Злиття документів для електронної пошти або факс-систем.

Замість того, щоб розсилати однотипні документи типу стандартних листів поштою, ви можете підготувати їх розповсюдження по системах електронної пошти або факсу.

1. Активізуйте вікно з основним документом та виберіть команду Злиття з меню Сервіс.

2. Для відбору тільки тих записів, які утримують адреси електронної пошти або номер факсу, натисніть кнопку [Опції запиту] у групі Злиття даних з документом. На вкладці Фільтрація записів зробіть наступне:

В списку	Виберіть
Поле	Ім’я поля даних, що містить адреси електронної пошти або номера факсів отримувача.
Порівняння	Не пусто.

Таб. 2. Дії на вкладці Фільтрація записів.

3. В діалозі Асистенти злиття натисніть кнопку [Злиття].

4. В списку Призначення виберіть систему електронного розсилання документів, яку ви хочете використати.

5. Натисніть кнопку [Настроювання].

6. В списку Поле даних з адресою або факсом виділіть ім’я поля даних, що містить адреси електронної пошти або номера факсу.

Якщо ви хочете вставити рядок вмісту, введіть текст у поле Рядок вмісту повідомлення.

Якщо ви хочете зберегти оформлення документів, що пересилаються, встановіть перемикач Відправляти документ як приєднання. По замовченню оформлення основного документу не враховується.

7. Натисніть кнопку [ОК], потім натисніть кнопку [Злиття] у діалозі Злиття.

Зауваження. Якщо ви хочете додати до документів, що пересилаються, додаток або яку-небудь іншу інформацію, вставте в основний документ відповідну кількість полів INCLUDETEXT. В процесі злиття основного документу з джерелом даних вміст документів, визначених цими полями , буде автоматично додано до повідомлень (докладніше дивіться розділ Вставка полів Word у основний документ).

Використання джерела даних з інших додатків.

В якості джерела даних ви можете використовувати бази даних, електронну таблицю Microsoft Excel або будь-яке інше джерело. Ви можете визначити критерії відбору для друку тільки потрібних записів.

1. Активізуйте вікно з основним документом та виберіть команду Злиття з меню Cepвіc.

2. В групі Джерело даних натисніть кнопку [Одержати дані] та виберіть Відкрити джерело даних.

3. В діалозі Відкрити джерело даних задайте ім’я файлу джерела даних, яке ви хочете використовувати, та натисніть кнопку [ОК].

Якщо список джерел даних пустий, встановіть потрібний пристрій та каталог та/або виберіть придатне розширення імені файлу в списку Тип. Електронну таблицю Microsoft Excel можна вставити або цілком, або вибрати потрібний блок вічок, вказавши його діапазон. При використанні у якості джерела даних бази даних Microsoft Access можна вставляти записи з визначеної таблиці або використовувати апарат запитів для формування нових записів з декількох таблиць.

Якщо ви ще не вставили поля злиття в основний документ, на екрані з’явиться відповідне повідомлення. Для того, щоб перейти в основний документ, натисніть кнопку [Правка основного документу].

Після вставки полив злиття в основний документ можна запускати операцію злиття основного документу з джерелом даних.