3.2 Сокращенный вариант введение в должность.

Одна из проблем, о которых я уже упоминал в примерах неудачного введения в должность, заключается в том, что в некоторых случаях сотруднику приходится ждать несколько недель или месяцев, прежде чем у него будет возможность пройти курс введения в должность.        Я уже говорила о том, что введение в должность, в числе прочего, необходимо, чтобы укрепить доверие сотрудника к тренингу вообще, но оно не будет соответствовать этому критерию, если проводится несвоевременно. Один из путей разрешения этой проблемы - сокращенный вариант введения в должность. Он применяется в том случае, если сотрудникам приходится несколько недель ждать полного курса, например, потому, что было принято большое количество новых сотрудников, или по другим причинам.        Этот курс должен включать самую необходимую информацию, которая позволит сотруднику приступить к новой работе. Желательно, чтобы курс проводился в первые дни работы непосредственным начальником нового работника или ответственным и уважаемым членом коллектива.

Пример сокращенного введения в должность

Джейн Шмитс   Программист, стажер   Начальный этап введения в должность   Дженни должна явиться на работу в 9.00, где ее встретит ее непосредственный начальник.   В течение этого часа начальник представит Джейн коллегам, и те вкратце расскажут ей о своих обязанностях. Предупредите Джейн, что в дальнейшем ей будет выдан список всех членов коллектива с указанием их должностных

34

обязанностей.       Начальник и еще несколько сотрудников должны проводить Дженни в комнату отдыха и показать, где находится все необходимое для заваривания чая и подготовки ленча.       Начальник или кто-либо из сотрудников должен проводить Джейн в отдел кадров к менеджеру Екатерине Петровне.       Следует вкратце обсудить следующее:

1. Предоставил ли отдел, занимающийся начислением зарплаты, всю необходимую информацию:

*.Форму налоговой декларации (P45).

*. детали банковской операции;

*. ИНН.

2. Убедитесь в том, что Дженни известно, в какой форме будет проходить начисление зарплаты.

3. Спросите, нуждается ли сотрудница в авансе.

4. Выдайте брошюры, содержащие информацию о пенсии и т. д., но предупредите, что все эти вопросы будут подробно рассмотрены в ходе полного курса введения в должность.

5. Заполните документы, необходимые для получения пособия, выдаваемого при переходе на новое место работы. 

Познакомьте Джейн с теми сотрудниками, с которыми ей предстоит работать.   Екатерине следует проводить Джейн в ее отдел, к начальнику. К этому времени рабочее место Джейн должно быть готово.

Дайте ей немного времени для того, чтобы разложить свои вещи, и убедитесь, что она чувствует себя комфортно.     

 Начальник знакомит Джейн с проектами, разработкой которых занимается отдел, и представляет ее Лукасу Кейс, с которым ей предстоит работать в течение нескольких ближайших недель. 

35

Выдайте:

-список отделов компании;

-схему организации компании;

-протоколы трех последних собраний коллектива;

-административные инструкции;

-телефонный справочник организации.       Последние полчаса Начальник должен провести с Джейн, для того чтобы узнать, не возникло ли каких-либо проблем и знает ли она в точности, что ей предстоит делать в течение ближайших нескольких недель.

ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ

1. Убедиться в том, что сотрудник успешно адаптировался к новой должности, и не возникло никаких препятствий для профессионального роста.

2. Убедиться в том, что все мероприятия, перечисленные в контрольном листе, проведены.  Охрана здоровья и безопасности.        Была ли дана подробная информация обо всем, что касается охраны здоровья и безопасности, и выполнено ли все в соответствии с контрольным листом? 

 *.Финансовые вопросы. Полностью ли сотрудник удовлетворен оплатой труда, и есть ли какие-либо сложности, которые не устранены до сих пор? 

*.Организационные вопросы.        Нет ли каких-либо проблем, связанных с организацией труда, нет ли препятствий для профессионального роста сотрудника? Что следует предпринять в связи с этим? 

Обучение и развитие.  Имеет ли сотрудник информацию о системе обучения и развития?  Была ли у сотрудника возможность высказать свои пожелания относительно

36

обучения, и был ли составлен индивидуальный план тренинга?  Получил ли сотрудник информацию о системе дальнейшего обучения, и выбрал ли он какой-либо курс?  Возникли ли у сотрудника какие-либо трудности во время посещения выбранного тренинга или участия в образовательной программе?        *. Кадровые вопросы.        Возникли ли какие-либо трудности, связанные с кадровыми вопросами?        Получил ли сотрудник достаточную информацию о кадровой политике, разрешении трудовых споров и дисциплине в данной организации? 

ПРОВЕРКА ПРОВЕДЕНА  Сотрудник  Ответственное лицо

ПОДПИСЬ  __________ __________

ДАТА __________ __________

Очевидно, что эффективность проверки, напрямую, зависит от того, насколько правдивыми будут ответы на вопросы. Возможно, получить правдивые ответы на вопросы можно лишь в том случае, если форма будет заполняться независимым лицом, например, сотрудником, которому поручено провести введение в должность.     Кроме того, проверка будет эффективной в том случае, если она проводится с благожелательным отношением, но объективно, т. е. с учетом того, что организация не может полностью измениться в соответствии с запросами одного сотрудника. Тем не менее необходимо показать новому сотруднику, что руководство организации проявляет понимание и неравнодушно к его проблемам.⁸

37

Заключение

Целью моей работы было изучение основных элементы процесса, адаптации работника в новой обстановке, достижение необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок, определить сильные и слабые стороны этого процесса

Субъектами этого исследования являлись как работники предприятий и организаций, так и руководители.

