

Мовне спілкування між людьми завжди здійснюється якоюсь мовою і підкоряється її законам. Ці закони визначають лад мовного спілкування, їхнє порушення утруднює спілкування.

Функції мови: емоційно-виразна, впливу, повідомлення.

Мова людини виконує емоційно-виразну функцію, що відмінна від неосмисленої виразної реакції тварини. Виразний компонент людської мови несе семантичний зміст і сприяє більш повній і глибокій передачі думки. Емоційно-виразна функція дозволяє передавати ставлення людини, яка передає інформацію, до того, що повідомляється.

Функція впливу людської мови полягає в її здатності спонукати інших людей до дії. Сила такого впливу залежить від змісту і виразності мови. Найбільш наочно функція впливу мови виявляється в наказі, вимозі, проханні, що зобов’язують або спонукують співрозмовника зробити певний вчинок.

Функція повідомлення є проявом основного призначення мови – передавати інформацію. Вона полягає в передачі думок, виражених словами, фразами, невербальними засобами, іншим людям. Завдяки мові люди сприймають і усвідомлюють інформацію, що повідомляється їм. Функція повідомлення яскраво виражається в таких формах мови, як пояснення, виклад, роз’яснення.

Процес обміну думками здійснюється у виді усного і письмового мовлення.

Усне мовлення – звучне мовлення, яке сприймається людиною на слух. Воно поділяється на діалогічне та монологічне.

Діалогічне мовлення – мовлення між двома або кількома співрозмовниками.

Монологічне мовлення – це таке мовлення, коли говорить одна особа, а решта слухає, сприймає її промову.

Письмове мовлення – це особливий вид мовлення, що дає змогу спілкуватися з відсутніми співрозмовниками.

Усне та письмове мовлення, які можуть набувати форми діалогу чи монологу, є зовнішнім мовленням.

Внутрішнє мовлення – людина користується ним, коли розмірковує про щось подумки, планує свої дії, не виловлюючись вголос і не записуючи на папері, не контактуючи з людьми.

Культура мовлення — це сукупність таких якостей, які найліпше впливають на адресата з урахуванням реальної ситуації, поставлених мети й завдань. До них належать: точність, зрозумілість, чистота мови, багатство й розмаїтність, виразність, правильність. Кожен, хто бажає поліпшити свою культуру мовлення, має розуміти, що таке національна мова, у яких формах вона існує, яка різниця між книжною та розмовною мовами, що таке функційні стилі мовлення, чому в мові існують фонетичні, лексичні, морфологічні, синтаксичні варіанти, що таке мовна норма, опанувати й розрізняти навички добору й уживання мовних засобів у процесі діяльності, оволодівати нормами літературної мови, її багатствами.

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ №18