4.8. Подготовка дел к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долгого хранения документов создается архив предприятия. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют до­полнительного оформления:

• документы в деле располагают в хронологическом поряд­ке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

• производится нумерация листов дела в правом верх­нем углу простым карандашом или нумератором;

• в конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляются внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшиваются в начало дела;

• дело переплетается или прошивается в четыре прокола;

• дополнительно указываются на обложке дела количе­ство листов согласно заверительному листу, срок хране­ния дела, уточняется заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат доку­ментов.

4.9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.

Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная часть этой информации является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов. Секретарь должен знать, что может быть отнесено к подобной информации и какими методами необходимо осуществлять ее защиту.

Конфиденциальная информация — документирован­ная информация, доступ к которой ограничивается в со­ответствии с законодательством Российской Федерации.

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 утвержден перечень сведений конфиденциального характера. В него вошли:

• Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральны­ми законами случаях.

• Сведения, составляющие тайну следствия и судопро­изводства.

• Служебные сведения, доступ к которым ограничен ор­ганами государственной власти в соответствии с Граж­данским кодексом Российской Федерации и федераль­ными законами (служебная тайна).

• Сведения, связанные с профессиональной деятельнос­тью, доступ к которым ограничен в соответствии с Кон­ституцией Российской Федерации и федеральными за­конами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых от­правлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).

• Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, до­ступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными зако­нами (коммерческая тайна).

• Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публи­кации информации о них.

Коммерческая тайна — конфиденциальность инфор­мации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, из­бежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную ком­мерческую выгоду.

Информация, составляющая коммерческую тайну: научно-техническая, технологическая, производствен­ная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее треть­им лицам; к которой нет свободного доступа на законном основа­нии; в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Сведения, которые могут быть отнесены к коммерче­ской тайне, характеризуются тремя признаками:

• информация имеет действительную или потенциаль­ную коммерческую ценность в силу неизвестности ее тре­тьим лицам;

• к информации нет свободного доступа на законном ос­новании;

• обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Защита конфиденциальной информации

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями.

В целях охраны конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан:

• ознакомить работника с перечнем сведений, которые составляют коммерческую тайну;

• ознакомить работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и ответственностью за его нарушение;

• создать работнику необходимые условия для выполнения установленного режима коммерческой тайны предприятия.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

• ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;

• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

• использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации;

Ответственность за разглашение конфиденциальной информации

За разглашение конфиденциальной информации (слу­жебной и коммерческой тайны, персональных данных работника) может наступать следующая ответственность:

• дисциплинарная;

• административная;

• гражданско-правовая;

• уголовная.

Контрольные вопросы по теме

1. В чем заключаются делопроизводственные функции секретаря.

2. Перечислите последовательность работы с входящими документами.

3. Назовите этапы работы с исходящими документами.

4. Регистрация и контроль исполнения документов.

5. Роль секретаря в организации хранения документов.

6. Назовите цель и формы регистрации документов

7. Перечислите документы, не подлежащие регистрации.

8. В чем заключается контроль исполнения документов. При помощи чего можно осуществлять контроль исполнения документов

9. Перечислите требования к формированию дел.

10. Перечислите требования к оформлению дел.

11. Что такое номенклатурадел?

12. Как осуществляется подготовка дел к архивному хранению?

13. Дайте понятие конфиденциальной информации, коммерческой тайне.

14. В чем проявляется защита конфиденциальной информации?

Задания по теме

№1

На адрес вашей компании приходит коммерческое предложение. Проведите с документом всю необходимую работу.

ООО "ПОМАТУР" 0702.2000 г. № 21/ОР-ОЗ	Директору рекламной фирмы "Прайм-тайм"
Предложение о размещении рекламы Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой книжной продукции: словарей, справочников, энциклопедий. Сроки проведения рекламной компании - I квартал 2001 года. Условия сделки - предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости. Наш адрес: ...

№2

На поступившее в ваш адрес письмо (см.№1) составьте ответ. Проведите с исходящим документом всю необходимую работу

№3

Оформите дело, в котором подшиты контракты, акты, переписка о поставке какой-либо продукции.

5. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя

1. Общие правила приема посетителей.

2. Работа секретаря с телефоном. Общие рекомендации по ведению телефонных переговоров.

3. Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя, совещаний

4. Сервисные функции — организация презентаций, приемов

5. Подготовка сувениров и подарков.

6. Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Студент должен

знать:

• общие правила приема посетителей;

• особенности служебного телефонного разговора;

• правила организации деловых встреч и переговоров руководителя;

• типы совещаний, правила подготовки и обслуживания совещаний;

• правила подбора сувениров и памятных подарков;

• правила подготовки служебных командировок руководителя и сотрудников

уметь:

• планировать рабочий день руководителя;

• составлять график работы секретаря в соответствии с графиком работы руководителя;

• вести прием сотрудников по текущим и личным вопросам;

• вести прием посетителей из других организаций и командированных;

• проводить телефонные переговоры;

• принимать и оформлять телефонограммы;

• организовывать деловые встречи и переговоры руководителя;

• организовывать и обслуживать совещания;

• организовывать презентации и приемы;

• организовывать служебные командировки руководителя и сотрудников