2. Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Успех командировки руководителя во многом зависит от того, насколько комфортно он будет чувствовать себя во время деловых встреч и переговоров, а также во время переездов между пунктами назначения.

Поэтому секретарь должен поэтапно и детально проду­мать подготовку деловой поездки своего руководителя.

План подготовки командировки руководителя:

1. Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места посещения, координаты представителей прини­мающей стороны.

2. Разработать проект программы пребывания, согласовать его с руководителем и с принимающей стороной.

3. Заказать билеты, в том числе — обратные.

4. Забронировать номер в отеле.

5. Составить контрольный список необходимых для поезд­ки личных и служебных документов.

6. Подготовить документы по списку.

7. Вместе с руководителем проанализировать подготов­ленные документы, доработать их, если будут замеча­ния, сделать несколько ксерокопий документов, оста­вить себе по одной ксерокопии каждого документа.

8. Оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.

9. Сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхово­го медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.

10. Подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.

11. Продумать список подарков и сувениров, приобрести их.

12. Получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

13. В случае необходимости отменить встречи руководи­теля, назначенные на дни его пребывания в командиров­ке.

14. За день до отъезда сделать контрольный звонок предста­вителю принимающей стороны и спросить, нет ли изме­нений в программе пребывания.

15. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

16. Организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рей­са, время вылета, название авиакомпании, ориентиро­вочное время прибытия).

17. Организовать встречу руководителя по возвращении.

18. К возвращению руководителя подготовить информа­цию о событиях, которые возникли во время его отсут­ствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.

Предварительная программа командировки обычно со­держит следующую информацию:

• расписание на каждый день командировки (точное вре­мя, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприя­тия, деловые и неформальные визиты);

• список запланированных деловых встреч руководите­ля;

• информацию о гостиницах, где забронированы номе­ра;

• адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;

• имена и фамилии лиц и названия организаций, с кото­рыми планируется установить деловые связи (эта инфор­мация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях — и более подробная информация

Подготовка предварительной программы

Подготовка предварительной программы обычно начи­нается с перечисления фиксированных или так называ­емых «критических» событий (время и место проведе­ния которых заранее жестко определено).

В зависимости от фиксированных событий следует пла­нировать весь график деловой поездки руководителя.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Краткая программа по сути представляет собой план-схему поездки, в ней указывается время, имена, телефо­ны, адреса. Ее рекомендуется оформлять на маленьких ка­таложных карточках — обычно по одной карточке на один день поездки, для того чтобы руководитель мог каж­дый день класть по одной карточке в бумажник или кар­ман.

Для составления предварительной программы поезд­ки руководителя могут понадобиться:

• справочные данные о разнице во времени в разных стра­нах и городах;

• расписание воздушного и железнодорожного транспор­та;

• информация об отелях города или страны.

В зависимости от специфики и размера предприятия се­кретарю иногда требуется составлять несколько экземп­ляров предварительной программы деловой поездки ру­ководителя.

Если командировка руководителя внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Контрольные вопросы по теме