Объектом исследования являлось установление общих правил и комплексов необходимых для действий введения в должность, а также создание программы для отдельного сотрудника.

Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника.

Эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний.

Процесс перехода на новую должность или новую работу – достаточно сложный период в жизни любого человека. Поэтому, прежде, чем работник может работать эффективно в соответствии с новыми требованиями, ему необходимо адаптироваться какое-то время на новом месте или в новой для него организации.

Если он не ощущает поддержки со стороны организации, у него появляются сомнения в том, что он поступил правильно, решив устроится в эту организацию. Чем чаще такие сомнения посещают его, тем ниже уровень его доверия к организации и, как следствие, качества выполнения работы. Часто происходит такой случай в компании почти постоянно: новый работник с энтузиазмом приходит на работу в свой первый рабочий день, и его встречает специалист кадровой службы с кучей, для обычных для такого случая, документов.

38

Очень часто на этом и заканчивается процесс введение сотрудника в должность, если не считать тех редких случаев, когда ему устраивают беглый осмотр офиса, представляют всех коллег, устраивают быструю встречу с начальником. А дальше отправляют новичка в распоряжение напарнику, который, как оказывается, не готов ввести нового сотрудника в общий рабочий ритм.

До недавнего времени лишь не многие компании уделяли внимания формированию «правильного» опыта по адаптации для новых сотрудников большинство просто соблюдали требования трудового законодательства, выполняя стандартные тактические действия.

Сейчас все больше компаний понимают, что правильный подход к этому вопросу требует признание того факта, что адаптация новых сотрудников как процесс, может длиться неделями, и даже месяцами и может касаться различных заинтересованных лиц, чьи интересы необходимо так же учитывать.

Введение в должность - это процесс, благодаря которому новые работники вскоре после своего принятия в организацию начинают работать с максимальной производительностью.

Прежде чем претворить в жизнь  план введения в должность, необходимо прояснить три главных пункта: 

-о чем вновь принятом будут рассказывать; 

-кто будет рассказывать; 

-когда будут рассказывать.

Группа выработала следующие рекомендации:

1. Давать новым сотрудникам письменные рекомендации и контрольные вопросы, сфокусированные на главных аспектах их будущей работы.

2. Составить инструкции, определяющие условия работы. Странно, что они до сих пор не были разработаны.

39

3. Привлекать линейных руководителей к участию в процессе введения в должность. Основная обязанность - проверка ответов на контрольные вопросы.

4. Обучать ораторскому мастерству и образовательным методикам представителей отделов и приглашенных для выступления специалистов.

Многим  знакомо ощущение дискомфорта в первый  день работы в новой организации,  или в новой должности. Знаний и квалификации в этот адаптационный  период явно недостаточно, так как  каждая организации уникальна и  обладает только ей присущими особенностями.

Как правило, первое, что делают новые работники, —  они начинают собирать информацию о правилах гласных и негласных, о традициях  и обычных процедурах, о системе  отчетности и т.д. Они получают информацию, осмысливают ее и что-то изменяют в своей работе. Иначе говоря, они обучаются.

По статистике, работники чаще всего увольняются в течение  первых месяцев после приема на работу именно по причине неспособности  адаптироваться к условиям труда  и коллективу. Уход не сумевшего адаптироваться сотрудника - прямые убытки для работодателя. На сегодняшний день стандартных  процедур и образцов документов для  оформления проведения программы адаптации  новых сотрудников не существует. Тем не менее, есть несколько рекомендаций, которые можно учесть, регламентируя  такое неоднозначное явление, как  адаптация новичка и коллектива.

Для скорейшей адаптации вновь  принятые сотрудники должны быть ознакомлены  с организацией и рядом локальных  документов: организационной структурой компании;

-расположением основных помещений; правилами внутреннего трудового  распорядка организации;

40

иными локальными нормативными актами, имеющими отношение  к трудовым функциям работника;

-порядком оплаты и стимулирования труда; порядком оплаты отпуска и больничных листов; с краткой историей; основными  положениями корпоративной культуры;

-правилами пользования офисными коммуникациями и т.д. В различных  компаниях и организациях эта  задача решается различными способами  и оформляется различными документами: новичку может вручаться информационный буклет, книга работника организации, указанные вопросы могут быть регламентированы в положении об адаптации или в положении  о наставничестве.

Таким образом, мною были изучены основные элементы процесса, адаптации работника в новой обстановке, были выработаны общие рекомендации по адаптации нового работника, выявлены причины ухода работника раньше времени из организации, а также я узнала, с какими локальными документами должны быть ознакомлены новые работники при адаптации на новом рабочем месте или должности.

1 А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, Кибанова.- Управление организацией. М., 1999. Стр. 428-445

2Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - Управление персоналом. М., 1998, стр. 237-242.

3 Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. М., 1999. Стр.169-177

4Коханов Е. Ф. Отбор персонала и введение в должность. М., 1996.

5Кибанов А.Я. Управление персоналом организации/ М.: Изд. ИНФРА - М, 2003 -С.359.

6 http://odiplom.ru/menedzhment/sovershenstvovanie-adaptacii-personala-v-organizacii

7План подготовки персонала к внедрению проекта представлен в таблице 1.

8Сымыгин, С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала. Р Н Д., 2007. С. 122