2. Подготовка подарков и сувениров

Подарки вручают в следующих случаях:

• Юбилейная дата в деловой жизни руководящих лиц компании.

• Юбилейные и другие значительные даты в жизни ком­пании.

• Государственные праздники (8 Марта, 23 Февраля).

• Общемировые праздники (Рождество и Новый год).

• Профессиональные праздники.

• Значимые этапы и события в личной жизни и деятель­ности человека.

Сувениры вручают в следующих случаях:

• Презентация своей продукции.

• Представление своей продукции на выставке.

• Проведение семинаров и конференций.

• Деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами.

• Профессиональные праздники. Подарки клиентам и партнерам.

Подарки и сувениры необходимо готовить заблаговре­менно. А для этого секретарю необходимо в своем ежеднев­нике отметить праздничные и юбилейные даты, дни рож­дений руководителей фирмы и сотрудников и держать эту информацию на контроле.

Составление списков для поздравлений

• Первоначальный список будет достаточно объемным: для секретаря важно никого не забыть и не пропустить. Ведь неорганизованность или забывчивость может привести к серьезным последствиям.

• Секретарю необходимо обратиться к руководителям структур­ных подразделений, главным и ведущим специалистам ор­ганизации с просьбой сдать в секретариат список партне­ров, которых, с их точки зрения, необходимо поздравить с тем или иным праздником. Попросите также возле каж­дой фамилии указать дополнительную информацию: спо­соб поздравления, адрес и т. п.

• В этот список нужно включить тех, с кем секретарь свя­зан по долгу службы. Это могут быть сотрудники банка, в котором открыт расчетный счет вашей организации, аудиторы, консультанты, с которыми сотрудничает ваша компания. Отметьте специалистов, которые регуляр­но привлекаются к работе по гражданско-правовым дого­ворам, людей, с которыми организацию связывают дру­жественные отношения.

• После составления списка его необходимо разметить. Напротив указанных в списке названий организаций или фамилий должностных лиц — иногородних партнеров и клиентов — можно сделать отметки: «факс», «почто­вое поздравление», «телеграмма», «поздравление по эле­ктронной почте». При необходимости рядом указывают номер факса, почтовый, электронный адрес. Тех, кого руководитель планирует поздравить лично по телефону, целесообразнее внести в отдельный список с указанием ор­ганизации, должности, фамилии, имени и отчества (пол­ностью) и номера телефона.

• Составленные списки можно предварительно об­судить с одним из заместителей руководителя (возмож­но, он внесет свои коррективы), после чего представляют их на рассмотрение руководителю: окончательное реше­ние принимает только он.

• Для сбора и уточнения информации о вкусах руково­дителя фирмы-партнера секретарь может прибегнуть к совету коллеги — его секретаря. Ведь коллеги давно общаются (пусть и по телефону), хорошо знают друг друга.

• Не мешает также занести эту информацию в электрон­ную базу, она пригодится еще не раз. Не стоит жалеть времени, потраченного на сбор такой информации: затраты окупятся радостью, которую испытывает не только получатель подарка, но и сам даритель.

При подготовке подарков нужно учитывать, что не следует:

• делать слишком дорогие или слишком дешевые подар­ки;

• делать двусмысленные подарки;

• дарить ненужные подарки;

• дарить животных;

• дарить сладости мужчине, если у него не юбилей;

• дарить женщине спиртные напитки или предметы, свя­занные с курением;

По служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные по­дарки. Они могут вручить коллективный подарок к Но­вому году либо по какому-то особому случаю. Секре­тарь руководителя может принять участие в общем подар­ке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично. Подарки руководителю — официальному лицу, от ко­торого во многом зависят сотрудники, не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в не­удобное положение либо заставит задуматься о подлин­ных мотивах этого подношения.

Подарки (сувениры) деловым партнерам необходимо учитывать специфику работы коллег