Використання існуючого джерела даних

1. В діалозі Асистент злиття натисніть кнопку [Одержати дані], розташовану нижче заголовка джерело даних.

2. Виберіть Відкрити джерело даних.

3. В списку Файл виберіть ім’я джерела даних та натисніть кнопку [ОК].

Якщо список імен пустий, вставте потрібний пристрій та каталог. Потім виберіть придатне розширення імені файлу у списку Тип.

4. На екрані з’явиться запит проте, що ви хочете робити далі – редагувати джерело даних або повернутись в основний документ. Натисніть кнопку [Правка основного документу].

Тепер ви можете завершити створення основного документу, вводячи постійну частину листів (наприклад, основний текст листа, вашу адресу та логотип) та вставивши поля злиття з джерела даних.

Завершення створення основного документу наприкладі стандартного листа

1. Введіть в основний документ текст листа та вставте необхідну графіку, якщо вона потрібна. Цим самим ви визначите форму листа – ту частину, яка буде однакова у всіх версіях.

2. В тих місцях, де треба вставити поточну інформацію з джерела даних, натисніть кнопку [Вставка поля злиття].

Переконайтесь, що ви правильно розставили знаки пунктуації та зашили пропуски між або після полів злиття.

Ви не можете безпосередньо ввести ім’я поля в документ.

3. Не забудьте вибрати команду Зберегти з меню Файл після завершення редагування документу.

Тепер, коли створення основного документу завершено, ви повністю готові до злиття джерела даних з основним документом.

Зауваження. Під час створення основного документу вам приходиться працювати з кодами полів, які по замовченню оформлені у вигляді прихованого тексту. Поля злиття, представлені такими кодами, відображуються укладеними у подвійні кутові дужки – шеврони, наприклад, <<FIRSTNAME>>.

Шеврони – це спеціальні символи, які вставляються автоматично для позначення полів та використовуються тільки для цих цілей. Ви не зможете ввести ці символи навіть за допомогою команди Символ з меню Вставка. Ви можете копіювати, переміщувати та оформляти вставлені поля злиття як єдине ціле. Проте безпосередньо змінити що-небудь в імені поля ви не зможете.

Якщо ви встановите перемикач відображення кодів полів, кожне поле злиття буде відзначене словом MERGEFIELD та укладено у фігурні дужки, наприклад, {MERGEFIELD FIRSTNAME}. В цьому режимі ви можете вільно змінювати символи у середині поля. Проте будьте обережні, оскільки ім’я поля злиття повинне повністю відповідати імені поля з джерела даних. встановлення кодів полів – з відображенням їх або ні – ніяк не впливає на спосіб злиття основного документу з джерелом даних.

Додаткові можливості злиття документів

Використовуючи можливості злиття документів, ви можете підготувати серію однотипних документів, в яких стандартний текст, що не змінюється, накладається на список інформації, що змінюється.

Таким способом ви зможете легко надрукувати серію однотипних листів з різними адресами, надрукувати адреси на конвертах, підготувати стандартні поштові наклейки та багато іншого.

Наприклад, ви можете розіслати однакові листи своїм клієнтам. Причому з одними клієнтами ви можете спілкуватись за допомогою електронної пошти, з другими – за допомогою факсу, а з третіми – звичайною поштою. Ви можете використовувати інформацію з існуючих баз даних, електронної таблиці Microsoft Excel або з інших джерел даних. При використанні даних з інших джерел, спосіб перетворення формату файлу обирається автоматично. В основний документ можна вставляти будь-які типи полів, не обов’язково визначених у джерелі даних. В принципі, ви можете вставити будь-який тип інформації, включаючи текст, числа, графіку (за наявності відповідного фільтру), розрахункові поля і ін.

По умовчанню при підготовці стандартних документів використовуються всі записи з джерела даних. Проте, у більшості випадків, вам потрібний тільки визначений набір записів. Для відбору записів ви можете використовувати фільтри, встановлювати критерії сортування, вставляти спеціальні інструкції в основний документ, включаючи додаткову інформацію в процесі злиття та друкувати стандартні документи як єдиний документ.