3.3. Совершенствование учета денежных средств

ООО «Изошур» имеет самостоятельный баланс и расчетные счета в банках. Бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. В ООО «Изошур» бухгалтерский учет не автоматизирован.

Для приема, хранения и расходования наличных денег ООО «Изошур» имеет кассу. С расчетного счета организации производится большая часть платежей. Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов. Для учета наличия движения денежных средств в кассе и на расчетном счете организации используются активные счета 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет».

Следует отметить, что за всю свою деятельность ООО «Изошур» ни разу не было оштрафовано за порядок ведения кассовых операций. Безналичные формы расчетов в организации основаны на Положении «О безналичных расчетах в Российской Федерации».

Так как в ООО «Изошур» учет кассовых операций не автоматизирован, в целях сохранения времени и сил следует автоматизировать учет.

Проведем расчет экономической эффективности внедрения автоматизированной системы учета кассовых операций.

Вариант 1 (ручной счет).

Показатели варианта ручного счета:

Число работников бухгалтерии – 2 чел.

Средняя заработная плата 1 работника за месяц – 7000 руб.

Затраты на материалы за месяц – 800 руб.

Рассчитаем текущие затраты:

С1=Сзп+Смат

где С1 – текущие затраты, Сзп – заработная плата работников бухгалтерии, Смат – стоимость расходных материалов. К1=0, т.к. капитальных вложений нет.

С1=7000*2*12+800*12=177600

Вариант 2 (с использованием ПК).

Показатели варианта автоматизированной обработки:

Стоимость пакетов прикладных программ – 12000

Затраты на обследование и создание информационной базы – 2000 руб.

Затраты на обучение персонала – 2100 руб.

Затраты на оборудование рабочего места – 3000 руб.

Срок службы вычислительной техники 8 лет.

Годовая норма амортизации ПК – 15%.

Фонд времени использования ПК – 2,9 тыс.час.

Количество работников бухгалтерии – 1 чел.(ср. заработная плата та же).

Стоимость расходных материалов за месяц – 300 руб.

Суммарная электрическая мощность ПК – 0,4 Квт/ч.

Стоимость 1 Квт/ч электроэнергии – 2,80 руб.

Косвенная экономическая эффективность – 5000 руб.

Рассчитаем капитальные вложения:

К2=Квт+Кппп+Кпроект+Кобуч+Кпомещ

где К2 – капитальные вложения, Квт – стоимость вычислительной техники и оборудования, так как в ООО «Изошур» уже имеется компьютер, то мы затраты на их покупку закладывать не будем. Кппп – стоимость бухгалтерской программы (12000 руб.), Кпроект – затраты на обследование и создание информационной базы (2000), Кобуч – стоимость обучения персонала предприятия работе на компьютере (2100), Кпомещ – затраты на оборудование рабочего места бухгалтера(3000).

К2=12000+2000+2100+3000=19100

Рассчитаем текущие затраты:

С2=Сз/п+Сам+Сэл/э+Смат+Спроч

где С2 – текущие затраты, Сз/п – годовой фонд оплаты труда работникам бухгалтерии (84000 руб.), Сам – затраты на амортизацию ПК и дополнительного оборудования – 3000 руб., Смат – затраты на материалы (бумага, картриджи, др.(300*12=3600 руб.)), Спроч – прочие затраты на ремонт и обслуживание ПК и программы, Сэл/э – затраты на электроэнергию.

Для того чтобы посчитать затраты на электроэнергию нужно выяснить какова потребляемая мощность техники и продолжительность ее работы в году: мощность компьютера – 230 W,монитора – 60 W, сервера – 250 W, принтера – 100 W. Время работы компьютера – 8 часов в смену, принтера – 2 часа, сервера для решения задач бухгалтерии – 1,5 часа. Таким образом, затраты на электроэнергию составят:

Сэл/эн = (290*1*8/1000+100*2/1000+250*1,5/1000)*290*2,80=2350 руб.

С2=84000+3000+2350+3600+5000=97950 руб.

С2’=С2-Скосв, где Скосв – косвенная экономическая эффективность

С2’=97950–5000=92950 руб.

Годовая экономия: ΔС=С1-С2’=177600–92950=84650 руб.

Годовой экономический эффект:

Эгод=З1-З2

З1=С1, т.к. К1=0; З2=С2’+К2*Ен, где Ен=0,35р/год. – нормативный коэффициент использования ПК.

З2=92950+19100*0,35=99635 руб.

Эгод=177600-99635=77965 руб.

Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений:

Ер=(С1-С2)/(К2-К1)=(177600-97950)/(19100-0)=4,17

Ер > Ен; 4,17 > 0,35 – это значит, что второй вариант экономически целесообразен.

Рассчитаем срок окупаемости:

tp=1/Ер=1/4,17=0,24 г.

Сделав расчеты становится видно, что внедрение автоматизированной системы бухгалтерского учета кассовых операций экономически целесообразно, т.к. коэффициент экономической эффективности капитальных вложений Ер=4,17, а срок окупаемости затрат составляет примерно 2,5 месяцев.

В ООО «Изошур» бухгалтерский учет хотя и не автоматизирован с помощью программы «1С-Бухгалтерия», но для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств организации предлагаем ввести программу внутрихозяйственного контроля.

Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе – контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств.

В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретного лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Таблица 2.7.

Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств

№ п/п	Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1	2	3	4
1.Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в организации
1.1.	Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе	Ежедневно		Кассир
1.2	Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопастности	Ежеквартально, Ежедневно		Главный бухгалтер, кассир
1.3	Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	Ежедневно		Главный бухгалтер

Продолжение таблицы 2.7

1	2	3		4
1.4	Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в банк	В день получения денег		главный бухгалтер, руководитель
2.Контроль сохранности и состояния учета денежных средств
2.1	Проверка наличия (инвентаризация) денег	Ежемесячно		главный бухгалтер, ревизионная комиссия
2.2	Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег: а) полученных из банка б) за реализованную продукцию, услуги и работы	Ежемесячно по плану работы систематически		главный бухгалтер ревизионная комиссия главный бухгалтер
2.3	Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	Ежемесячно по плану		главный бухгалтер, ревизионная комиссия
2.4	Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров	Ежедневно		Главный бухгалтер
2.5	Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Правилами о ведении кассовых операций	Систематически		Главный бухгалтер, ревизионная комиссия
3. Контроль использования денежных средств
3.1	Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению	ежедневно, по плану		Главный бухгалтер, ревизионная комиссия
3.2	Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки	Ежемесячно		главный бухгалтер
3.3	Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами	систематически по плану		главный бухгалтер, ревизионная комиссия
3.4	Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам	Ежемесячно		главный бухгалтер
3.5	Проверка состояния расчетов с бюджетом, органами соцстраха		Систематически		главный бухгалтер
3.6	Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности		Систематически		главный бухгалтер, ревизионная комиссия

Предложения по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами принесут неоценимую пользу в работе организации с денежными средствами.